Trong quá trình giải quyết việc thừa kế, các đồng thừa kế thường phải lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế để xác định rõ phần tài sản mà mỗi người được hưởng. Vậy, Uỷ ban nhân dân cấp xã có được công chứng thỏa thuận chia thừa kế không?
CÔNG TY LUẬT TNHH DƯƠNG GIA
TRỤ SỞ CHÍNH TẠI HÀ NỘI
Địa chỉ: Số 89 Tô Vĩnh Diện, phường Khương Đình, thành phố Hà Nội.
Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900.6568
Số điện thoại Luật sư: 037.6999996
Email: dichvu@luatduonggia.vn
Mục lục bài viết
1. UBND xã được công chứng thỏa thuận chia thừa kế không?
Trên thực tế, khi các đồng thừa kế thống nhất việc phân chia di sản, họ thường lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế để làm căn cứ xác định phần tài sản mà mỗi người được hưởng. Tuy nhiên, để văn bản này có giá trị pháp lý và được cơ quan nhà nước chấp nhận khi thực hiện các thủ tục liên quan đến tài sản (đặc biệt là đối với quyền sử dụng đất và nhà ở), văn bản phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Do đó, nhiều người băn khoăn: UBND cấp xã có thẩm quyền công chứng văn bản thỏa thuận chia thừa kế hay không?
Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP), quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Theo đó, chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
- Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;
- Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;
- Chứng thực di chúc;
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
- Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản được quy định tại các điểm d, đ và e khoản này.
Đồng thời, khoản 6 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Như vậy: Theo quy định của pháp luật hiện hành, thẩm quyền công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế KHÔNG thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã mà thuộc về các tổ chức hành nghề công chứng.
Mặc dù không có thẩm quyền công chứng, nhưng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế theo quy định của pháp luật về chứng thực. Việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã thường được thực hiện trong trường hợp các bên đã tự lập văn bản thỏa thuận và chỉ cần cơ quan nhà nước xác nhận chữ ký của các bên trong văn bản đó.
Trong trường hợp này, cán bộ có thẩm quyền tại Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ kiểm tra giấy tờ tùy thân của những người ký văn bản và xác nhận rằng chữ ký trong văn bản là do chính những người đó thực hiện. Tuy nhiên, việc chứng thực này không đồng nghĩa với việc xác nhận tính hợp pháp của nội dung văn bản mà chủ yếu chỉ xác nhận về chữ ký của các bên.
2. Điều kiện để văn bản thỏa thuận chia thừa kế được chứng thực tại UBND xã:
Trong trường hợp các đồng thừa kế lựa chọn thực hiện việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại Ủy ban nhân dân cấp xã, văn bản này chỉ được chứng thực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về dân sự và pháp luật về chứng thực (mục 1). Việc bảo đảm các điều kiện này nhằm xác nhận rằng thỏa thuận phân chia di sản được lập hợp pháp, tự nguyện và không làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
a. Những người thừa kế phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự:
Điều kiện quan trọng đầu tiên để văn bản thỏa thuận phân chia di sản được chứng thực là những người tham gia thỏa thuận phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là người ký văn bản phải có khả năng nhận thức và làm chủ hành vi của mình, đủ điều kiện để xác lập và thực hiện các giao dịch dân sự.
Trong trường hợp người thừa kế là người chưa thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự, việc tham gia thỏa thuận phân chia di sản phải được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật. Cơ quan chứng thực có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan để xác định đúng tư cách của người tham gia thỏa thuận.
b. Việc thỏa thuận phân chia di sản phải hoàn toàn tự nguyện:
Một nguyên tắc quan trọng trong giao dịch dân sự là sự tự nguyện của các bên tham gia. Do đó, văn bản thỏa thuận phân chia di sản chỉ được chứng thực khi tất cả những người thừa kế tham gia ký kết văn bản tự nguyện, không bị ép buộc, đe dọa hoặc lừa dối.
Cán bộ thực hiện chứng thực tại UBND xã sẽ kiểm tra và xác nhận rằng việc ký kết văn bản được thực hiện trong điều kiện tự nguyện. Nếu có căn cứ cho thấy một bên bị ép buộc hoặc không nhận thức đầy đủ nội dung văn bản, cơ quan chứng thực có quyền từ chối thực hiện việc chứng thực.
c. Di sản thừa kế phải xác định được rõ ràng và hợp pháp:
Một điều kiện quan trọng khác là di sản thừa kế phải được xác định rõ ràng và có căn cứ pháp lý hợp lệ. Điều này có nghĩa là tài sản được đưa vào thỏa thuận phân chia phải là tài sản hợp pháp của người đã chết để lại.
Ví dụ: Đối với di sản là quyền sử dụng đất hoặc nhà ở, các bên cần xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của người để lại di sản như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc các giấy tờ hợp pháp khác. Việc xác định rõ tài sản thừa kế sẽ giúp cơ quan chứng thực có cơ sở xác nhận nội dung văn bản thỏa thuận.
d. Không có tranh chấp về quyền thừa kế:
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản chỉ có thể được chứng thực khi không có tranh chấp về quyền thừa kế hoặc về di sản thừa kế. Nếu giữa các thành viên trong gia đình có tranh chấp liên quan đến quyền hưởng di sản hoặc tranh chấp về tài sản thừa kế, việc chứng thực văn bản thỏa thuận tại Ủy ban nhân dân xã sẽ không được thực hiện.
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên cần giải quyết tranh chấp thông qua thỏa thuận, hòa giải hoặc yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật. Chỉ sau khi tranh chấp được giải quyết và các bên đạt được sự thống nhất về việc phân chia di sản thì văn bản thỏa thuận mới có thể được lập và chứng thực theo quy định.
3. Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận chia thừa kế tại UBND xã:
Trong trường hợp các đồng thừa kế lựa chọn thực hiện việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại Ủy ban nhân dân cấp xã, thủ tục chứng thực sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực. Trình tự này nhằm bảo đảm rằng văn bản thỏa thuận được lập đúng quy định của pháp luật, các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện và nội dung văn bản phù hợp với quy định hiện hành. Thông thường, việc chứng thực văn bản thỏa thuận chia thừa kế tại UBND xã được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Bước đầu tiên, các đồng thừa kế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực tại UBND cấp xã nơi thuận tiện hoặc nơi có tài sản thừa kế. Hồ sơ thường bao gồm:
- Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế;
- Giấy tờ tùy thân của những người tham gia thỏa thuận (căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân);
- Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế (như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn…);
- Giấy chứng tử của người để lại di sản;
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản thừa kế (ví dụ: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở…).
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là điều kiện quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét và thực hiện việc chứng thực.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ và nội dung thỏa thuận.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ có thẩm quyền tại UBND xã sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ liên quan nhằm xác định tính hợp lệ của hồ sơ. Nội dung kiểm tra thường bao gồm:
- Xác minh giấy tờ tùy thân của những người tham gia thỏa thuận;
- Kiểm tra giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế;
- Xác định tính hợp pháp của tài sản thừa kế;
- Kiểm tra nội dung văn bản thỏa thuận có phù hợp với quy định của pháp luật hay không.
Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có dấu hiệu tranh chấp về thừa kế, cơ quan chứng thực có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc từ chối chứng thực theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Thực hiện việc chứng thực văn bản thừa kế.
Sau khi xác định hồ sơ hợp lệ và các bên tham gia thỏa thuận hoàn toàn tự nguyện, cán bộ có thẩm quyền sẽ tiến hành chứng thực chữ ký trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Những người thừa kế phải trực tiếp ký vào văn bản trước mặt người thực hiện chứng thực.
Cán bộ chứng thực sẽ ghi lời chứng, ký xác nhận và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã vào văn bản. Việc chứng thực này xác nhận rằng chữ ký trong văn bản là của những người tham gia thỏa thuận, đồng thời xác nhận việc ký kết được thực hiện trước mặt người có thẩm quyền chứng thực.
Bước 4: Nhận văn bản đã được chứng thực.
Sau khi hoàn tất việc chứng thực, các bên sẽ nhận lại văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được chứng thực. Văn bản này có giá trị pháp lý làm căn cứ để các bên thực hiện các thủ tục tiếp theo liên quan đến tài sản thừa kế.
Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận chia thừa kế tại Ủy ban nhân dân xã được thực hiện theo trình tự rõ ràng và chặt chẽ nhằm bảo đảm tính hợp pháp của văn bản và quyền lợi của các bên liên quan. Việc thực hiện đúng trình tự, thủ tục này sẽ giúp các đồng thừa kế thuận lợi hơn trong quá trình phân chia và xác lập quyền đối với tài sản thừa kế.
THAM KHẢO THÊM:

Tư vấn pháp luật qua Zalo


