Hồ sơ, thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha con

1. Hồ sơ, thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha con:

1.1. Hồ sơ tiến hành đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha con:

Cá nhân có nhu cầu tiến hành đăng ký khai sinh cũng như kết hợp việc nhận cho con thì cần chuẩn bị hồ sơ với các giấy tờ như:

– Cần có tờ khai thể hiện yêu cầu đăng ký khai sinh, văn bản này được thực hiện theo mẫu;

– Đồng thời, cần có thêm tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu đã quy định;

– Bản chính Giấy chứng sinh là một trong những giấy tờ quan trọng. Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh;

– Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ  có thể được thể hiện qua văn bản như: 

+ Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

+ Trường hợp không có văn bản nêu trên thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

– Khi chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền sẽ phải mang kèm theo các loại giấy tờ phải xuất trình: Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con; Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình;

– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình;

1.2. Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con:

Quyết định 2228/QĐ-BTP ngày 14/11/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định công bố thủ tục hành chính mới; thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý.

Theo đó, thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con được quy định như sau:

Bước 1. Tiến hành chuẩn bị và nộp hồ sơ:

– Người có yêu cầu đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con sẽ nộp hồ sơ đăng ký khai sinh và đăng ký nhận cha, mẹ, con tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền;

– Thực hiện nghĩa vụ là nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh, đăng ký nhận cha, mẹ, con;

– Ngoài ra, còn có trách nhiệm nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con nếu có yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con.  

Bước 2. Tiếp nhận và xem xét hồ sơ:

– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ. Nếu đã thấy đầy đủ cơ sở là  hồ sơ hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, đưa Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý;

– Trách nhiệm sau khi tiếp nhận hồ sơ được giao cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa, cá nhân này thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định;

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì gửi văn bản thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.

Bước 3. Thẩm tra hồ sơ:

Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm). 

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+  Nếu có căn cứ để phải tiến hành kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức tư pháp – hộ tịch hẹn lại ngày trả kết quả. Văn bản này cần thể hiện được lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu;

Bước 4. Hoàn thiện thủ tục đăng ký khai sinh và nhận cha con 

Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng, đảm bảo những thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện:

– Phải lưu trữ các thông tin này vào trong Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, Sổ đăng ký khai sinh;

– Thực hiện các hoạt động về Cập nhật thông tin đăng ký khai sinh, đăng ký nhận cha, mẹ, con và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

– Tiến hành những việc như chuyển thông tin đến CSDLQGVDC để lấy Số định danh cá nhân;

– Sau khi CSDLQGVDC trả về Số định danh cá nhân, công chức tư pháp – hộ tịch in Giấy khai sinh, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển tới Bộ phận một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.

Bước 5. Nhận sổ đăng ký nhận cha con và giấy khai sinh:

Nhận Người có yêu cầu đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con (khi có mặt để lấy giấy tờ phải đem kèm theo  giấy tờ tuỳ thân để đối chiếu), cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra thông tin trên Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con, Giấy khai sinh, trong Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, Sổ đăng ký khai sinh và ký tên vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, Sổ đăng ký khai sinh, nhận Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con, Giấy khai sinh. 

2. Một số lưu ý trong giấy tờ làm thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha con:

– Những lưu ý về giấy tờ nộp, xuất trình:

+ Quy định về trách nhiệm của người tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu các thông tin các loại giấy tờ về việc đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha con:

 Các cá nhân này khi tiếp nhận giấy tờ được cá nhân gửi đến thì cần thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu các thông tin trong tờ khai, nhanh chóng chụp lại và ghi lại các thông tin để lưu hồ sơ. Nếu nhận thấy hồ sơ này không đảm bảo tính hợp lại vào đây đủ sẽ tiến hành trả lại cho người xuất trình;

+ Liên quan đến người yêu cầu đăng ký hộ tịch: hoàn toàn có thể lựa chọn nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc những bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để thực hiện quá trình đối chiếu thông tin.

Xét đến trường hợp người yêu cầu nộp bản chính kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận không được phép từ chối hoặc gây khó dễ mà phải có trách nhiệm kiểm tra độ chính xác bản chụp với bản chính và ký xác nhận thông tin, không được tiến hành yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó để hoàn tất thủ tục này;

Những giấy tờ không được quy định phải chuẩn bị trong hồ sơ đăng ký hộ tịch thì người tiếp nhận cũng không có quyền được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm các loại văn bản giấy tờ này;

+ Trong một số trường hợp nhất định văn bản cam kết cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch sẽ là văn bản được ký kết để xác nhận được rõ trách nhiệm và hệ quả pháp lý của các thông tin cung cấp tại cơ quan có thẩm quyền. Nội dung ở trong văn bản cam đoan về việc đăng ký hộ tịch phải được ghi nhận một cách rõ ràng trung thực;

– Một số liên quan đến vấn đề xác định họ dân tộc đặt tên cho trẻ cũng phải đặc biệt lưu ý:

+ Theo pháp luật hiện hành thì việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải đảm bảo sao cho phù hợp với quy định pháp luật cũng như gìn giữ được bản sắc, dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của người. Và để thuận lợi cho quá trình sử dụng thì tên gọi sẽ không được đặt quá dài hoặc khó sử dụng;

+ Về vấn đề họ dân tộc quê quán của con hoàn toàn có thể được cha mẹ thỏa thuận với nhau, còn trong trường hợp không thỏa thuận được thì khi đăng ký khai sinh, họ, dân tộc với con của con sẽ được xác định theo tập quán nhưng vẫn phải đảm bảo những thông tin này sẽ bám sát vào thông tin có liên quan đến cha hoặc mẹ.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Quyết định 2228/QĐ-BTP 2022 về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành; thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.