Trong thời đại kinh tế, công nghiệp hóa hiện đại hóa như hiện nay, việc phát triển giao lưu kinh tế, mua bán trao đổi, đến việc thực hiện các văn bản thủ tục hành chính có tầm quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những điều quan trọng của việc xác lập văn bản đó là chứng thực chữ ký.
Mục lục bài viết
- 1 1. Quy định pháp luật về việc chứng thực chữ ký:
- 2 2. Quy định về thủ tục chứng thực chữ ký:
- 3 3. Quy định về thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký:
- 4 4. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký không đúng quy định:
- 5 5. Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài theo yêu cầu:
- 6 6. Quy định về việc ủy quyền chứng thực chữ ký, văn bản giấy tờ theo yêu cầu:
- 7 7. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân:
1. Quy định pháp luật về việc chứng thực chữ ký:
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Vậy ta có thể hiểu đơn giản việc chứng thực chữ ký là việc một cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành việc giám định, đối chiếu chữ ký trên văn bản giấy tờ có liên quan.
2. Quy định về thủ tục chứng thực chữ ký:
Theo đó tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ bao gồm:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp
+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong
Bước 3: Thực hiện chứng thực
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Lưu ý:
1. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
2. Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
+ Chứng thực chữ ký trong
Như vậy, khi muốn chứng thực chữ ký bất kì loại giấy tờ nào đòi hỏi chủ thể có yêu cầu phải đáp ứng được các nội dung yêu cầu cụ thể theo quy định của pháp luật để thủ tục thực hiện được tiến hành đúng trình tự và dễ dàng nhất.
3. Quy định về thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký:
Theo Điều 7
Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện việc chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại cá điều 21,33 và 37 tại Nghị định
4. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký không đúng quy định:
Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không quy định quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 và Thông tư 01 năm 2020 thì sẽ không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.
5. Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài theo yêu cầu:
Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
6. Quy định về việc ủy quyền chứng thực chữ ký, văn bản giấy tờ theo yêu cầu:
Quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 có quy định chi tiết về việc ủy quyền chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ như sau:
” Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó ta có thể hiểu rằng việc ủy quyền theo quy định trên thỏa mãn các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
7. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân:
Việc thực hiện kê khai thông tin cá nhân trong tờ kê khai lý lịch cá nhân cũng là một trong những đối tượng được yêu cầu chứng thực chữ ký căn cứ tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 có quy định chi tiết như sau:
“Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó, người thực hiện chứng thực không ghi bất kì nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015. Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Như vậy, qua các quy định về chứng thực chữ ký văn bản giấy tờ ta có thể thấy việc chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ là một trong những bước quan trọng để xác nhận văn bản giấy tờ đó có hợp lệ quy định pháp luật hay không. Và việc xác nhận chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ phải được tuân thủ theo đúng quy định pháp luật về chứng thực
Căn cứ pháp lý:
Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015
Thông tư 01/2020 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực