Chứng thực chữ ký khi nào? Trường hợp không được chứng thực chữ ký?

Hiện nay, việc sử dụng chữ ký trong các văn bản và giao dịch được sử dụng phổ biến ở rất nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, chữ ký lúc này được xem như là dấu hiệu nhận biết riêng của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, việc giả chữ ký vì thế cũng diễn ra rất phổ biến, nhất là trong các giao dịch dân sự. Để hạn chế những tác động xấu do hoạt động giả mạo chữ ký gây ra, hoạt động chứng thực chữ ký đã được ra đời.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản. Vậy việc chứng thực chữ ký được quy định như thế nào? Trường hợp nào không được chứng thực chữ ký?

Luật sư tư vấn pháp luật về chứng thực chữ ký trực tuyến: 1900.6568

* Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực;

– Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính.

– Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15-7-2020 của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã

1. Chủ thể có quyền chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Luật công chứng 2014 thì chủ thể có thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm:

– Phòng tư pháp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chứng thực chữ ký trong văn bản, giao dịch

Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

– Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản trừ việc chứng thực chữ ký người dịch

– Phòng công chứng, văn phòng công chứng được phép chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản trừ chứng thực chứ ký người dịch.

2. Khi nào thì phải chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:

6. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Cũng theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

2. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

Như vậy, việc chứng thực chữ ký trước hết là nhu cầu của người dân khi thực hiện các giao dịch dân sự, trong đó các văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký thông thường do người dân tự lập nên như Di chúc, Đơn đề nghị xác nhận, Giấy lĩnh tiền, văn bản thỏa thuận…). Do đó, pháp luật về chứng thực hiện hành không quy định cụ thể các giấy tờ bắt buộc phải chứng thực chữ ký và các giấy tờ không bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Trên thực tế, có các loại giấy tờ cần có chứng thực chữ ký, bao gồm: giấy tờ liên quan đến việc tặng, cho, chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản có giá trị; giấy tờ liên quan đến việc thừa kế tài sản (như Tờ khai thừa kế, Giấy từ chối nhận di sản thừa kế…), Sơ yếu lý lịch, Bản dịch phải hợp pháp hóa lãnh sự…

3. Các trường hợp không được chứng thực

Chứng thực chữ ký chỉ được thực hiện khi người yêu câu chứng thực xuất trình đủ giấy tờ hợp lệ và ở trạng thái tinh thần minh mẫn, hoàn toàn làm chủ được ý thức và hành vi của mình. Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Theo Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nếu thuộc 04 trường hợp sau đây sẽ không được chứng thực chữ ký:

Một là, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhân thức và làm chủ được hành vi của mình;

Hai là, người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hết hạn sử dụng hoặc giả mạo;

Ba là, giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung:

Trái pháp luật, đạo đức xã hội;

Tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;

Xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;

Vi phạm quyền công dân.

Bốn là, giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

4. Xử phạt vi phạm hành chính về thực chữ ký

Nguyên tắc chung về xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực được quy định tại Điều 44 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cụ thể: Việc xử phạt vi phạm hành chính đối với người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực, người dịch được thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính. Trong trường hợp người thực hiện chứng thực gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức do lỗi của mình thì sẽ bị xử lý kỷ luật, bồi thường theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp người dịch gây thiệt hại cho người yêu cầu dịch do lỗi của mình thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15-7-2020 của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã chính thức có hiệu lực. Một số hành vi vi phạm về chứng thực chữ ký sẽ bị xử phạt, cụ thể như sau:

– Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: Giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực; không thực hiện yêu cầu chứng thực đúng thời hạn theo quy định; chứng thực ngoài trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; từ chối yêu cầu chứng thực không đúng quy định của pháp luật; không bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; không niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết, phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực…

– Phạt tiền từ 5.000.000 đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà không ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu theo đúng quy định; không ghi lời chứng vào trang cuối của bản sao giấy tờ, văn bản có từ 2 trang trở lên; không đóng dấu giáp lai đối với bản sao giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực đã ký có từ 2 tờ trở lên; chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc không ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký; không ghi lời chứng trong văn bản chứng thực…

– Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 9 tháng đến 12 tháng đối với một trong các hành vi sau: Chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; chứng thực bản sao từ bản chính mà không đối chiếu với bản chính; chứng thực chữ ký trong trường hợp tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

5. Thủ tục chứng thực chữ ký

Người có yêu cầu chứng thực chữ ký đến trụ sở của Ủy ban nhân dân có thẩm quyền. xuất trình giấy tờ tùy thân :Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; kèm giấy tờ, văn bản cần chứng thực.

Người có thẩm quyền chứng thực chữ ký tiếp nhận giấy tờ, nếu thấy người yêu cầu chứng thực đủ minh mẫn thì yêu cầu người đó ký tên vào giấy tờ, văn bản sau đó ghi lời chứng thực và trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu. Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Đối với văn bản có chữ ký của nhiều người thì người chứng thực phải tiến hành chứng thực hết tất cả chữ ký của những người ký tên trên giấy tờ, văn bản.

Thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực: Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực tiến hành giải quyết yêu cầu ngay trong ngày nhận được yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với những yêu cầu tiếp nhận sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo, cơ quan tiếp nhận yêu cầu cần có phiếu hẹn trả kết quả ghi rõ ngày, giờ cho người yêu cầu chứng thực.

Lưu ý: Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực không thể ký.

Trong trường hợp cần chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài cơ quan, tổ chức có thẩm quyền có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp bản dịch của giấy tờ, văn bản bằng Tiếng Việt. Người cung cấp bản dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

6. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực

Người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm đảm bảo về tính hợp pháp, tính chính xác của giấy tờ, văn bản cần chứng thực.

Người chứng thực chữ ký có trách nhiệm với tính chính xác của chữ ký được chứng thực trên giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực chữ ký.

7. Ý nghĩa của việc chứng thực chữ ký đối với hoạt động tư pháp

Đứng trước tình trạng làm giả chữ ký xuất hiện quá nhiều, dẫn tới nhiều hệ lụy trong đời sống của người bị làm giả chữ ký, pháp luật đã ban hành quy định pháp luật về chứng thực chữ ký với mục đích làm giảm tình trạng vụ án liên quan đến chữ ký giả xảy ra, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trên đây là toàn bộ các quy định của pháp luật về việc đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam. Trường hợp cần tư vấn, hỗ trợ thêm bất kỳ thông tin nào khác có liên quan, Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty luật TNHH Dương Gia để được giải đáp.

Trên đây là những trường hợp chứng thực chữ ký và trường hợp không được chứng thực chữ ký. Trường hợp cần tư vấn, hỗ trợ thêm bất kỳ thông tin nào khác có liên quan, Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty luật TNHH Dương Gia để được giải đáp.