Mẫu thư mời họp, giấy mời họp đối với công ty dường như không thể thiếu trong suốt cả năm hoạt động. Bài viết dưới đây là một số Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh, song ngữ chuyên nghiệp. Cùng tham khảo nhé.
Mục lục bài viết
1. Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh, song ngữ chuyên nghiệp – mẫu 1:
Dear Colleagues,
How are you today? I hope you are doing well. I’m writing to you today to invite you to a meeting that I’d like to discuss some issues of our company that need addressing.
The meeting will be at [date and time] in [place]. I hope to see you all there.
Thanks,
[Your name]
Các đồng nghiệp thân mến,
Hôm nay mọi việc thế nào? Tôi hy vọng mọi thứ đều được chia sẻ. Tôi viết những dòng này trân trọng kính mời quý công ty đến họp bàn một số vấn đề của công ty cần giải quyết.
Cuộc họp sẽ diễn ra tại [địa điểm] vào [thời gian, ngày]. Tôi hy vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cảm ơn,
[Tên của bạn]
2. Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh, song ngữ chuyên nghiệp – mẫu 2:
My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities].
I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department/etc…] to discuss [topic or topics].
As my schedule is available all days this week, I could attend to the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organise a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions.
Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.
Sincerely,
[Your name]
[Title/Company]
Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], làm việc cho [mô tả hoạt động của công ty].
Tôi muốn tổ chức một cuộc họp với người phụ trách [quản lý/tiếp thị/…] để thảo luận về [chủ đề hoặc chủ đề].
Tôi có thể sắp xếp một ngày cho bạn bất cứ lúc nào thuận tiện. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể sắp xếp/tổ chức cuộc hẹn này giữa [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị/tạo điều kiện thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách của bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn đã dành thời gian cho tôi. Mong đợi một phản ứng từ công ty của bạn
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh / Công ty]
3. Một số lưu ý khi viết thư mời bằng Tiếng Anh:
Một số lưu ý trong quá trình viết thư mời bằng tiếng Anh như sau:
Không thể viết tắt: Phải viết đầy đủ cấu trúc câu như: I, I will, I have seen, I don’t, v.v. Viết tắt như: I, I will, I don’t, I have seen.
Không được dùng các từ địa phương, tiếng lóng hay các từ chỉ sự thân mật như: muốn, con, bố, bạn, v.v., trừ trường hợp các chữ cái có cảm giác quá thân mật.
Hãy nói chuyện một cách lịch sự ngay cả khi bạn đang cảm thấy bị xúc phạm tiêu cực: sử dụng Dear ở đầu thư, và please khi bạn muốn từ bỏ yêu cầu.
Hãy ngắn gọn, nhưng giữ quan điểm. Câu văn cũng cần ngắn gọn, không sử dụng câu phức có từ 3 đến 4 mệnh đề liên tiếp (câu phức). Các câu nên có cấu trúc hoàn chỉnh sau: chủ ngữ, động từ, tân ngữ trực tiếp và tân ngữ gián tiếp nếu có.
Nhớ thuộc và sử dụng đúng các dấu câu để bài viết mạch lạc hơn như: dấu chấm, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu hai chấm. Nếu có nhiều ý phụ trong cùng một ý chính, hãy sử dụng gạch đầu dòng. Bỏ đăng ký hoặc tuyệt đối không sử dụng dấu chấm than (!).
Cuối thư nên đặt những cụm từ như: Trân trọng, Trân trọng, hai cụm từ này luôn được sử dụng linh hoạt trong nhiều vấn đề. Sincerely, Dùng trong tiếng Anh thư mời, thư xin việc, hay thư khiếu nại, hay thư mời vì có nghĩa là “chân thành”. Cụm từ “Faithfully Yours” thường được sử dụng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, bởi vì nó có nghĩa là “trung thành”.
4. Cách viết thư mời bằng Tiếng Anh, song ngữ đúng chuẩn:
– Tiêu đề – Heading
Phần tiêu đề sẽ được đề cập đầu tiên và phần này trong tiếng Anh vẫn được hiểu là “Tiêu đề”. Phần này sẽ là tên và mục đích bức thư mà bạn muốn gửi. Bạn muốn viết về chủ đề nào thì tên chủ đề sẽ theo chủ đề đó.
– Thông tin nội bộ – Địa chỉ nội bộ
Các thông tin của người viết như: Địa chỉ, số điện thoại, số fax hay địa chỉ e-mail cũng nên đặt ở đầu bức thư, ở giữa hoặc bên phải bức thư. Không sử dụng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư mời, người viết sẽ thường sử dụng tên công ty.
Dates: Trong khi sử dụng tiếng Anh, bạn nên chú ý đến việc viết ngày tháng. Người Anh thường viết ngày trước tháng sau, ví dụ 02/04/2000, trong khi người Mỹ thường viết tháng trước ngày sau ngày 04/02/2000. Và để tránh hiểu lầm, bạn nên viết đầy đủ ngày, tháng, năm như sau: 04/02/2000 hoặc cách thứ hai là 02/02/2000. Điều này không chỉ giúp giảm nhầm lẫn mà còn giúp tránh nhầm lẫn. Nó cũng làm cho lời mời trở nên lịch sự hơn so với cách bạn chỉ sử dụng các con số.
– Tên và địa chỉ người nhận: Việc trình bày tên, cùng với chức danh và tên công ty, địa chỉ trụ sở của đối tác (người nhận) cũng cần được trình bày giống như cách bạn trình bày tên công ty của mình. và các thông tin liên quan ở đầu thư. Sự khác biệt duy nhất là thông tin về người nhận được đặt ở bên trái của tin nhắn hoặc vì nó ở bên phải hoặc ở trung tâm.
Địa chỉ ở đầu thư nên viết theo lối mở đầu, ví dụ: Dear Mr/Mrs. Smith, Thưa bà/bà. Smith, Thưa ông/bà, Thưa ông/bà
– Nội dung thư – Body
Phần thân của thư mời nên được trình bày thành một khối tổng hợp, có thể kết hợp với các đoạn văn ngắn mạch lạc, trình bày rõ ràng và đầy đủ thông tin mà bạn muốn truyền tải đến người nhận. Đầu dòng để bắt đầu viết sẽ bắt đầu từ lề trái, không được chấp như cách viết thư trước đây.
Đây được cho là phần nội dung chính và quan trọng nhất, trình bày chi tiết về chủ đề bạn đang viết.
– Phần cuối thư nếu được mời ngược lại với những người mới quen, người Anh thường dùng những cụm từ lịch sự như: Trân trọng, Trân trọng, Trân trọng.
Ngoài ra, cần kèm theo chữ ký và họ tên của người viết thư.
Trong trường hợp tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể ghi chú thích ở cuối thư về số lượng tài liệu gửi kèm theo. Ví dụ: Enc: 2. .
5. Nội dung chính của thư mời họp:
Nội dung không thể thiếu trong mỗi
Trong đó, một số thông tin chính cần chú ý:
– Người được mời
Chưa biết đầy đủ các thông tin cơ bản, tổ chức hay người dân được biết. Nếu mời cá nhân thì phải ghi rõ họ tên, chức vụ của người được mời.
Ví dụ: Ông Trần Văn A, chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh
– Nội dung chính của cuộc họp
Nội dung cuộc họp được coi là vấn đề quan trọng nhất của giấy mời. Khi nắm bắt được nội dung chính của cuộc họp, người được mời sẽ biết mình cần chuẩn bị những giấy tờ gì, tài liệu gì, báo cáo gì trong cuộc họp. Mặc dù quan trọng nhưng nội dung cần được tóm tắt đủ để bao quát toàn bộ cuộc họp. Nội dung dài dòng, lan man không cần thiết, thậm chí gây khó hiểu cho người mời.
– Thời gian & Địa chỉ
Thời gian & địa điểm họp là vấn đề không thể thiếu của cuộc họp. Khi tổ chức cuộc họp, ban tổ chức đã có kế hoạch, tính toán thời gian và địa điểm hợp lý. Ngay cả khi số lượng cuộc họp lớn, ban tổ chức vẫn cần thuê phòng họp. Sau đó, thư mời tham dự sẽ bao gồm các chi tiết cụ thể về thời gian và địa điểm tham gia.
