Trong kinh doanh và buôn bán thì không thể nào thiếu đi sự góp mặt của hóa đơn. Công nghệ hóa ngày càng trở nên phát triển hơn so với trước thì các doanh nghiệp đã chuyển sang phương thức thanh toán bằng hóa đơn điện tử. Vậy mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử có nội dung ra sao?
Mục lục bài viết
1. Mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một phương thức thanh toán hóa đơn trong đó khách hàng có thể thanh toán hóa đơn điện tử qua Internet cho một tổ chức hoặc đơn vị. Nó được chấp nhận rộng rãi bởi nhiều cơ quan chính phủ và các tổ chức khác. Do nhiều lợi ích được cung cấp bởi thanh toán điện tử, nó là một trong những phương thức thanh toán hóa đơn được ưa thích nhất.
Hóa đơn điện tử còn được gọi là xuất trình và thanh toán hóa đơn điện tử (EIPP).
Hóa đơn điện tử, gọi tắt là thanh toán điện tử, là thuật ngữ chung để chỉ quy trình, hành động và cơ sở hạ tầng liên quan đến việc thanh toán, xử lý và nhận thanh toán trực tuyến. Trong thanh toán điện tử, hầu như toàn bộ quy trình thanh toán được thuê kỹ thuật số – từ việc tạo hóa đơn và hóa đơn cho đến việc cho phép các hóa đơn này được thanh toán bằng phương thức điện tử. Máy tính và phần mềm xử lý việc tạo ra các hóa đơn và thanh toán này với sự chỉ đạo của con người.
Hóa đơn điện tử hay hóa đơn điện tử là hóa đơn được tạo trực tuyến, thường được tạo thông qua việc sử dụng nền tảng kế toán hoặc tài chính hoặc giải pháp phần mềm. Điều này thường cho phép cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện thanh toán đăng nhập vào hệ thống hoặc nền tảng và truy cập hồ sơ các hóa đơn đã thanh toán trước đó và các thông tin khác.
Từng là một lựa chọn tương lai chỉ khả dụng trong một số trường hợp, thanh toán điện tử giờ đây đã trở thành tiêu chuẩn nhờ tính dễ dàng, tiện lợi, bảo mật và nhanh chóng. Tài chính hiện đại hiện nay chủ yếu tập trung vào thanh toán điện tử và các yếu tố quan trọng của kế toán như các khoản phải trả và khoản phải thu đều phụ thuộc vào việc xử lý hóa đơn điện tử.
Mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử được biết đến là mẫu văn bản của công ty trong việc áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động của côn ty đó. Mẫu quyết định này sẽ được ban hành bởi giám đốc của một công ty theo như quy định của pháp luật hiện hành. Bởi vì, hiện nay có nhiều doanh nghiệp yêu thích việc sử dụng hóa đơn điện tử vì nó hợp lý hóa quy trình kế toán của họ. Phần mềm kế toán chất lượng cho phép doanh nghiệp loại bỏ việc nhập thủ công các hóa đơn đã thanh toán vào hệ thống kế toán kỹ thuật số. Khi tất cả được xử lý thông qua phần mềm tài chính và kế toán, phần mềm đó có thể tự động nhận hóa đơn điện tử, xử lý, thêm nó vào tài khoản phải trả, sau đó thanh toán mà không cần phải thao tác thủ công nhiều.
Mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử được sử dụng vào mục đích sau đây:
Mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử được các công ty dung để đưa hóa đơn điện tử tham gia vào quá trình hoạt đọng kinh doanh của các công ty. Mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử được bùng để áp dụng hóa đơn điện tử đồng thời cũng là để thay thế hóa đơn thông thường bằng hóa đơn điện tử để thuận tiện hơn cho việc kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp đó. Đồng thời trong quyết định hóa đơn điện tử cần thể hiện được các nội dung quan trọng sau:
– Tên giải pháp hóa đơn điện tử: Phần mềm do đơn vị tự xây dựng hoặc được cung cấp bởi tổ chức trung gian.
– Tên hệ thống thiết bị hạ tầng sử dụng xuất hóa đơn điện tử: Hệ thống thiết bị máy tính đảm bảo đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng.
– Quy trình khởi tạo, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ.
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức, gồm cả trách nhiệm của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện và áp dụng rất nhiều. Bởi vì các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sau ngày 01/07/2022 theo quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước theo như quy định của pháp luật hiện hành để được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Soạn thảo Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Mẫu giấy tờ quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần chuẩn bị đó chính là quyết định phát hành hóa đơn điện tử. Mẫu Quyết định phát hành hóa đơn điện tử sẽ do Bộ Tài chính ban hành. Sau đó doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế để tiếp nhận và xử lý.
Bước 2:
– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ở bước 1.
– Mẫu hóa đơn điện tử: Do đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp hoặc doanh nghiệp tự chuẩn bị.
– Văn bản thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Bộ Tài chính.
– Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mẫu
Doanh nghiệp thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử theo mẫu, gửi mẫu hóa đơn điện tử đến hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
Như vậy, có thể thấy rằng để áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn thoogn thường thì doanh nghiệp, công ty cần phải thực hiện theo trình tư như tác giả đã nêu ra ở trên. và mẫu đơn quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử cũng là một trong những loại mẫu rất quan trong để hoàn thành được trình tự thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử theo như quy định của pháp luật hiện hành.
2. Mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử chuẩn và mới nhất:
Mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử theo như quy định của pháp luật hiện hành có nội dung như sau:
Đơn vị chủ quản:….
Tên tổ chức….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-
…, ngày…… tháng…….năm…
QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
GIÁM ĐỐC …
Căn cứ Thông tư số …/…./TT-BTC ngày ….của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …
….
Xét đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ……../……/20…..trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
– Cơ quan thuế trực tiếp quản lý (Cục, Chi cục…) (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên)
– Như Điều 4 (để thực hiện);
– Lãnh đạo đơn vị;
– Lưu.
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu quyết định về áp dụng hóa đơn điện tử:
Để có được một mẫu quyết định đúng theo như quy định của pháp luật hiện hành thì công ty cần phải nắm rõ được khung bố cục của một mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, mẫu quyết định có khung bố cục, bao gồm:
– Đơn vị chủ quản, tên doanh nghiệp.
– Quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Thời gian, địa điểm lập quyết định.
– Nội dung quyết định: Như hướng dẫn ở mục 2.
– Trách nhiệm của một số bộ phận, cá nhân liên quan.
– Thời hạn có hiệu lực của quyết định.
– Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp phát đóng dấu, ký tên xác nhận.
