Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ thẩm định giá điện tử

1. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ thẩm định giá điện tử:

Khoản 2 Điều 42 Văn bản hợp nhất 15/VBHN-VPQH 2022 hợp nhất Luật Giá có quy định về nghĩa vụ của doanh nghiệp thẩm định giá, Điều này quy định nghĩa vụ của doanh nghiệp thẩm định giá bao gồm có:

– Tuân thủ quy định về hoạt động thẩm định giá theo quy định của Luật Giá hiện hành và Luật doanh nghiệp;

– Cung cấp Báo cáo kết quả thẩm định giá và Chứng thư thẩm định giá cho khách hàng và bên thứ ba sử dụng về kết quả thẩm định giá theo hợp đồng thẩm định giá đã ký kết;

– Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính trung thực, khách quan của kết quả thẩm định giá;

– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho hoạt động thẩm định giá hoặc là trích lập quỹ dự phòng rủi ro nghề nghiệp;

– Bồi thường thiệt hại cho khách hàng theo quy định của pháp luật do vi phạm những thoả thuận ở trong hợp đồng thẩm định giá và trong trường hợp kết quả thẩm định giá gây ra thiệt hại đến lợi ích của khách hàng do không tuân thủ các quy định về thẩm định giá;

– Quản lý về hoạt động nghề nghiệp của thẩm định viên về giá thuộc quyền quản lý;

– Thực hiện về chế độ báo cáo;

– Lưu trữ về hồ sơ, tài liệu về thẩm định giá;

Theo đó, một trong các nghĩa vụ của doanh nghiệp thẩm định giá đó chính là lưu trữ hồ sơ, tài liệu về thẩm định giá. Tại Luật Giá 2023 (chuẩn bị có hiệu lực từ ngày 01/07/2024) cũng có quy định một trong các nghĩa vụ của của doanh nghiệp thẩm định giá đó chính là tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về thẩm định giá an toàn, đầy đủ, hợp pháp và bảo mật theo đúng với quy định của pháp luật về lưu trữ. Như vậy, dù theo quy định của Luật Giá 2012 hay Luật Giá 2023 thì nghĩa vụ của doanh nghiệp thẩm định giá đó là lưu trữ hồ sơ, tài liệu về thẩm định giá.

Khoản 1 Điều 7 Thông tư 38/2014/TT-BTC hướng dẫn Luật Giá về thẩm định giá được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 60/2021/TT-BTC quy định hồ sơ thẩm định giá phải đưa vào lưu trữ bằng giấy và dữ liệu điện tử kể từ ngày mà phát hành Chứng thư thẩm định giá. Theo đó, hồ sơ thẩm định giá được lưu trữ bằng hai hình thức đó chính là hình thức bằng giấy và hình thức bằng dữ liệu điện tử. Điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 38/2014/TT-BTC hướng dẫn Luật Giá về thẩm định giá được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 60/2021/TT-BTC quy định về hình thức lưu trữ bằng dữ liệu điện tử, Điều này quy định hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ điện tử phải có hệ thống và gồm có các nội dung cơ bản tại báo cáo kết quả của thẩm định giá, chứng thư thẩm định giá, các phụ lục và bảng tính kèm theo (nếu có).

Tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 38/2014/TT-BTC hướng dẫn Luật Giá về thẩm định giá được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 60/2021/TT-BTC quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu về thẩm định giá, Điều này quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 (mười) năm đối với hồ sơ thẩm định giá kể từ ngày mà phát hành chứng thư thẩm định giá. Doanh nghiệp thẩm định giá phải có các biện pháp để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận được và phục hồi được của hồ sơ thẩm định giá trong thời hạn lưu trữ.

Như vậy, qua các quy định trên thì có thể khẳng định được rằng thời gian lưu trữ hồ sơ thẩm định giá điện tử tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành chứng thư thẩm định giá. Tức là doanh nghiệp thẩm định giá phải có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu về thẩm định giá với thời gian ít nhất là 10 năm.

2. Quy định về cơ sở dữ liệu thẩm định giá:

Căn cứ Điều 10 Thông tư 38/2014/TT-BTC hướng dẫn Luật Giá về thẩm định giá được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 60/2021/TT-BTC thì cơ sở dữ liệu thẩm định giá được quy định như sau:

2.1. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về giá ở trung ương, doanh nghiệp:

Cơ quan quản lý nhà nước về giá ở trung ương (bao gồm có Bộ Tài chính và Bộ quản lý ngành, lĩnh vực) và ở địa phương (Sở Tài chính) có trách nhiệm:

– Xây dựng, khai thác và vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu về thẩm định giá phục vụ quản lý nhà nước ở trong lĩnh vực ngành, địa phương và thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình; cung cấp các thông tin (nếu có) cho các tổ chức, cá nhân khác khi có nhu cầu theo quy định của pháp luật;

– Hàng năm, lập dự toán ngân sách phục vụ cho việc xây dựng, khai thác và vận hành về hệ thống cơ sở dữ liệu về thẩm định giá trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước. Kinh phí để được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp thẩm định giá có trách nhiệm xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về thẩm định giá phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp và thực hiện về việc kết nối cơ sở dữ liệu này với cơ sở dữ liệu quốc gia về giá theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Bộ Tài chính có trách nhiệm xây dựng, khai thác và vận hành trung tâm cơ sở dữ liệu quốc gia về giá và thẩm định giá đảm bảo được tính tương thích và kết nối được với các hệ thống cơ sở dữ liệu về giá và thẩm định giá của những Bộ, ngành, địa phương và các nguồn khác; hướng dẫn việc thu thập, cập nhật, cung cấp các thông tin về giá và thẩm định giá phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước và theo yêu cầu của những tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật.

Các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực; Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và doanh nghiệp thẩm định giá phải có trách nhiệm báo cáo, cập nhật thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thẩm định giá.

2.2. Nội dung cơ sở dữ liệu về thẩm định giá ở trung ương và địa phương:

Nội dung cơ sở dữ liệu về thẩm định giá ở trung ương và địa phương, bao gồm có:

– Văn bản quy phạm pháp luật về giá, thẩm định giá và pháp luật có liên quan;

– Thông tin, tài liệu về giá tài sản được thẩm định giá theo đúng quy định của pháp luật về thẩm định giá;

– Tình hình thanh tra, kiểm tra, giải quyết về khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về thẩm định giá;

– Những thông tin có liên quan khác.

2.3. Nguồn thông tin, tài liệu phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu về thẩm định giá:

Nguồn thông tin, tài liệu phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu về thẩm định giá bao gồm dữ liệu lịch sử, dữ liệu hiện có, cụ thể như sau:

– Thông tin, tài liệu về tài sản được thẩm định giá do doanh nghiệp thực hiện thẩm định giá hoặc là do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện thẩm định giá cung cấp;

– Thông tin, tài liệu do cơ quan quản lý nhà nước về giá tiến hành điều tra, khảo sát, thu thập và do những cơ quan quản lý nhà nước cung cấp;

– Thông tin, tài liệu mua từ các đơn vị, cá nhân cung cấp các thông tin. Đối với cơ quan quản lý nhà nước về giá ở trung ương và ở địa phương, bổ sung thêm về nguồn thông tin do các doanh nghiệp đăng ký giá, kê khai giá; thông tin, tài liệu do những doanh nghiệp thẩm định giá cung cấp theo quy định của pháp luật và những trường hợp cần thiết khác phục vụ yêu cầu quản lý của Nhà nước.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất 15/VBHN-VPQH 2022 hợp nhất Luật Giá.

– Thông tư 38/2014/TT-BTC hướng dẫn Luật Giá về thẩm định giá được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 60/2021/TT-BTC.

THAM KHẢO THÊM:

• Chứng thư thẩm định giá là gì? Hiệu lực của chứng thư thẩm định giá?
• Thẩm định giá là gì? Khái niệm và đặc điểm về thẩm định giá?
• Quy trình, trình tự thủ tục thẩm định giá tài sản mới nhất