Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

1. Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản:

Ngày 31/10/2025, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 3152/QĐ-BTP về việc công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và các thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp. Đây là văn bản quan trọng nhằm cập nhật, hoàn thiện quy trình chứng thực, tạo thuận lợi hơn cho người dân khi thực hiện các thủ tục liên quan.

Theo nội dung Quyết định này, thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản (trong đó bao gồm di sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở) đã được quy định cụ thể, rõ ràng hơn về trình tự, hồ sơ và cách thức thực hiện, bảo đảm phù hợp với thực tiễn áp dụng. Cụ thể, trình tự thủ tục được thực hiện như sau:

1.1. Quy trình thực hiện:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong các giấy tờ sau:

• Căn cước điện tử;
• Bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;
• Và nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia phân chia di sản tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

Bước 3: Các bên tham gia phân chia di sản phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, nếu văn bản phân chia di sản có từ 02 (hai) trang trở lên thì phải ký vào từng trang. Trường hợp người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thì các bên tham gia phân chia di sản phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

• Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ;
• Nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng;
• Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến giao dịch. Người làm chứng do người yêu cầu chứng thực bố trí;
• Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng.

Bước 4: Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) ghi lời chứng theo mẫu quy định. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào từng trang của văn bản phân chia di sản và ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định.

Người thực hiện chứng thực ký vào từng trang của văn bản phân chia di sản (nếu hồ sơ không được tiếp nhận qua Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã), ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với văn bản phân chia di sản có từ 02 (hai) trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của văn bản phân chia di sản. Trường hợp văn bản phân chia di sản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 5: Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định.

Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả. Người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản phân chia di sản, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang văn bản phân chia di sản với tư cách là người phiên dịch.

Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

1.2. Thành phần, số lượng hồ sơ:

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

• Dự thảo văn bản phân chia di sản;
• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp văn bản phân chia di sản liên quan đến tài sản đó.

Lưu ý: Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu chứng thực có thể nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu.

2. Cách thức thực hiện chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản:

Việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản hiện nay được thực hiện linh hoạt theo nhiều phương thức khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Cụ thể, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền;
• Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính;
• Hoặc thực hiện thủ tục trực tuyến trên môi trường điện tử (nếu địa phương đã triển khai).

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định rõ về thẩm quyền chứng thực theo từng loại tài sản. Đối với các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, việc chứng thực phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất.

Đối với các giao dịch liên quan đến nhà ở, thẩm quyền chứng thực thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Quy định này nhằm đảm bảo cơ quan chứng thực có điều kiện kiểm tra, xác minh thực tế tài sản, từ đó nâng cao tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

3. Thời gian và chi phí chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản:

Theo Quyết định số 3152/QĐ-BTP, thời gian và chi phí chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản được quy định như sau:

• Về thời hạn giải quyết: Thời gian thực hiện chứng thực không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp cần kéo dài thời gian giải quyết, việc gia hạn phải được thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Đồng thời, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm cấp phiếu hẹn, trong đó ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả để người dân chủ động theo dõi.
• Về đối tượng thực hiện thủ tục: Thủ tục này áp dụng đối với cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
• Về cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ quan trực tiếp thực hiện việc chứng thực theo quy định.
• Về kết quả thực hiện: Người yêu cầu sẽ nhận được văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được chứng thực, có giá trị pháp lý để sử dụng trong các giao dịch và thủ tục liên quan.
• Về chi phí thực hiện: Mức phí chứng thực được quy định là 50.000 đồng/văn bản.

Như vậy: Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản được thiết kế với thời gian xử lý nhanh, chi phí thấp và thẩm quyền rõ ràng, giúp người dân thuận tiện trong việc hoàn tất các thủ tục thừa kế theo quy định của pháp luật.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định phân chia di sản thừa kế theo Bộ luật dân sự 2015
• Hồ sơ và thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật
• Chia di sản thừa kế khi chưa có sổ đỏ, đất không có giấy tờ