UBND xã có được công chứng văn bản thỏa thuận chia thừa kế?

Thủ tục công chứng, chứng thực là hoạt động bắt buộc theo quy định của pháp luật trong một số trường hợp. Một trong vấn đề khi khai nhận thừa kế mà nhiều người thắc mắc đó là Ủy ban nhân dân xã có được công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế hay không? Mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây:

Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Quy định của pháp luật về công chứng:

Quy định về công chứng được quy định tại Luật công chứng năm 2014. Cụ thể:

Công chứng được hiểu là hoạt động của công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng tiến hành chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật hoặc theo nhu cầu của cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Trong đó:

– Công chứng viên phải là người được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng và có đủ tiêu chuẩn theo đúng quy định của pháp luật.

– Người yêu cầu công chứng bao gồm là cá nhân hoặc tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài có nhu cầu muốn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định.

Công chứng thường hay bị nhầm lẫn với hoạt động chứng thực. Thực tế, chứng thực được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính, bản gốc,… để chứng thực giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch theo quy định. Căn cứ tại nghị định 23/2015/NĐ-CP, hiện có 4 hoạt động chứng thực sau:

– Cấp bản sao từ sổ gốc: được hiểu là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Và bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

– Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Chứng thực chữ ký: cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch: cơ quan có thẩm quyền theo quy định sẽ tiến hành chứng thực những nội dung bao gồm chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

2. Ủy ban nhân dân xã có được công chứng văn bản thỏa thuận chia thừa kế không?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đề cập đến thẩm quyền của Ủy ban nhân dân xã trong hoạt động chứng thực. Khi đó Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã. Cụ thể là:

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản.

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.

– Chứng thực di chúc.

– Chứng thực các hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.

– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.

Đồng thời theo Khoản 6 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thêm hoạt động chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất và phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Đối với việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Như vậy, Ủy ban nhân dân xã sẽ có thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.

Bên cạnh đó, theo quy định tại điều khoản chuyển tiếp tại khoản 1 Điều 47 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định:

– Nếu như tại địa phương cấp xã, huyện đã có tổ chức hành nghề công chứng và việc công chứng các hợp đồng, giao dịch đã được chuyển cho các tổ chức công chứng theo quy định của Luật Công chứng thì văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế phải được công chứng tại tổ chức công chứng.

– Nếu như tại địa phương mà chưa có tổ chức công chứng thì Ủy ban nhân dân cấp xã vẫn có thẩm quyền chứng thực Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.

3. Quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản:

– Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế được lập khi có căn cứ phân chia thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà di chúc không phân định rõ phần tài sản được hưởng của mỗi người. Căn cứ tại Điều 57 Luật công chứng năm 2014 quy định về việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

Hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản khai nhận chia di sản thừa kế bao gồm:

– Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu).

– Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản (nếu có).

– Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu.

– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng gồm Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu,..

– Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế trong trường hợp thừa kế theo pháp luật thông qua Giấy khai sinh,…

– Bản sao di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc.

– Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết.

– Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ:

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ yêu cầu công chứng như trên và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng là Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và xử lý hồ sơ:

– Khi nhận được hồ sơ của người có yêu cầu, thì công chứng viên cần tiến hành kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.

– Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

– Nếu như hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ thì công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).

Trường hợp hồ sơ chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản không đúng pháp luật thì khi đó công chứng viên sẽ phải giải thích rõ ràng lý do và từ chối việc công chứng. Nếu như có yêu cầu từ chối bằng văn bản thì Công chứng viên sẽ báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.

Bước 4: Tiến hành niêm yết việc thụ lý văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế:

– Sau khi tiến hành công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản trong thời hạn là 15 ngày.

– Nếu như không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

– Trường hợp di sản bao gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện tại nơi như nêu trên và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.

– Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản với trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

Bước 5: Soạn thảo và ký vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế:

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế có thể do các bên tự soạn thảo hoặc do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Sau khi xem xét lại thì tiến hành ký vào từng trang của văn bản thỏa thuận.

Bước 6: Ký chứng nhận:

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu đúng đủ rồi tiến hành ký và ghi lời chứng của mình vào văn bản.

Bước 7: Hoàn thiện và trả kết quả công chứng:

Văn phòng công chứng tiến hành thu phí cũng như thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.