Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ?

1. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa trong môi trường lưu trữ bao gồm việc lấy một đối tượng vật lý hoặc mục tương tự, chẳng hạn như một đối tượng nghệ thuật, băng ghi âm, bản đồ hoặc thư từ, từ một bộ sưu tập hiếm hoặc duy nhất, thường là cực kỳ mỏng manh và chụp ảnh của mục đó, và chuyển ảnh sang phương tiện kỹ thuật số. Các bản in hoặc âm bản được quét sang định dạng kỹ thuật số chẳng hạn như JPEG (1.400 pixel) và thậm chí lớn hơn, tệp TIFF (Định dạng tệp hình ảnh được gắn thẻ, 2000 pixel). Các tệp kỹ thuật số được nhập vào và quản lý bằng cách sử dụng các chương trình phần mềm. Các tệp kỹ thuật số có thể được đọc, nén, chuyển và truy xuất qua mạng máy tính, sau đó có thể truy cập và xem trên màn hình máy tính. Sản phẩm cuối cùng được xác định bởi các chức năng này được thực hiện tốt như thế nào.

Các cơ quan chính phủ, các tổ chức giáo dục đại học, và các ngành thương mại và giải trí đang phát triển nhanh chóng cơ sở hạ tầng công nghệ để đáp ứng nhu cầu truy cập cần thiết trên Internet. Internet sẽ trở thành môi trường nghiên cứu, giảng dạy, diễn đạt, xuất bản và giao tiếp”. Nhiều người, đặc biệt là thế hệ trẻ, tham khảo thư viện và kho lưu trữ như một phương sách cuối cùng. Điều này phải thay đổi nếu các thư viện và kho lưu trữ muốn tiếp tục với tư cách là nhà cung cấp thông tin chính.

Các tổ chức văn hóa đang đầu tư vào các dự án kỹ thuật số vì một số lý do bao gồm; để cung cấp quyền truy cập, giảm việc xử lý quá mức tài liệu để bảo quản nó, và “quan hệ công chúng” để hỗ trợ việc quảng bá các bộ sưu tập và tổ chức. Bằng cách tạo ra các đại diện kỹ thuật số cho các bộ sưu tập của họ, các tổ chức tiếp tục ủng hộ quan điểm rằng có giá trị trong các tài liệu mà họ lưu giữ.

2. Ưu điểm và nhược điểm của quá trình số hóa:

2.1. Ưu điểm của số hóa:

Các dự án hình ảnh kỹ thuật số cung cấp những lợi thế độc đáo. Thông tin và nội dung có thể được chuyển trực tiếp đến người dùng cuối và có thể được truy xuất từ ​​xa. Chất lượng hình ảnh có thể khá tốt và thường được nâng cao, với khả năng liên tục được cải thiện. Có thêm lợi thế với khả năng tìm kiếm toàn văn, lập chỉ mục tập hợp chéo và giao diện người dùng được thiết kế mới cho phép sử dụng tài liệu và nội dung mới. Tính linh hoạt của vật liệu kỹ thuật số là một lợi thế khác. Vì dữ liệu không “cố định”, như với giấy hoặc văn bản in, nên dễ dàng định dạng lại, chỉnh sửa và in.

Hơn nữa, khả năng cung cấp cho một số lượng lớn người dùng quyền truy cập vào tài liệu của bộ sưu tập độc đáo hoặc đặc biệt (thường chỉ được xem tại chỗ) có thể là tính năng hấp dẫn nhất của các dự án chuyển đổi kỹ thuật số. Các nguồn tài nguyên trực tuyến phục vụ nhu cầu địa phương, quốc gia và quốc tế. Tăng cường truy cập bằng bất kỳ phương tiện nào, đặc biệt là từ xa, làm cho việc nghiên cứu lịch sử hoặc văn học dễ dàng hơn nhiều. Việc cho phép nhiều đối tượng hơn xem các đại diện kỹ thuật số của tài liệu chính cung cấp một dịch vụ tuyệt vời và tăng tiện ích cho bộ sưu tập. Không có chi phí đi lại liên quan và sự tương tác này có thể cho phép tạo ra kiến ​​thức mới.

Cung cấp quyền truy cập vào tài liệu chính có thể giúp “công khai” tài liệu đó cho các phòng ban và đồng nghiệp khác, đồng thời chứng minh tầm quan trọng của các bộ sưu tập. Các bộ phận của Bộ sưu tập Đặc biệt có thể giới thiệu “đồ trang sức trên vương miện” từ thư viện nghiên cứu.

Những thay đổi sâu sắc về thái độ nghề nghiệp, tài trợ tư nhân và công, sự sẵn có của các bản sao chép hình ảnh, và công nghệ truyền thông điện tử đã dẫn đến việc các bảo tàng và cơ quan lưu trữ đánh giá lại đối tượng mục tiêu của họ. Thị trường giáo dục phổ thông là đối tượng mục tiêu mới, và phương pháp mới để cung cấp thông tin là thông qua các phương tiện điện tử, thường là thông qua World Wide Web. Các dự án số hóa cho phép khôi phục dữ liệu mở rộng, cho phép học bổng mà trước đây không thể thực hiện được với tài liệu tương tự. Các cải tiến của máy tính, chẳng hạn như nhận dạng ký tự quang học nâng cao (OCR), cho phép phân tích sâu hơn.

Nhưng các tổ chức cần nhận ra rằng tài nguyên kỹ thuật số là tài sản thể chế theo đúng nghĩa của chúng, và không chỉ đơn thuần là đại diện của một đối tượng tương tự; chúng phải được quản lý, bảo quản và di chuyển theo thời gian.

Tham gia vào các dự án số hóa, cho phép phát triển chuyên môn khi nhân viên đạt được các kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn mới trong khi hoàn thành dự án. Một tổ chức và nhân viên của nó cũng trở thành “tài sản” và có thể chia sẻ kiến ​​thức chuyên môn và bài học kinh nghiệm với các tổ chức khác. Số hóa không chỉ cung cấp “giá trị gia tăng” cho các nguồn tài nguyên; nó cũng có thể thổi luồng sinh khí mới vào các tổ chức cũ hơn .

Một ưu điểm khác của việc tạo vật thay thế kỹ thuật số là, việc sử dụng vật thay thế làm giảm việc xử lý vật liệu cũ hoặc dễ vỡ, hy vọng kéo dài tuổi thọ của vật liệu gốc.

2.2. Nhược điểm của số hóa:

Nhân viên chuyên môn được yêu cầu và các nguồn lực bổ sung thường là chi phí lớn nhất trong các dự án số hóa. Không chỉ cần phân bổ ngân sách lớn để tài trợ cho nghiên cứu và lựa chọn trí tuệ, mà còn phải dành thời gian cho việc đánh giá tính khả thi, đào tạo và sắp xếp thứ tự ưu tiên có phương pháp cho các mục hoặc bộ sưu tập được số hóa. Những yêu cầu này kéo nhân viên ra khỏi khối lượng công việc thường xuyên của họ. Lập danh mục tài liệu mới bổ sung thêm chi phí cơ bản cho ngân sách. Các dự án chuyển đổi kỹ thuật số yêu cầu các mức công việc bổ sung không cần thiết trong các dự án định dạng lại truyền thống. Nhiều tổ chức thiếu chuyên môn và việc chuẩn bị phải được lên kế hoạch tốt.

Chuyển đổi kỹ thuật số vẫn chưa phải là một hình thức bảo tồn; dựa vào phương tiện lâu dài, ổn định, điều không thể mong đợi với công nghệ ngày nay. Phương tiện bảo quản dài hạn duy nhất được chấp nhận là giấy bền không chứa axit hoặc vi phim bảo quản.

Việc tiếp cận các đại diện kỹ thuật số thành công thường khuyến khích mọi người muốn tham khảo tài liệu gốc. Điều này ảnh hưởng đến nhân viên theo những cách khác với nhiều cuộc gọi, thư từ và yêu cầu xuất bản hoặc sao chép các tài liệu và dịch vụ tham khảo bổ sung là cần thiết. Các sản phẩm thay thế chất lượng cao phải được tạo ra để đáp ứng nhu cầu của người dùng hoặc họ sẽ cần quay lại và tham khảo bản gốc.

Chi phí tài chính rất cao và các tổ chức văn hóa thường hoạt động với ngân sách bằng phẳng hoặc tăng nhẹ. Môi trường hoạt động phải có hoạt động gây quỹ và trách nhiệm giải trình. Với chi phí lớn về thời gian và kinh phí của nhân viên như vậy, “rủi ro mất mát” là rất cao.

Một nhược điểm khác của việc tạo đại diện kỹ thuật số là người dùng hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính và kết nối Internet ổn định để xem và truy xuất thông tin kỹ thuật số. Tùy thuộc vào khả năng phần cứng và phần mềm của người dùng, quyền truy cập có thể gây khó chịu vì có rất nhiều kiểu máy tính, nền tảng, phần mềm và phần cứng trên khắp thế giới.

Việc dễ dàng tiếp cận bộ sưu tập kỹ thuật số dẫn đến kỳ vọng cao của người dùng cuối. Có xu hướng tin rằng mọi thứ đều có sẵn trên mạng, rằng mọi thông tin đều đúng và chính xác, và mọi thứ trực tuyến đều miễn phí. Hiếm khi người dùng hiểu hoặc đánh giá cao phạm vi của bộ sưu tập và mối quan hệ của nó với các phần khác của bộ sưu tập. .

3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ:

Có nhiều bước cũng như cách thức khác nhau để số hóa tài liệu lưu trữ. Dưới đây là một số bước hay được áp dụng cho việc số hóa tài liệu:

* Đề cử một bộ sưu tập – Chọn tài liệu lưu trữ để số hóa

Khi chọn tài liệu để số hóa, cần trả lời những câu hỏi sau:

– Tại sao bộ sưu tập này lại quan trọng?

– Ai sẽ sử dụng bộ sưu tập này sau khi số hóa?

– Định dạng của bộ sưu tập này có phù hợp với màn hình kỹ thuật số không?

– Điểm mạnh và điểm yếu của bộ sưu tập này theo điểm đánh giá của Dịch vụ lưu trữ và Sáng kiến kỹ thuật số là gì?

– Gửi biểu mẫu đề cử

* Lên lịch thực hiện số hóa

* Chọn vật liệu được quét

– Thư viện của bạn có sở hữu những tài liệu này không?

– Tình trạng bản quyền của những tài liệu này là gì?

– Có bất kỳ tài liệu nào liên quan đến quyền riêng tư hoặc các hạn chế pháp lý không?

– Các tài liệu có bất kỳ vấn đề bảo quản nào không?

* Quét

– Ai nên làm công việc chẩn đoán hình ảnh?

– Chi phí cho công việc chẩn đoán hình ảnh là bao nhiêu?

– Hình ảnh sẽ mất bao lâu?

– Định dạng đầu ra mong muốn là gì?

– Định dạng phái sinh mong muốn là gì?

* Tạo siêu dữ liệu

– Ai nên tạo (các) bản ghi siêu dữ liệu?

– Dịch vụ Lưu trữ và Sáng kiến Kỹ thuật số

– Chi phí tạo siêu dữ liệu sẽ là bao nhiêu?

– Quá trình tạo siêu dữ liệu sẽ mất bao lâu?

– Có bất kỳ thông tin hiện có nào về bộ sưu tập, chẳng hạn như một bản ghi mua, bản ghi danh mục, tìm kiếm viện trợ, chỉ mục hoặc phiên âm không?

– Có cần phải có bất kỳ siêu dữ liệu nào ngoài Dublin Core Đủ điều kiện để mô tả, sử dụng hoặc bảo quản mặt hàng không?

* Nhập vào DLG

– Tất cả các tệp hình ảnh có thể được tương ứng với một bản ghi siêu dữ liệu không?

– DLG có lưu trữ hình ảnh và siêu dữ liệu không?

– DLG sẽ bảo quản các tệp tổng thể lưu trữ chứ?

– Bao nhiêu dung lượng sẽ được yêu cầu để lưu trữ / lưu trữ tệp?

– Chi phí lưu trữ / lưu trữ sẽ là bao nhiêu?

* Thu hoạch bởi DPLA

Tất cả các bộ sưu tập Dịch vụ lưu trữ và Sáng kiến ​​kỹ thuật số đều do DPLA thu thập

*  Tạo quyền truy cập công cộng trực tuyến

– Nếu bộ sưu tập đang được lưu trữ bởi DLG, nó có thể xuất hiện trực tuyến bất cứ khi nào quá trình nhập hoàn tất.

– Nếu bộ sưu tập đang được lưu trữ bởi một người nào đó không phải DLG, thì cần thực hiện các bước nào để bộ sưu tập có sẵn trực tuyến?

* Lưu trữ tệp chính và tệp phái sinh

– Nếu DLG đang lưu trữ các tệp. Nếu tệp đang được lưu trữ ở nơi khác, những bước nào được yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản và truy cập chúng?