Hiện nay trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, việc sử dụng bản sao đã và đang dần trở nên phổ biến thậm chí là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa có cách xác định và chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa bản sao và bản photo công chứng.
Mục lục bài viết
1. So sánh giữa bản sao và bản photo công chứng:
Hiện nay, khái niệm bản sao đã được pháp luật quy định cụ thể. Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng và giao dịch, có quy định bản sao theo khái niệm hiện nay được xác định là các bản chụp từ bản chính hoặc các văn bản được chủ thể có thẩm quyền đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác giống như nội dung được ghi trong bản gốc. Bên cạnh đó, cũng cần cứ theo quy định tại khoản 7 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng và giao dịch, có quy định cụ thể về sổ gốc. Theo đó thì có thể hiểu, sổ gốc theo quy định của pháp luật là sổ do cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức có thẩm quyền tạo lập ra trong quá trình thực hiện việc cấp bản chính phù hợp với quy định của pháp luật, trong sổ gốc có phản ánh đầy đủ nội dung và chính xác giống như bản chính mà cơ quan và tổ chức có thẩm quyền đã cấp trước đó. Hiện nay, nhiều người đã có sự nhầm lẫn giữa bản sao và bản photo (trong đó có bản photo công chứng).
Nhiều người có quan điểm rằng 02 khái niệm bản sao và bản photo công chính là cùng một loại. Tuy nhiên trên thực tế và căn cứ theo quy định của pháp luật, bản sao và bản photo công chứng tồn tại một số điểm khác nhau dẫn đến giá trị pháp lý của bản sao và bản photo có công chứng cũng sẽ khác nhau.
Trước hết, khác với bản sao, khái niệm thế nào là bản photo không được pháp luật quy định một cách cụ thể, tuy nhiên, hoàn toàn có thể dựa trên bản chất của loại giấy tờ này thì có thể hiểu, bản photo được xem là bản tự sao chụp bằng thiết bị có công nghệ in ấn, các thiết bị của công nghệ hiện đại và không có bất kỳ sự xác nhận thay đóng dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bản photo chỉ được xem đơn thuần là bản đen trắng trích xuất ra từ bản gốc.
Ngược lại, bản photo công chứng lại là bản được in ấn bằng thiết bị công nghệ, tuy nhiên có đóng dấu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận rằng có nội dung y hệt và được sao y từ bản chính. Vì vậy, bản photo có công chứng có giá trị pháp lý cao hơn so với bản sao.
Để có thể nhận biết được sự khác nhau giữa bản sao và bản photo, trong đó có bản photo công chứng thì cần phải tìm hiểu quy định của pháp luật về những loại bản sao. Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 6 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng và giao dịch, có quy định cụ thể như sau:
– Trong trường hợp pháp luật quy định phải nộp bản sao thì có cơ quan và tổ chức sẽ phải có trách nhiệm, có nghĩa vụ tiếp nhận bản sao, các cơ quan và tổ chức đó theo quy định của pháp luật sẽ không được yêu cầu bản sao có chứng thực, tuy nhiên các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền hoàn toàn có yêu cầu xuất trình bản chính để có thể thực hiện thủ tục đối chiếu. Người đối chiếu sẽ phải có nghĩa vụ xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính đã được cấp trước đó;
– Các cơ quan và tổ chức chấp nhận bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao có thực hiện thủ tục chứng thực thì sẽ không được phép yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp các chủ thể có thẩm quyền có căn cứ về việc bản sao đó là bản sao giả mạo, bản sao bất hợp pháp thì lúc đó mới có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để thực hiện thủ tục đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu như nhận thấy cần thiết.
Như vậy theo như phân tích nêu trên, bản sao có thể được chia thành 03 loại: Bản sao thông thường, bản sao có chứng thực và bản sao được cấp từ bản gốc. Để có thể so sánh giữa bản sao và bản photo công chứng, có thể nhận biết các thuật ngữ này thông qua một số tiêu chí cơ bản sau:
| Tiêu chí | Bản sao thông thường | Bảng sao công chứng (bản photo công chứng) |
| Căn cứ pháp lý | Khoản 6 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng và giao dịch | Khoản 1 Điều 2 của Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng |
| Cơ quan thực hiện | Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 4 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng và giao dịch) | – Phòng công chứng – Văn phòng công chứng (Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng) |
| Giá trị pháp lý | Giá trị pháp lý thấp do chỉ đơn thuần có nội dung giống với bản chính. | Đây được đánh giá là văn bản có giá trị cao nhất do được công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của, không trái đạo đức xã hội của giấy tờ, văn bản |
2. Bản photo chưa công chứng có được coi là bản sao không?
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được quy định tại Điều 6 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có quy định cụ thể như sau:
– Trong trường hợp pháp luật quy định phải nộp bản sao thì có cơ quan và tổ chức sẽ phải có trách nhiệm, có nghĩa vụ tiếp nhận bản sao, các cơ quan và tổ chức đó theo quy định của pháp luật sẽ không được yêu cầu bản sao có chứng thực, tuy nhiên các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền hoàn toàn có yêu cầu xuất trình bản chính để có thể thực hiện thủ tục đối chiếu. Người đối chiếu sẽ phải có nghĩa vụ xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính đã được cấp trước đó;
– Các cơ quan và tổ chức chấp nhận bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao có thực hiện thủ tục chứng thực thì sẽ không được phép yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp các chủ thể có thẩm quyền có căn cứ về việc bản sao đó là bản sao giả mạo, bản sao bất hợp pháp thì lúc đó mới có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để thực hiện thủ tục đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu như nhận thấy cần thiết.
Theo đó, bản photo từ bản chính tuy nhiên chưa chứng thực được coi là bản sao.
3. Quy định về giá trị pháp lý của bản sao:
Theo quy định pháp luật hiện nay, các loại văn bản được xác định là bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính cũng có giá trị pháp lý trong một số trường hợp và được quy định cụ thể tại Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng và giao dịch, theo đó:
– Bản sao được cấp từ sổ gốc theo quy định của pháp luật sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, công chứng và chứng thực các giao dịch, có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
– Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch’
– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng.
