Trước khi triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông, doanh nghiệp cần phải lên danh sách cổ đông có quyền tham dự và gửi thư mời. Việc ủy quyền tham dự đại hội đồng cổ đông xảy ra ở nhiều công ty hiện nay. Uỷ quyền dự họp đại hội đồng cổ đông có cần phải thực hiện thủ tục công chứng hay không?
Mục lục bài viết
1. Uỷ quyền dự họp đại hội đồng cổ đông có phải công chứng không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 144 của Văn bản hợp nhất
– Cổ đông, những người được xác định là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức theo quy định của pháp luật hoàn toàn có thể trực tiếp tham dự cuộc họp, hoặc có thể ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, một hoặc một số tổ chức khác dự họp đại hội đồng cổ đông, hoặc dự họp thông qua nhiều hình thức khác nhau căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 144 của Văn bản hợp nhất
– Việc ủy quyền cho các cá nhân, ủy quyền cho các tổ chức để đại diện dự họp đại hội đồng cổ đông theo quy định của pháp luật phải được lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông phải được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, nêu rõ tên tổ chức được ủy quyền theo quy định của pháp luật trong quá trình tham dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông, số lượng cổ phần được ủy quyền để có thể dự họp đại hội đồng cổ đông. Cá nhân và tổ chức được ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông cần phải xuất trình văn bản ủy quyền lập thành văn bản phù hợp với quy định của pháp luật, đáp ứng đầy đủ nội dung khi thực hiện thủ tục đăng ký dự họp đại hội đồng cổ đông trước khi vào phòng họp;
– Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông trong những trường hợp cơ bản như sau: Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông, uỷ quyền cho các cá nhân hoặc tổ chức tham dự và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông, tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử đại hội đồng cổ đông, gửi phiếu biểu quyết đến đại hội đồng cổ đông thông qua thư điện tử, gửi phiếu biểu quyết bằng hình thức khác được quy định trong điều lệ của công ty cổ phần.
Theo đó thì có thể nói, cổ đông có quyền ủy quyền cho người khác tham dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Quá trình ủy quyền cần phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật. Văn bản ủy quyền cần phải được lập phù hợp với quy định của pháp luật về dân sự. Tuy nhiên theo phân tích nêu trên, pháp luật về doanh nghiệp hiện nay không có quy định về hoạt động bắt buộc văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông còn phải thực hiện thủ tục công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, trong quá trình ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông, văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông sẽ không bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng. Về hình thức, ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông có thể được thực hiện như sau:
– Ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông cần phải được lập thành văn bản;
– Văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông cần phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự, văn bản đó cần phải nêu rõ tên của người được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền.
Trong khi đó, đối chiếu với quy định tại Điều 119 của Bộ luật dân sự năm 2015, văn bản ủy quyền trong đó có văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông sẽ không thuộc trường hợp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy cho nên, chỉ công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông khi bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền có mong muốn và có nhu cầu thực hiện thủ tục này. Hay nói cách khác, pháp luật không bắt buộc văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông cần phải thực hiện thủ tục công chứng.
2. Thủ tục uỷ quyền dự họp đại hội đồng cổ đông:
Theo như phân tích nêu trên thì có thể thấy, văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông không bắt buộc cần phải thực hiện thủ tục công chứng. Tuy nhiên, khi các bên mong muốn công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông để thống nhất quan điểm và tránh tranh chấp thì sẽ cần phải thực hiện theo thủ tục như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật. Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông trong trường hợp này sẽ bao gồm các loại giấy tờ cơ bản sau: Phiếu yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông do tổ chức hành nghề công chứng cung cấp, giấy tờ của người ủy quyền và người được ủy quyền theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ có liên quan đến nội dung ủy quyền như
Bước 2: Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ nộp hồ sơ tới cơ quan thực hiện thủ tục công chứng để yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông. Theo đó, để có thể công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông, bên ủy quyền và bên được ủy quyền cần phải thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng. Căn cứ theo quy định tại Điều 2 của Văn bản hợp nhất luật công chứng năm 2018 thì các tổ chức hành nghề công chứng có thể bao gồm văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Do đó, người ủy quyền và người được ủy quyền có thể lựa chọn văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng bất kỳ và thuận lợi nhất cho mình để có thể thực hiện hoạt động công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông.
Bước 3: Thực hiện thủ tục công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông và nhận kết quả tại các tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông thì các bên sẽ nộp phí và thù lao công chứng. Trong đó, thù lao công chứng có thể bao gồm photo giấy tờ, tiền ngoài giờ, tiền ký hồ sơ ngoài trụ sở …
3. Thời hạn yêu cầu hủy bỏ biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến đại hội đồng cổ đông:
Căn cứ theo quy định tại Điều 151 của Văn bản hợp nhất luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định và yêu cầu hủy bỏ quyết định đại hội đồng cổ đông. Theo đó, trong khoảng thời hạn 90 ngày được tính kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc nhận được biên bản họp đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông, cổ đông hoặc nhóm cổ đông căn cứ theo quy định tại Điều 115 của Văn bản hợp nhất luật doanh nghiệp năm 2022 hoàn toàn có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là tòa án hoặc trọng tài xem xét lại hủy bỏ nghị quyết hoặc hủy bỏ một phần nội dung trong nghị quyết đại hội đồng cổ đông trong một số trường hợp cơ bản sau:
– Trình tự và thủ tục triệu tập họp đại hội đồng cổ đông và ra quyết định của đại hội đồng cổ đông vi phạm nghiêm trọng quy định của pháp luật và vi phạm nghiêm trọng điều lệ của công ty;
– Nội dung trong nghị quyết của đại hội đồng cổ đông vi phạm pháp luật hoặc vi phạm điều lệ của công ty.
Theo đó thì có thể nói, nếu như kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến có sự sai phạm theo quy định của pháp luật, thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông hoàn toàn có quyền yêu cầu tòa án hoặc trọng tài ra quyết định xem xét, hủy bỏ phù hợp với quy định của pháp luật nêu trên trong khoảng thời hạn 90 ngày được tính kể từ ngày nhận được biên bản. Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại Điều 146 của Văn bản hợp nhất luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về thể thức tiến hành và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Theo đó, cổ đông hoặc nhóm cổ đông hoàn toàn có quyền kiến nghị về vấn đề đưa vào chương trình dự họp đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị của các cổ đông cần phải được lập thành văn bản và phải được gửi đến công ty cổ phần chậm nhất trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc được tính kể từ ngày khai mạc, trừ trường hợp điều lệ của công ty có quy định về thời hạn khác. Kiến nghị của các cổ đông cần phải nêu rõ tên của cổ đông, số lượng từng loại cổ phần của cổ đông đang nắm giữ, vấn đề kiến nghị của các cổ đông trong quá trình họp đại hội đồng cổ đông.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp;
– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng.
