Điều kiện sử dụng con dấu trong tổ chức, cơ quan nhà nước

1. Điều kiện sử dụng con dấu trong tổ chức, cơ quan nhà nước:

Trước hết, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thì con dấu là khái niệm để chỉ phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý, đăng ký sử dụng, con dấu được sử dụng để đóng lên các loại giấy tờ, văn bản của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP bao gồm:

• Con dấu có hình quốc huy;

• Con dấu có biểu tượng;

• Con dấu không có biểu tượng;

• Con dấu được sử dụng dưới dạng dấu ướt; sử dụng dưới dạng dấu nổi; con dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu, có quy định về điều kiện sử dụng con dấu. Theo đó, điều kiện sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức nhà nước bao gồm:

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đó có quy định cụ thể về vấn đề được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quy định trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền; đồng thời cần phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng trên thực tế;

• Quá trình sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại Luật, nghị định, pháp lệnh, quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định cụ thể trong các Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, các loại giấy tờ có dán ảnh, niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật sẽ có quyền được phép sử dụng các loại con dấu như sau: dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi;

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước chỉ được phép sử dụng một con dấu theo mẫu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trong trường hợp cần thiết cần phải sử dụng thêm các loại con dấu khác (ví dụ như: dấu ướt, dấu nổi, dấu xi, dấu thu nhỏ) thì sẽ thực hiện theo quy định như sau:

+ Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt thì bắt buộc phải được sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

+ Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước có quyền tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi;

+ Tổ chức kinh tế sẽ có quyền tự đưa ra quyết định về vấn đề sử dụng thêm con dấu.

2. Kiểm tra việc sử dụng con dấu trong tổ chức, cơ quan nhà nước như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu, có quy định về vấn đề kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu trong tổ chức, cơ quan nhà nước. Theo đó:

(1) Về hình thức kiểm tra, có thể kiểm tra theo các hình thức như: kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất. Cụ thể như sau:

• Kiểm tra định kỳ. Kiểm tra định kỳ sẽ được thực hiện không vượt quá một lần trong khoảng thời gian 12 tháng (01 năm). Trước khi tiến hành thủ tục kiểm tra, cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra cần phải thông báo trước thời gian ba ngày làm việc cho các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được kiểm tra. Và cần phải thông báo về thời gian kiểm tra, nội dung kiểm tra, thành phần của đoàn kiểm tra;

• Kiểm tra đột xuất. Kiểm tra đột xuất sẽ được tiến hành khi phát hiện cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có dấu hiệu thực hiện hành vi vi phạm quy định của pháp luật hoặc có đơn khiếu nại, đơn tố cáo liên quan trực tiếp đến quá trình quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra trước khi tiến hành thủ tục kiểm tra con dấu cần phải thông báo về lý do kiểm tra đột xuất. Cán bộ được giao nhiệm vụ kiểm tra cần phải xuất trình các loại giấy tờ có liên quan phải giấy giới thiệu của cơ quan có thẩm quyền trước khi kiểm tra.  

(2) Thẩm quyền kiểm tra:

• Cục cảnh sát quản lý hành chính về an ninh trật tự xã hội là cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước thuộc thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu;

• Phòng cảnh sát quản lý hành chính về an ninh trật tự xã hội thuộc Công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành hoạt động kiểm tra về vấn đề quản lý, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.

(3) Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra cần phải có trách nhiệm, nghĩa vụ xây dựng kế hoạch kiểm tra, thời gian kiểm tra việc quản lý con dấu, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước trước khi tiến hành hoạt động kiểm tra trên thực tế. Đồng thời, cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước được kiểm tra cần phải chuẩn bị đầy đủ các nội dung kiểm tra đã được thông báo tổ chức, bố trí người có thẩm quyền để làm việc trong quá trình kiểm tra, phân công rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình tiến hành hoạt động kiểm tra khi nhận được thông báo về việc kiểm tra con dấu. Việc kiểm tra định kỳ con dấu, kiểm tra đột xuất về vấn đề quản lý con dấu, sử dụng con dấu cần phải được lập thành biên bản. Biên bản kiểm tra cần phải ghi rõ nội dung về quá trình quản lý con dấu, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

3. Các hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình sử dụng con dấu trong tổ chức, cơ quan nhà nước: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu, có quy định về các hành vi bị nghiêm cấm. Bao gồm các hành vi cơ bản sau đây:

• Hành vi làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả trái quy định pháp luật;

• Hành vi mua bán con dấu, tiêu hủy con dấu trái phép;

• Hành vi sử dụng con dấu khi đã hết giá trị sử dụng;

• Cố tình làm biến dạng con dấu đã đăng ký, sửa đổi nội dung mẫu con dấu đã đăng ký trước đó;

• Không giao nộp con dấu theo yêu cầu, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

• Mượn con dấu, cho mượn, cho thuê, thuê con dấu, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của các cơ quan khác, tổ chức khác trong quá trình hoạt động;

• Chiếm giữ trái phép con dấu, chiếm đoạt con dấu trái quy định pháp luật, sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan có thẩm quyền;

• Làm giả con dấu, sửa chữa nội dung, làm sai lệch nội dung thông tin ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;

• Đóng dấu lên chữ ký của cá nhân không có thẩm quyền;

• Không chấp hành đầy đủ và kiểm tra con dấu theo yêu cầu của cơ quan chức năng, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

• Lợi dụng chức năng, nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục liên quan đến con dấu để gây phiền hà, hạch sách, xâm hại đến quyền lợi hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội;

• Thực hiện các hành vi khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

THAM KHẢO THÊM:

• Tội làm giả và sử dụng con dấu, tài liệu của cơ quan tổ chức
• Quy định sử dụng con dấu của doanh nghiệp mới nhất