UBND xã có được chứng thực hợp đồng, giao dịch không?

1. Ủy ban nhân dân xã có được chứng thực hợp đồng, giao dịch không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì ta có thể hiểu chứng thực chính là việc xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện. Thông qua việc chứng thực thì sẽ  đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, và giao dịch.

Hoạt động chứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính, Chứng thực chữ ký và Chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Theo đó thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện. Lúc này thì bản sao được chứng thực từ bản chính  có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Còn chứng thực chữ ký chính là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

Chứng thực hợp đồng, giao dịch chính là việc chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch do cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Theo đó, hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Liên quan đến việc xác định thẩm quyền chứng thực hợp đồng của ủy ban nhân dân cấp xã về việc chứng thực hợp đồng giao dịch thì ta căn cứ theo quy định tại khoản 2, điều 5, nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Theo quy định này thì ta xác định được thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm:

Một là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

Hai  là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

Ba là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

Bốn là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

Năm là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

Sáu là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực di chúc;

Bảy là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

Tám là, ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà

Chín là, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Như vậy theo quy định trên thì ta có thể thấy được rằng Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền  chứng thực nhiều loại giấy tờ, trong đó có cả thẩm quyền chứng thực hợp đồng và giao dịch

2. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã:

2.1. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã:

Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp một bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ, tài liệu sau đây:

Một là, Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

Hai là, bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

Ba là, đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó thì người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch phải nộp thêm bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

2.2. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã:

Để thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân  cấp xã  thì bạn cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã nêu ở phần mục trên

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã neêu trên thì bạn có thể nộp hồ sơ tới ủy ban nhân dân cấp xã để thực hiện việc chứng thực hơp đồng, giao dịch.

Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực. Trường hợp nếu hồ sơ không hợp lệ thì người tiếp nhân hồ sơ phải trả lời bằng văn bản hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung thêm các giấy tờ, tài liệu còn thiếu để hoản thiện hò sơ. Nếu từ chối hồ sơ phải nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý.

Sau đó các bên tham gia hợp đồng, giao dịch ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

 Người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng.

Sau khi hướng dẫn người yêu cầu chứng thực hợp đồng giao dịch việc ký hợp đồng thì Ủy ban nhân dân xã ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch  theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Lưu ý: Khi ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch mà hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

3. Có nên chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì đối với những loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu bắt buộc phả thực hiện công chứng, chứng thực thì người yêu cầu có thể liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền công chưng, chưng thực như là ủy ban nhân dân câp xã, văn phòng công chứng và phòng công chứng. Bên cạnh đó thì như đã nêu ở phần mục trên, ủy ban nhân dân cấp xã cũng có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch. Như vậy, có thể hiểu rằng ủy ban nhân dân cấp xã hoàn toàn có thẩm quyền chứng thực do vậy bạn không cân lo nếu chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã sẽ sai thầm quyền.

Ngoài ra, về giá trị pháp lý của hợp đồng đã được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã được quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo quy định này thì ta xác định được rằng hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.  Hay nói một cách dễ hiểu hơn thi khi đã thực hiện việc chứng thực hợp đồng giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì hợp đồng, giao dịch đó sẽ có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Tức là hợp đồng, giao dịch chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã hay tại văn phòng công chứng, phòng công chứng đều có giá trị như nhau. Vì thế, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân xã.

Các văn bản sử dụng trong bài viết:

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cáp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.