Quy trình thu hồi công nợ hợp đồng mua bán hàng hóa

1. Công nợ phát sinh từ hợp đồng mua bán hàng hóa được xác định thế nào?

Trước khi gửi công văn đòi nợ, tiến hành thương lượng hay khởi kiện tại Tòa án, doanh nghiệp cần xác định chính xác khoản công nợ có thực sự phát sinh hay chưa, đã đến hạn thanh toán hay chưa và tổng số tiền có quyền yêu cầu bên mua thanh toán là bao nhiêu. Đây là bước đặc biệt quan trọng bởi việc xác định sai số tiền, thời điểm phát sinh nghĩa vụ hoặc thiếu chứng cứ chứng minh có thể làm giảm đáng kể khả năng thu hồi công nợ khi xảy ra tranh chấp.

Theo quy định của Luật Thương mại 2005, bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng và nhận hàng theo thỏa thuận; đồng thời phải tuân thủ phương thức, trình tự và thủ tục thanh toán mà các bên đã thống nhất (Điều 50). Vì vậy, để xác định một khoản công nợ từ hợp đồng mua bán hàng hóa, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời hợp đồng, quá trình thực hiện hợp đồng, việc giao nhận hàng hóa, thời hạn thanh toán và toàn bộ các khoản tiền phát sinh do chậm thực hiện nghĩa vụ.

1.1. Căn cứ xác định nghĩa vụ thanh toán của bên mua:

Trước hết, cần xác định giữa các bên có tồn tại quan hệ mua bán hàng hóa và bên bán đã thực hiện nghĩa vụ làm phát sinh trách nhiệm thanh toán của bên mua hay chưa. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ khi có một hợp đồng được ký, đóng dấu đầy đủ thì mới có thể yêu cầu thanh toán công nợ. Cách hiểu này chưa hoàn toàn chính xác.

Theo Điều 24 Luật Thương mại 2005 quy định:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể;
• Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó.

Do đó, khi xác định khoản công nợ, không nên chỉ kiểm tra duy nhất hợp đồng mà cần xem xét toàn bộ quá trình giao dịch giữa hai bên, chẳng hạn:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa và các phụ lục hợp đồng;
• Đơn đặt hàng, báo giá, xác nhận đơn hàng;
• Email, tin nhắn hoặc văn bản trao đổi về việc đặt mua hàng hóa;
• Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hàng hóa;
• Biên bản nghiệm thu, xác nhận số lượng hoặc chất lượng hàng hóa;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Chứng từ vận chuyển;
• Biên bản đối chiếu hoặc xác nhận công nợ;
• Chứng từ thanh toán một phần của bên mua;
• Văn bản cam kết hoặc đề nghị gia hạn thời gian thanh toán;
• Các tài liệu khác thể hiện việc bên mua đã nhận hàng và thừa nhận nghĩa vụ thanh toán.

Đặc biệt, trong những vụ việc không có hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng được ký kết nhưng hồ sơ thực hiện không đầy đủ, việc xây dựng được một chuỗi chứng cứ thống nhất từ: Đặt hàng – giao hàng – nhận hàng – xuất hóa đơn – thanh toán một phần – xác nhận số tiền còn thiếu có ý nghĩa rất lớn khi yêu cầu bên mua trả nợ.

Thực tiễn xét xử cũng cho thấy hóa đơn, tài liệu giao dịch và các chứng cứ về quá trình thực hiện việc mua bán có thể được Tòa án xem xét để xác định việc giao hàng cũng như nghĩa vụ thanh toán của bên mua.

Doanh nghiệp vì vậy không nên chờ đến khi khoản nợ kéo dài mới thu thập hồ sơ. Ngay từ khi phát sinh giao dịch, các chứng từ giao nhận và thanh toán cần được lưu trữ đầy đủ để tạo cơ sở pháp lý cho việc thu hồi công nợ sau này.

• Gọi 037.6999996 để được sử dụng dịch vụ Luật sư thu hồi công nợ khó đòi!
• Kết nối Zalo (037.6999996) để được tư vấn quy định về vay tiền và thu hồi nợ!

1.2. Xác định thời điểm phát sinh và thời điểm đến hạn thanh toán:

Một khoản tiền chưa được thanh toán chưa đồng nghĩa với việc bên mua đã vi phạm nghĩa vụ trả nợ. Muốn xác định bên mua có chậm thanh toán hay không phải xác định chính xác thời hạn thanh toán đã được hai bên thỏa thuận. Thông thường, thời hạn thanh toán sẽ được quy định trực tiếp trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, ví dụ:

• Thanh toán 100% trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng;
• Thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hóa đơn và hồ sơ thanh toán;
• Đặt cọc 30%, thanh toán 70% còn lại sau khi nghiệm thu hàng hóa;
• Thanh toán thành nhiều đợt căn cứ vào từng lần giao hàng;
• Hoặc hanh toán vào một ngày cụ thể được ghi nhận trong hợp đồng.

Khi hợp đồng đã quy định rõ thời hạn thì trước hết phải căn cứ vào thỏa thuận đó để xác định ngày đến hạn.

Trường hợp các bên không có thỏa thuận khác về thời hạn thanh toán, Điều 55 Luật Thương mại 2005 quy định:

• Bên mua phải thanh toán cho bên bán vào thời điểm bên bán giao hàng hoặc giao chứng từ liên quan đến hàng hóa;
• Bên mua không có nghĩa vụ thanh toán cho đến khi có thể kiểm tra xong hàng hóa trong trường hợp có thỏa thuận theo quy định tại Điều 44 của Luật Thương mại 2005.

Việc xác định chính xác ngày đến hạn đặc biệt quan trọng vì đây thường là căn cứ để:

• Xác định bên mua đã vi phạm nghĩa vụ thanh toán hay chưa;
• Tính thời gian chậm thanh toán;
• Tính tiền lãi chậm trả;
• Xác định thời điểm gửi thông báo yêu cầu thanh toán;
• Xem xét thời hiệu khởi kiện khi tranh chấp phát sinh.

Trên thực tế, cần đặc biệt kiểm tra trường hợp các bên sau khi ký hợp đồng đã có thỏa thuận gia hạn, lịch trả nợ mới hoặc biên bản xác nhận công nợ có quy định lại thời hạn thanh toán. Khi đó, việc xác định ngày đến hạn phải căn cứ đồng thời vào hợp đồng ban đầu và các thỏa thuận phát sinh sau này.

1.3. Kiểm tra chứng từ, tài liệu chứng minh khoản công nợ:

Một trong những sai lầm thường gặp khi thu hồi nợ là doanh nghiệp chỉ xác định rằng “khách hàng còn nợ tiền” nhưng không kiểm tra xem mình có đủ tài liệu để chứng minh khoản nợ trước Tòa án hoặc Trọng tài hay không. Về nguyên tắc, bên yêu cầu thanh toán cần chuẩn bị tài liệu chứng minh được những vấn đề sau:

• Thứ nhất, có giao dịch mua bán hàng hóa giữa hai bên. Có thể chứng minh thông qua: Hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá được chấp thuận, email trao đổi, tin nhắn hoặc các tài liệu khác thể hiện việc bên mua đặt hàng…
• Thứ hai, bên bán đã thực hiện nghĩa vụ giao hàng. Đây thường là vấn đề quan trọng nhất. Hồ sơ nên có: Phiếu giao hàng, biên bản bàn giao, vận đơn, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu có chữ ký/xác nhận của người nhận hàng. Trường hợp bên mua cho rằng chưa nhận hàng, nhận thiếu hàng hoặc hàng hóa không đúng chất lượng, doanh nghiệp phải kiểm tra thêm hồ sơ nghiệm thu, khiếu nại chất lượng, việc đổi trả hàng hóa và các tài liệu liên quan để đánh giá khả năng phát sinh tranh chấp.
• Thứ ba, bên mua chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đầy đủ. Cần đối chiếu tổng giá trị hàng hóa đã giao với số tiền đã nhận. Các tài liệu quan trọng gồm sao kê tài khoản ngân hàng, chứng từ thu tiền, biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận số dư công nợ.

1.4. Xác định nợ gốc, lãi chậm trả, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại:

Khoản tiền mà bên bán có thể yêu cầu khi bên mua vi phạm nghĩa vụ thanh toán không nhất thiết chỉ bao gồm tiền hàng còn thiếu. Tùy vào nội dung hợp đồng và tính chất vi phạm, doanh nghiệp có thể xem xét nhiều khoản khác nhau. Cụ thể như sau:

Một là, khoản nợ gốc:

Đây là số tiền mua hàng bên mua còn phải thanh toán sau khi trừ các khoản đã trả, khoản giảm giá, hàng hóa đã hoàn trả hoặc các khoản khác mà hai bên đã thống nhất khấu trừ.

Có thể xác định dựa trên công thức như sau:

Công nợ gốc = Tổng nghĩa vụ thanh toán – Tổng số tiền đã thanh toán – Các khoản được khấu trừ hợp pháp.

Hai là, tiền lãi do chậm thanh toán:

Điều 306 Luật Thương mại 2005 quy định: Trường hợp bên vi phạm hợp đồng chậm thanh toán tiền hàng hay chậm thanh toán thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác thì bên bị vi phạm hợp đồng có quyền yêu cầu trả tiền lãi trên số tiền chậm trả đó theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán tương ứng với thời gian chậm trả, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Khi giải quyết tranh chấp tại Tòa án, việc xác định mức lãi suất theo Điều 306 nêu trên được hướng dẫn dựa trên mức lãi suất nợ quá hạn trung bình của ít nhất 03 ngân hàng thương mại có trụ sở, chi nhánh hoặc phòng giao dịch tại địa phương nơi Tòa án giải quyết vụ án, ngoại trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Ba là, tiền phạt vi phạm hợp đồng:

Điều 301 Luật Thương mại 2005 quy định: Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp quy định tại Điều 266 của Luật này.

Phạt vi phạm chỉ được yêu cầu khi các bên có thỏa thuận về phạt vi phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đối với hợp đồng thương mại thông thường thuộc phạm vi áp dụng của Luật Thương mại, mức phạt đối với một vi phạm hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm về nguyên tắc không được vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp luật có quy định riêng.

Do đó, không nên mặc nhiên tính phạt 8% trên toàn bộ giá trị hợp đồng. Trước khi yêu cầu phạt vi phạm cần xác định:

• Hợp đồng có điều khoản phạt hay không;
• Hành vi chậm thanh toán có thuộc trường hợp bị phạt không;
• Tỷ lệ phạt các bên đã thỏa thuận;
• Giá trị của phần nghĩa vụ bị vi phạm làm căn cứ tính tiền phạt.

Bốn là, khoản bồi thường thiệt hại:

Điều 302 Luật Thương mại 2005 quy định:

• Bồi thường thiệt hại là việc bên vi phạm bồi thường những tổn thất do hành vi vi phạm hợp đồng gây ra cho bên bị vi phạm;
• Giá trị bồi thường thiệt hại bao gồm giá trị tổn thất thực tế, trực tiếp mà bên bị vi phạm phải chịu do bên vi phạm gây ra và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm.

Trước khi bắt đầu quy trình thu hồi công nợ, doanh nghiệp nên lập một bảng xác định nghĩa vụ thanh toán riêng cho từng hợp đồng, trong đó phân tách rõ:

Nợ gốc + Lãi chậm thanh toán + Phạt vi phạm (nếu có căn cứ) + Bồi thường thiệt hại (nếu có căn cứ) = Tổng số tiền dự kiến yêu cầu thanh toán.

Việc xác định chính xác ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp đưa ra yêu cầu thanh toán có căn cứ mà còn tạo lợi thế trong quá trình thương lượng, hòa giải hoặc khởi kiện. Đặc biệt đối với những khoản công nợ có giá trị lớn, bên mua không hợp tác hoặc có dấu hiệu mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ pháp lý càng sớm càng tốt để tránh tình trạng có quyền đòi nợ nhưng thiếu chứng cứ hoặc chậm áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo vệ quyền lợi của mình.

2. Quy trình thu hồi công nợ hợp đồng mua bán hàng hóa:

Thu hồi công nợ hợp đồng mua bán hàng hóa không đơn thuần là việc gửi yêu cầu bên mua trả tiền. Để nâng cao khả năng thu hồi và hạn chế rủi ro khi phải khởi kiện, doanh nghiệp nên thực hiện theo một quy trình thống nhất từ rà soát hồ sơ, đối chiếu công nợ, yêu cầu thanh toán, thương lượng đến khởi kiện và thi hành án. Tùy từng vụ việc, một số bước có thể được thực hiện đồng thời hoặc rút ngắn nếu bên nợ không hợp tác, có dấu hiệu mất khả năng thanh toán hoặc tẩu tán tài sản.

2.1. Bước 1: Rà soát hợp đồng và toàn bộ hồ sơ công nợ:

Trước khi yêu cầu thanh toán, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ để xác định chính xác căn cứ phát sinh khoản nợ và khả năng chứng minh nghĩa vụ của bên mua.

Các tài liệu cần ưu tiên rà soát gồm: Hợp đồng và phụ lục; đơn đặt hàng; phiếu giao hàng; biên bản giao nhận, nghiệm thu; hóa đơn; chứng từ thanh toán; biên bản đối chiếu công nợ; email, tin nhắn và các văn bản trao đổi giữa hai bên.

Doanh nghiệp cần làm rõ:

• Tổng giá trị hàng hóa đã giao;
• Số tiền bên mua đã thanh toán;
• Số tiền còn nợ;
• Thời điểm khoản tiền đến hạn;
• Lãi chậm thanh toán, phạt vi phạm và các khoản khác có thể yêu cầu;
• Điều khoản về cơ quan giải quyết tranh chấp trong hợp đồng.

Việc rà soát hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp phát hiện những chứng cứ còn thiếu để kịp thời bổ sung, thay vì chỉ đến khi khởi kiện mới nhận ra hồ sơ chưa đủ cơ sở chứng minh khoản nợ.

2.2. Bước 2: Đối chiếu và xác nhận công nợ:

• Sau khi xác định số tiền còn phải thanh toán, doanh nghiệp nên tiến hành đối chiếu công nợ với bên mua và đề nghị ký biên bản đối chiếu hoặc xác nhận công nợ.
• Nội dung nên thể hiện rõ số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ, các hóa đơn hoặc hợp đồng liên quan và thời hạn bên mua phải hoàn thành nghĩa vụ.
• Trường hợp bên mua đang gặp khó khăn nhưng vẫn thiện chí thanh toán, các bên có thể lập thêm biên bản cam kết trả nợ, trong đó xác định cụ thể số tiền, thời hạn và phương thức thanh toán từng đợt.
• Việc xác nhận công nợ bằng văn bản có ý nghĩa quan trọng bởi không chỉ giúp hạn chế tranh cãi về số tiền còn thiếu mà còn tạo thêm chứng cứ nếu sau này phải giải quyết tranh chấp.

2.3. Bước 3: Gửi thông báo hoặc công văn yêu cầu thanh toán:

• Nếu khoản nợ đã đến hạn nhưng bên mua không thanh toán, bên bán nên gửi thông báo hoặc công văn yêu cầu thanh toán chính thức.
• Văn bản cần xác định rõ căn cứ phát sinh khoản nợ, số tiền nợ gốc, thời gian chậm thanh toán, các khoản lãi hoặc phạt nếu có căn cứ và thời hạn cuối cùng để bên mua thực hiện nghĩa vụ.
• Thay vì chỉ liên hệ qua điện thoại, doanh nghiệp nên gửi yêu cầu bằng phương thức có thể lưu lại chứng cứ như: Email, chuyển phát có xác nhận hoặc hình thức liên lạc khác đã được các bên thống nhất.

2.4. Bước 4: Thương lượng và lập phương án thanh toán:

Trong nhiều trường hợp, mục tiêu quan trọng nhất của thu hồi công nợ là thu được tiền, chứ không nhất thiết phải đưa tranh chấp ra Tòa án.

Do đó, nếu bên mua vẫn hoạt động và có thiện chí trả nợ nhưng chưa thể thanh toán ngay toàn bộ, doanh nghiệp có thể cân nhắc thương lượng về:

• Gia hạn thời gian thanh toán;
• Chia khoản nợ thành nhiều đợt;
• Yêu cầu thanh toán trước một phần;
• Thỏa thuận lịch trả nợ cụ thể;
• Yêu cầu bổ sung biện pháp bảo đảm nếu phù hợp.

Mọi kết quả thương lượng nên được lập thành văn bản và quy định rõ hậu quả nếu bên nợ tiếp tục vi phạm. Doanh nghiệp cần tránh việc liên tục gia hạn bằng lời nói mà không có cam kết cụ thể, khiến khoản công nợ kéo dài và khả năng thu hồi ngày càng giảm.

2.5. Bước 5: Khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài:

• Khi đã yêu cầu và thương lượng nhưng bên mua vẫn không thanh toán, bên bán có thể tiến hành thủ tục giải quyết tranh chấp để yêu cầu thực hiện nghĩa vụ.
• Tranh chấp phát sinh trong hoạt động kinh doanh, thương mại thuộc trường hợp luật định có thể được giải quyết tại Tòa án. Theo pháp luật tố tụng hiện hành, các tranh chấp kinh doanh, thương mại thuộc thẩm quyền sơ thẩm của Tòa án nhân dân khu vực nơi bị đơn cư trú/đặt trụ sở chính (Điều 35 và Điều 39 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).
• Trường hợp các bên có thỏa thuận trọng tài hợp pháp, tranh chấp có thể được giải quyết bằng Trọng tài thương mại. Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định tranh chấp được giải quyết bằng Trọng tài khi giữa các bên có thỏa thuận trọng tài; phán quyết trọng tài có tính chung thẩm (Điều 4).

Khi khởi kiện, bên bán có thể căn cứ vào hồ sơ vụ việc để yêu cầu bên mua thanh toán:

• Khoản nợ gốc còn thiếu;
• Tiền lãi do chậm thanh toán;
• Tiền phạt vi phạm nếu hợp đồng có thỏa thuận và có căn cứ áp dụng;
• Khoản bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được;
• Các yêu cầu hợp pháp khác phát sinh từ việc vi phạm hợp đồng.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng trước khi nộp đơn. Nếu tồn tại thỏa thuận trọng tài có hiệu lực mà một bên khởi kiện ra Tòa án thì về nguyên tắc Tòa án phải từ chối thụ lý, trừ trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện được.

3. Thời hiệu khởi kiện thu hồi công nợ hợp đồng mua bán hàng hóa:

Thời hiệu khởi kiện là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thu hồi công nợ. Trên thực tế, nhiều khoản nợ bị kéo dài do các bên liên tục thương lượng, hứa hẹn thanh toán hoặc gia hạn nhưng không lập thành văn bản. Đến khi bên bán quyết định khởi kiện thì thời hiệu có thể đã trở thành vấn đề pháp lý bất lợi.

3.1. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa là bao lâu?

• Theo Điều 319 Luật Thương mại 2005: Thời hiệu khởi kiện áp dụng đối với các tranh chấp thương mại là hai năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp quy định tại điểm e khoản 1 Điều 237 của Luật này.
• Đối với tranh chấp công nợ phát sinh từ hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các thương nhân, quy định này thường được áp dụng để xác định thời hạn bên bán có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
• Trường hợp hợp đồng có thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài thương mại thì Điều 33 Luật Trọng tài thương mại2010 cũng quy định: Trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác, thời hiệu khởi kiện theo thủ tục trọng tài là 02 năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.
• Như vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng công nợ còn được ghi nhận trên sổ sách thì có thể khởi kiện bất kỳ lúc nào. Khi khoản nợ đã đến hạn mà không được thanh toán, cần theo dõi thời hiệu ngay từ thời điểm phát sinh vi phạm để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

3.2. Thời điểm bắt đầu tính thời hiệu được xác định như thế nào?

• Theo Điều 319 Luật Thương mại 2005, thời hiệu 02 năm không mặc nhiên được tính từ ngày ký hợp đồng, ngày xuất hóa đơn hay ngày giao hàng; mà được xác định là từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp của bên bán bị xâm phạm.
• Đối với công nợ mua bán hàng hóa, đây thường là thời điểm nghĩa vụ thanh toán đã đến hạn nhưng bên mua không thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần.
• Trường hợp hợp đồng quy định thanh toán thành nhiều đợt hoặc mỗi hóa đơn có một thời hạn thanh toán khác nhau thì cần xem xét riêng thời điểm đến hạn của từng nghĩa vụ. Không nên mặc nhiên lấy ngày của hóa đơn cuối cùng làm mốc tính thời hiệu cho toàn bộ khoản công nợ.
• Tương tự, nếu sau khi khoản nợ phát sinh các bên có văn bản thống nhất gia hạn thời gian thanh toán thì phải rà soát nội dung thỏa thuận đó để xác định lại thời điểm vi phạm.
• Việc xác định chính xác mốc thời gian này rất quan trọng, đặc biệt với những khoản nợ đã tồn tại gần hoặc trên 02 năm.

3.3. Công nợ đã kéo dài nhiều năm có còn khởi kiện được không?

Không nên chỉ căn cứ vào việc khoản nợ đã phát sinh cách đây bao nhiêu năm để kết luận ngay rằng còn hay hết thời hiệu. Đối với một khoản công nợ cũ, cần kiểm tra toàn bộ diễn biến sau khi nghĩa vụ thanh toán phát sinh như:

• Bên mua có ký biên bản xác nhận công nợ hay không;
• Có văn bản cam kết trả nợ hay xin gia hạn hay không;
• Bên mua có thanh toán thêm một phần khoản nợ hay không;
• Hai bên có lập biên bản làm việc hoặc hòa giải về khoản nợ hay không;
• Có sự kiện nào thuộc trường hợp thời gian không tính vào thời hiệu hay không.
• Đây là những tình tiết có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định thời hiệu.

Đặc biệt, đối với vụ việc giải quyết tại Tòa án, khoản 2 Điều 149 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: Tòa án chỉ áp dụng quy định về thời hiệu theo yêu cầu áp dụng thời hiệu của một bên hoặc các bên với điều kiện yêu cầu này phải được đưa ra trước khi Tòa án cấp sơ thẩm ra bản án, quyết định giải quyết vụ, việc. Người được hưởng lợi từ việc áp dụng thời hiệu có quyền từ chối áp dụng thời hiệu, trừ trường hợp việc từ chối đó nhằm mục đích trốn tránh thực hiện nghĩa vụ.

Do đó, việc một khoản công nợ đã vượt quá mốc 02 năm không đồng nghĩa doanh nghiệp nên tự động từ bỏ quyền yêu cầu. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chờ đến sát hoặc hết thời hiệu mới tiến hành khởi kiện. Công nợ càng kéo dài thì không chỉ phát sinh rủi ro về thời hiệu mà chứng cứ có thể bị thất lạc, nhân sự phụ trách giao dịch thay đổi và tình trạng tài sản của bên nợ cũng có thể xấu đi, ảnh hưởng đến quá trình thi hành án về sau.

4. Những lưu ý để nâng cao khả năng thu hồi công nợ:

Thu hồi công nợ hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có đủ căn cứ pháp lý để yêu cầu thanh toán hay không mà còn phụ thuộc rất lớn vào chứng cứ, thời điểm xử lý và khả năng tài chính của bên nợ. Vì vậy, trong quá trình thu hồi công nợ hợp đồng mua bán hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

4.1. Chuẩn bị đầy đủ chứng cứ chứng minh khoản công nợ:

• Doanh nghiệp nên tập hợp và lưu trữ đầy đủ hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ và các email, tin nhắn liên quan.
• Đặc biệt, cần ưu tiên những tài liệu thể hiện rõ vấn đề: bên bán đã giao hàng, bên mua đã nhận hàng và số tiền còn phải thanh toán.
• Nếu hồ sơ còn thiếu, doanh nghiệp nên chủ động hoàn thiện thông qua việc đối chiếu công nợ, xác nhận số dư hoặc lập biên bản làm việc với bên mua trước khi tranh chấp trở nên căng thẳng. Càng để lâu, việc bổ sung chứng cứ càng khó khăn do nhân sự thay đổi, tài liệu thất lạc hoặc bên nợ không còn hợp tác.

4.2. Đánh giá khả năng thanh toán và tình trạng tài sản của bên nợ:

Thắng kiện và thu hồi được tiền là hai vấn đề khác nhau. Một doanh nghiệp có thể được Tòa án tuyên buộc bên mua thanh toán toàn bộ khoản nợ nhưng việc thi hành bản án vẫn gặp khó khăn nếu bên nợ không còn tài sản hoặc nguồn thu.

Vì vậy, đối với khoản công nợ có giá trị lớn, doanh nghiệp nên quan tâm đến tình trạng hoạt động của bên nợ, tài sản, nguồn thu và các dấu hiệu bất thường như:

• Ngừng hoặc thu hẹp hoạt động kinh doanh;
• Thường xuyên thay đổi trụ sở hoặc người đại diện;
• Phát sinh nhiều khoản nợ với các đối tác khác;
• Chuyển nhượng hoặc dịch chuyển tài sản;
• Có dấu hiệu mất khả năng thanh toán.

Pháp luật thi hành án cũng cho phép người được thi hành án tự mình hoặc ủy quyền cho người khác xác minh điều kiện thi hành án và cung cấp thông tin về tài sản, thu nhập của người phải thi hành án cho cơ quan thi hành án.

Do đó, khả năng thực tế thu được tiền nên được đánh giá ngay từ giai đoạn đầu thay vì chỉ quan tâm đến vấn đề này sau khi đã có bản án.

4.3. Cân nhắc biện pháp bảo toàn tài sản khi có dấu hiệu tẩu tán:

• Nếu có căn cứ cho rằng bên nợ đang chuyển nhượng, che giấu hoặc tẩu tán tài sản nhằm tránh thực hiện nghĩa vụ, doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng và xem xét sớm các biện pháp pháp lý phù hợp.
• Trong quá trình giải quyết vụ án, pháp luật tố tụng dân sự cho phép đương sự trong những trường hợp luật định yêu cầu Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời nhằm bảo toàn tình trạng hiện có, tránh gây thiệt hại hoặc bảo đảm cho việc giải quyết vụ án. Các biện pháp được pháp luật quy định bao gồm những trường hợp như: Phong tỏa tài khoản, phong tỏa tài sản ở nơi gửi giữ hoặc áp dụng biện pháp khác khi đáp ứng đủ điều kiện.
• Tuy nhiên, việc yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời phải có căn cứ và thực hiện đúng điều kiện, trình tự pháp luật quy định. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc nhiên yêu cầu phong tỏa tài sản trong mọi vụ việc mà cần đánh giá cụ thể chứng cứ và nguy cơ ảnh hưởng đến khả năng thi hành án.