Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty trọn gói

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện:

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý một số điều kiện và nguyên tắc pháp lý quan trọng sau đây:

a. Chỉ được thành lập văn phòng đại diện sau khi doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền, xúc tiến thương mại, chăm sóc khách hàng hoặc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước thì mới có thể thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Do đó, không thể đồng thời thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty và đăng ký thành lập văn phòng đại diện trong cùng một thời điểm.

b. Tên văn phòng đại diện phải đúng quy định pháp luật:

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Việc đặt tên phải bảo đảm thống nhất với tên doanh nghiệp đã đăng ký và được thể hiện đúng trên các giấy tờ giao dịch, biển hiệu, hồ sơ pháp lý của văn phòng đại diện (Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020).

Ví dụ: Công ty TNHH ABC – Văn phòng đại diện tại Hà Nội.

c. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh trực tiếp:

Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi độc lập và không được trực tiếp ký kết hợp đồng phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp được doanh nghiệp ủy quyền hợp pháp.

Người đứng đầu văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện chức năng đại diện, liên lạc, xúc tiến thương mại hoặc hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ. Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Trong khi đó, địa điểm kinh doanh được phép thực hiện hoạt động kinh doanh thực tế và phát sinh doanh thu theo phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.

• Gọi ngay 0912.196568 để sử dụng dịch vụ mở văn phòng đại diện!
• Hoặc kết nối Zalo (0912196568) để được tư vấn thành lập VPĐD!

2. Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cụ thể, thành phần hồ sơ được liệt kê tại Quyết định 2354/QĐ-BTC bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện. Trong đó, bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm:
  • Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
  • Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
  • Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

3. Quy trình mở văn phòng đại diện cho công ty:

Tại Quyết định số 2354/QĐ-BTC ngày 03/7/2025, Bộ Tài chính đã công bố chi tiết thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và thông báo lập địa điểm kinh doanh đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh. Nội dung cụ thể của thủ tục được quy định như sau:

a. Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Lưu ý:

• Trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp xã hội thực hiện tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp theo quy định nêu trên. Kèm theo hồ sơ phải có Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường.
• Trường hợp đăng ký phòng giao dịch của công ty chứng khoán thực hiện theo quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp tương tự như trên, kèm theo hồ sơ phải có bản sao văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định của pháp luật về chứng khoán.

b. Trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử:

• Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người uỷ quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ.

• Gọi ngay 0912.196568 để sử dụng dịch vụ mở văn phòng đại diện!
• Hoặc kết nối Zalo (0912196568) để được tư vấn thành lập VPĐD!

4. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty trọn gói:

Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng, hỗ trợ giao dịch hoặc xây dựng bộ phận điều hành tại các tỉnh, thành phố khác. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh, dẫn đến việc lựa chọn sai mô hình hoạt động hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục pháp lý.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh, Luật Dương Gia cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện toàn bộ thủ tục một cách nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh.

Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp từ bước tư vấn mô hình phù hợp, rà soát điều kiện pháp lý, kiểm tra địa chỉ đặt văn phòng đại diện cho đến soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Không chỉ đơn thuần là thực hiện thủ tục hành chính, Luật Dương Gia còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn phương án hoạt động phù hợp với nhu cầu thực tế, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình vận hành sau này.

Dịch vụ của Luật Dương Gia bao gồm:

• Tư vấn điều kiện thành lập văn phòng đại diện; 
• Tư vấn phân biệt văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh;
• Tư vấn đặt tên văn phòng đại diện đúng quy định pháp luật;
• Kiểm tra tính pháp lý của địa chỉ đặt văn phòng đại diện;
• Soạn thảo toàn bộ hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh; 
• Theo dõi và xử lý hồ sơ đến khi nhận kết quả;
• Hỗ trợ các thủ tục sau thành lập theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động và phát triển thị trường, hãy liên hệ ngay với Luật Dương Gia để được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp và đúng quy định của pháp luật.

5. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:

5.1. Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Luật Dương Gia là bao nhiêu?

Chi phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật Dương Gia được xây dựng theo hướng trọn gói, minh bạch và phù hợp với từng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Mức phí đã bao gồm chi phí tư vấn, soạn thảo hồ sơ, đại diện thực hiện thủ tục và lệ phí nhà nước theo quy định.

Khách hàng sẽ được báo giá cụ thể ngay từ đầu, cam kết không phát sinh các khoản phí bất hợp lý trong quá trình thực hiện dịch vụ. Mức phí cơ bản để mở 1 Văn phòng đại diện tại Luật Dương Gia là: 1.000.000 đồng.

5.2. Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện mất bao lâu?

Thông thường, thời gian xử lý thủ tục thành lập văn phòng đại diện dao động khoảng từ 03 – 05 ngày làm việc kể từ thời điểm cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ tại Luật Dương Gia, chúng tôi sẽ hỗ trợ soạn thảo, kiểm tra hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý để giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục một cách tối đa.

5.3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Khi sử dụng dịch vụ của Luật Dương Gia, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp một số thông tin và giấy tờ cơ bản như:

• Mã số doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Địa chỉ dự kiến đặt văn phòng đại diện; 
• Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Toàn bộ hồ sơ pháp lý còn lại sẽ được Luật Dương Gia trực tiếp hỗ trợ soạn thảo và hoàn thiện theo đúng quy định của pháp luật.

5.4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện thế nào?

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Luật Dương Gia được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin và tư vấn phương án phù hợp cho doanh nghiệp;
• Bước 2: Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Bước 3: Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Bước 4: Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và hỗ trợ giải trình nếu có yêu cầu;
• Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và bàn giao cho khách hàng.

Với đội ngũ Luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, Luật Dương Gia cam kết hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.