Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

1. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện qua các bước sau:

1.1. Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao bao gồm có các loại giấy tờ sau:

– 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự (tờ khai thực hiện theo mẫu quy định);

– Xuất trình bản chính của giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp (như chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu).

– 01 bản chụp của giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu sẽ không phải chứng thực);

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc là cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận (nếu như có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc là phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi những tờ của giấy tờ, tài liệu đó). Chuẩn bị thêm một bản chụp để lưu tại Bộ Ngoại giao.

– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc là tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng những thứ tiếng trên (không phải chứng thực; người nộp hồ sơ sẽ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch). Chuẩn bị thêm một bản chụp để lưu ở tại Bộ Ngoại giao.

Hồ sơ pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài bao gồm những giấy tờ sau:

– 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự (tờ khai theo mẫu quy định);

– Xuất trình bản chính của giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

– 01 bản chụp của giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc là cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc là Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc là tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu các giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

1.2. Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

Người có yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ đã chuẩn bị nêu trên đến cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự bằng một trong các phương thức sau:

– Nộp hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự

– Nộp hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện (được thực hiện tại tất cả những bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo các thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (là EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam).

1.3. Giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, nếu như hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu như hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự thuộc những trường hợp được miễn hoặc không được hợp pháp hóa lãnh sự, khi đó cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ các lý do cho người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp sau khi mà được giải thích, người nộp hồ sơ vẫn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự những giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, khi đó cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, các cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính của giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở là đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên các giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.

Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài mà chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao sẽ đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi mà nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

2. Thủ tục chứng nhận lãnh sự:

Thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện qua các bước sau:

2.1. Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự:

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao bao gồm những giấy tờ sau:

– 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự (tờ khai theo mẫu quy định);

– Xuất trình bản chính của giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

– 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp thực hiện nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài bao gồm những giấy tờ sau:

– 01 Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự (tờ khai theo mẫu quy định);

– Xuất trình bản chính của giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

– 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp thực hiện nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận kèm theo là 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

2.2. Nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự:

Người có yêu cầu chứng nhận lãnh sự nộp hồ sơ đã chuẩn bị nêu trên đến cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự bằng một trong các phương thức sau:

– Nộp hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự.

– Nộp hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự qua đường bưu điện.

2.3. Giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự:

Khi tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu như hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự thuộc các trường hợp được miễn hoặc là không được chứng nhận lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự. Trong trường hợp sau khi được giải thích, người nộp hồ sơ vẫn mà đề nghị chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu mà thuộc diện được miễn chứng nhận lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.

Cơ quan đại diện thực hiện chứng nhận lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh ở trong chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam trên các giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam thông báo.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

– Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 111/2011 về chứng nhận lãnh sự.

THAM KHẢO THÊM:

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu về hôn nhân và gia đình
• Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự?
• Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam