Chứng thực di chúc tại UBND xã, phường là một trong những hình thức phổ biến nhằm bảo đảm giá trị pháp lý và tính an toàn của di chúc, đặc biệt đối với những trường hợp người lập di chúc không có điều kiện thực hiện công chứng. Vậy: Quy trình thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã/phường được thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Quy trình chứng thực di chúc tại UBND xã/phường:
Căn cứ theo Mục II ban hành kèm theo Quyết định 3152/QĐ-BTP về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp quy định thủ tục chứng thực di chúc. Cụ thể như sau:
1.1. Cách thức thực hiện thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã/phường:
Theo Tiểu mục 2 Mục C Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025, có thể thực hiện thủ tục chứng thực di chúc tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường thông qua một trong những cách thức sau:
- Nộp trực tiếp;
- Qua dịch vụ bưu chính;
- Trực tuyến trên môi trường điện tử.
1.2. Thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã/phường:
Quy trình thủ tục chứng thực di chúc tại Ủy ban nhân dân xã, phường được thực hiện như sau:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong các giấy tờ sau:
- Căn cước điện tử;
- Bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng và nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu đầy đủ, tại thời điểm chứng thực người lập di chúc tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
Bước 3: Ký di chúc.
Người lập di chúc phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, nếu di chúc có từ 02 (hai) trang trở lên thì phải ký vào từng trang. Trường hợp người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thì các bên tham gia giao dịch phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến di chúc. Người làm chứng do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng.
Bước 4: Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) ghi lời chứng di chúc theo mẫu quy định. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào từng trang của di chúc và ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định.
Người thực hiện chứng thực ký vào từng trang của di chúc (nếu hồ sơ không được tiếp nhận qua Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã), ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với di chúc có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của di chúc. Trường hợp di chúc có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Lưu ý:
- Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định.
- Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả. Người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của di chúc, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang di chúc với tư cách là người phiên dịch.
- Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.
Bước 5: Trả kết quả. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính này là Văn bản di chúc được chứng thực.
1.3. Phí chứng thực di chúc tại UBND xã/phường:
Phí chứng thực di chúc tại UBND xã/phường hiện nay là: 50.000 đồng/di chúc.
Mức phí này được đánh giá là hợp lý, thấp và phù hợp với khả năng chi trả của đại đa số người dân. Với chi phí không lớn nhưng mang lại giá trị pháp lý cao hơn so với các hình thức di chúc khác, việc chứng thực di chúc tại Ủy ban nhân dân cấp xã giúp xác nhận rõ ràng về ý chí tự nguyện, năng lực hành vi của người lập di chúc, đồng thời tăng độ tin cậy của di chúc khi giải quyết thừa kế. Đây là một giải pháp phù hợp, đặc biệt đối với người dân ở khu vực nông thôn hoặc những trường hợp không thuận tiện tiếp cận dịch vụ công chứng.
Nhìn chung, quy định nêu trên về mức phí chứng thực di chúc hiện nay thể hiện chính sách pháp luật mang tính hỗ trợ, tạo điều kiện cho người dân; đồng thời góp phần nâng cao tính an toàn pháp lý và hạn chế tranh chấp trong quan hệ thừa kế.
2. Thành phần hồ sơ chứng thực di chúc tại UBND xã/phường:
Căn cứ tiểu mục 2 Mục C Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025, người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
- Dự thảo di chúc;
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng. Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu chứng thực có thể nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu.
Quy định về thành phần hồ sơ chứng thực di chúc tại Ủy ban nhân dân xã/phường theo Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025 cho thấy sự chuẩn hóa, cụ thể và chặt chẽ hơn trong thủ tục hành chính về chứng thực di chúc. Việc yêu cầu người lập di chúc nộp dự thảo di chúc và các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản nhằm bảo đảm tính xác thực, hợp pháp của nội dung di chúc; đồng thời hạn chế tối đa tranh chấp phát sinh sau này.
Đáng chú ý, quy định này đã mở rộng và linh hoạt hình thức giấy tờ được chấp nhận; bao gồm bản chính, bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính. Điều này phù hợp với xu hướng cải cách thủ tục hành chính, chuyển đổi số và tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện chứng thực tại cấp xã/phường.
Bên cạnh đó, việc cho phép nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu khi nộp hồ sơ trực tiếp cũng thể hiện tinh thần hỗ trợ, giảm chi phí và thời gian cho người yêu cầu chứng thực.
Đặc biêt, quy định ngoại lệ đối với trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng là một điểm tiến bộ thể hiện rõ tính nhân văn và thực tiễn của pháp luật. Trong tình huống khẩn cấp, việc không bắt buộc xuất trình đầy đủ giấy tờ về tài sản giúp bảo đảm quyền lập di chúc và ghi nhận kịp thời ý chí cuối cùng của người để lại di sản.
3. Thời gian chứng thực di chúc tại UBND xã/phường:
Căn cứ tiểu mục 2 Mục C Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025 quy định về thời hạn giải quyết thủ tục chứng thực di chúc tại cấp xã từ ngày 01/11/2025 như sau:
Không quá 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Lưu ý: Trường hợp kéo dài thời hạn giải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
THAM KHẢO THÊM:

Tư vấn pháp luật qua Zalo


