CC và BCC trong email là một số công nghệ lâu đời nhất vẫn đang được sử dụng hàng ngày. Dưới đây là bài viết về: Cc là gì? Bcc là gì? Cách sử dụng Cc, Bcc trong Email?, mời bạn theo dõi.
Mục lục bài viết
1. Cc là gì?
CC trong email là viết tắt của cụm từ Carbon Copy có nghĩa là tạo bản sao của email nên bạn có thể hiểu nó là tính năng cho phép người gửi gửi một “bản sao” của email cho một ai đó không phải là người nhận chính trong trường hợp tiếp theo: của email. Khi bạn sử dụng CC để gửi email cho nhiều người cùng lúc, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả họ đều có thể xem được nội dung email cũng như danh sách những người nhận email.
Ví dụ: giả sử bạn đang gửi email cho một khách hàng tiềm năng để yêu cầu báo giá dự án và muốn gửi một bản sao của email đó cho người quản lý của mình để anh ấy có thể cập nhật thông tin về trao đổi. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhập địa chỉ email của khách hàng tiềm năng vào trường Đến: và địa chỉ email của người quản lý của bạn vào trường CC.
Bạn thấy đấy, ngày xưa khi hầu hết các giao tiếp được thực hiện trên giấy, nếu bạn phải tạo một bản sao thực của một bức thư, bạn phải chèn giấy than vào giữa hai tờ giấy để in lại những gì bức thư gốc nói, giống như hình ảnh dưới.
Khi giao tiếp dần dần thay đổi từ giấy sang email trong những năm qua, nhu cầu gửi “bản sao” email cho ai đó cũng dần xuất hiện. Và đó là lý do tính năng CC ra đời.
2. Bcc là gì?
BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy. Giống như cách CC hoạt động trong email, BCC được sử dụng để gửi một bản sao của email cho ai đó. Tuy nhiên, không giống như CC, có một sự khác biệt lớn trong cách thức hoạt động của BCC.
Khi bạn CC email cho ai đó, người nhận trong cả trường hợp Đến chính (To:) và trường hợp CC có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau. Trong ví dụ trên, khách hàng tiềm năng có thể thấy rằng người quản lý của bạn đã được CC trong email. Ngược lại, nếu bạn không muốn điều này xảy ra, tức là nếu bạn muốn giữ bí mật cho người nhận bản sao, hãy sử dụng tính năng BCC.
Tất cả các địa chỉ email được đề cập trong trường BCC đều bị ẩn, vì vậy người nhận trong trường hợp Đến (To:) và CC không thể nhìn thấy chúng.
3. So sánh các sử dụng Cc, Bcc trong Email:
Khi bạn CC mọi người trên một email, danh sách CC sẽ hiển thị với tất cả những người nhận khác. Ví dụ: nếu bạn CC bob@example.com và jake@example.com thì cả Bob và Jake sẽ biết rằng người kia cũng đã nhận được email.
Trong khi với BCC, không ai ngoài người gửi có thể xem danh sách người nhận BCC. Ví dụ: nếu bạn có bob@example.com và jake@example.com trong danh sách BCC, cả Bob và Jake đều không biết rằng người kia đã nhận được email.
Họ có thể xem mọi thứ khác, bao gồm danh sách người nhận qua CC và nội dung của email, nhưng sẽ không biết ai có cùng BCC với họ — và cũng không ai có thể xem danh sách ngoại trừ người gửi. Vì vậy, tính năng BCC thường được sử dụng trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.
Ngoài ra, nó còn có tác dụng rút gọn danh sách người nhận email, giúp email trở nên ngắn gọn hơn.
4. Khi nào dùng CC, BCC trong gmail?
Khi nào sử dụng CC để gửi thư
Về mặt kỹ thuật, tính năng CC hoạt động chính xác như trường hợp Đến (To:) trong email. Nghĩa là, sẽ không có gì khác biệt cho dù bạn đặt địa chỉ email vào trường hợp Đến (To:) hay trường CC, vì email sẽ được gửi đến người nhận và mỗi người trong số họ có thể nhìn thấy địa chỉ email của người kia. Vậy tại sao vẫn cần tính năng CC này?
Điều này được tóm tắt trong một khái niệm gọi là nghi thức email, còn được gọi là quy tắc ứng xử trong giao tiếp qua email. Khi soạn email, trường hợp Đến (To:) dành cho những người nhận mà bạn muốn gửi trực tiếp. Mặt khác, trường CC dành cho người nhận cần biết nội dung email nhưng không liên quan trực tiếp. Ví dụ: Một CEO Nếu bạn gửi email trao đổi với bộ phận kinh doanh thì trưởng và phó phòng kinh doanh là người nhận chính, các nhân viên kinh doanh khác không trao đổi trực tiếp có thể CC vào.
Nói chung, nếu bạn nhận được email CC, bạn sẽ không cần trả lời hoặc thực hiện bất kỳ hành động nào.
Khi nào sử dụng BCC để gửi thư
BCC không giống CC và thực tế có rất nhiều trường hợp bạn có thể sử dụng tính năng đó. Vì các địa chỉ email được đề cập trong trường BCC luôn ở chế độ riêng tư và ẩn, bạn có thể tham khảo một số ví dụ về việc sử dụng BCC bên dưới để mang lại lợi ích cho mình.
– Khi bạn phải gửi một email cho một số lượng lớn người nhận, nhưng không muốn chia sẻ địa chỉ email của mọi người với nhau, bạn có thể sử dụng BCC. Ví dụ: một giáo viên trong trường cần gửi email cho tất cả phụ huynh trong lớp của cô ấy, nhưng không muốn công khai tất cả các địa chỉ email. Trong trường hợp này, cô ấy có thể nhập địa chỉ email của mình vào trường Đến và tất cả địa chỉ email của cha mẹ vào trường BCC.
– Khi bạn muốn gửi cho người C nào đó thông tin mà bạn đang trao đổi với người B nhưng không muốn người B biết, bạn có thể sử dụng BCC.
5. Cách sử dụng Cc, Bcc trong Email?
Email CC
Bước 1 : Bạn click vào ô “CC” góc phải phần soạn email. Đối với thư CC đã gửi, bạn có thể làm tương tự.
Bước 2 : Bạn nhập tất cả các địa chỉ email đã phân loại vào trường CC, các email sẽ được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
Điền các email bạn cần cc và chúng được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy
Bước 3 : Sau khi soạn xong, bạn kiểm tra lại toàn bộ nội dung, tiêu đề thư, lỗi chính tả và địa chỉ email xem đã đủ hay chưa rồi nhấn nút Gửi.
Email BCC
Bước 1 : Bạn click vào trường “BCC” góc bên phải khung soạn thảo email.
Bước 2 : Bạn nhập tất cả các địa chỉ email đã phân loại vào trường BCC, các email sẽ được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
Điền các email bạn cần bcc và chúng được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy
Bước 3 : Sau khi soạn xong, bạn kiểm tra lại toàn bộ nội dung, tiêu đề thư, lỗi chính tả nếu có cũng như địa chỉ email đã đủ hay chưa rồi nhấn nút Gửi.
Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng CC và BCC là hữu ích. Tuy nhiên, có những trường hợp khi sử dụng giao thức không chính xác có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý. Do đó, điều quan trọng là đảm bảo bạn đã quen thuộc với cách sử dụng chính xác của cả hai. Hãy luôn nhớ rằng:
– BCC phải được sử dụng khi gửi email tiếp thị, bản tin hoặc email không mong muốn khác. Nếu bạn chia sẻ dữ liệu cá nhân (địa chỉ email) trong những trường hợp này, có thể có những tác động pháp lý.
– BCC không được sử dụng khi chia sẻ thông tin nhạy cảm với cấp trên về hiệu suất của đồng nghiệp, khách hàng, đối tác hoặc bất kỳ ai khác. Trong trường hợp xấu nhất, người mà bạn đang thảo luận (và là thành viên của chuỗi) có thể nhấn nút “trả lời tất cả” và tính chất bí mật của tin nhắn của bạn sẽ được chia sẻ với tất cả những người tham gia. Điều này cũng có thể có ý nghĩa pháp lý.
Có một số điều cần nhớ khi sử dụng CC và BCC. Ở đây chúng ta cùng xem xét những điểm quan trọng nhất cần suy nghĩ trước khi nhấn gửi email cực kỳ quan trọng đó:
| LÀM | ĐỪNG |
| Sử dụng CC khi bạn cần đảm bảo ai đó được giữ trong vòng lặp. Bạn có thể sử dụng CC làm FYI khi bạn không nhất thiết cần thêm bất kỳ thông tin đầu vào nào từ người đó. | Sử dụng CC theo cách tích cực thụ động. Nếu ai đó chưa trả lời email của bạn, thì đừng CC sếp sớm. |
| Sử dụng CC khi bạn cần bao gồm nhiều địa chỉ liên hệ hơn trong một chuỗi email đang chạy. | Sử dụng CC để quản lý vi mô các dự án hoặc nhân viên. Yêu cầu sử dụng CC trên TẤT CẢ các thông tin liên lạc thật ngột ngạt. |
| Sử dụng CC khi giới thiệu những người đã yêu cầu giới thiệu. Làm điều này cho phép chia sẻ chi tiết liên hệ mà bạn không nhất thiết phải tham gia cuộc trò chuyện sau phần giới thiệu ban đầu. | Không sử dụng CC khi bạn đang giới thiệu những người sẽ làm việc trong cùng một dự án với bạn. Bạn sẽ muốn tiếp tục là một phần của cuộc trò chuyện khi bạn tiến bộ. |
| Sử dụng BCC khi gửi email cho những cá nhân muốn quyền riêng tư của họ được tôn trọng. | Đừng sử dụng BCC chỉ để xem lén email của cấp trên như một phương pháp “kiểm tra” ai đó. |
| Sử dụng BCC bất cứ khi nào gửi email tiếp thị hoặc email công ty cho những người từ các công ty khác. | Không sử dụng BCC khi gửi email tiếp thị hoặc email công ty của chúng tôi trong công ty của bạn. |
