Chứng thực chữ ký là gì? Các trường hợp không được chứng thực chữ ký?

Chứng thực chữ ký là 1 thủ tục quan trọng tuy nhiên không nhiều người biết thủ tục này quy định trong pháp luật như thế nào.

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Khoản 3 Điều 2. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch 

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. (Điều 2).

2. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực:

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.

2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.

3. Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực:

Căn cứ Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

Xem thêm: Sao y bản chính là gì? Thẩm quyền, thủ tục chứng thực và sao y bản chính?

1. Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.

3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32 của Nghị định này.

5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.

6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.

7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

Xem thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định mới nhất 2022

4. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký:

Căn cứ vào Điều 23 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 Nghị định này.

“4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.”

và Khoản 4 Điều 25 Nghị định này

“4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.”

2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

5. Các trường hợp được chứng thực chữ ký:

Trường hợp 1: Chứng thực chữ kỹ của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài (Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp).

Trường hợp 2: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. (Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã).

Xem thêm: Photo công chứng giấy tờ tuỳ thân ở đâu? Lệ phí chứng thực giấy tờ?

Trường hợp 3: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. (Viên chức lãnh sự viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyèn và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài).

6. Thủ tục chứng thực chữ ký:

• Trình tự thực hiện:

– Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ qyab, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký đã được chúng tôi đề cập ở trên hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

– Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực

+ Trường hợp người thực hiện chứng thực trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận hồ sơ hoặc người thực hiện chứng thực hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền

– Bước 3: Người thực hiện chứng thực chữ ký kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực:

+ Trường hợp giấy tờ đầy đủ theo quy định và người thực hiện chứng thực nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký hoặc điểm chỉ (nếu người yêu cầu chứng thực không ký được) vào giấy tờ cần chứng thực trước mặt người thực hiện chứng thực và tiến hành chứng thực;

Xem thêm: Chứng thực các văn bản, giấy tờ có tiếng nước ngoài ở đâu?

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được: Nếu người thực hiện chứng thực nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định thì người thực hiện chứng thực tiến hành chứng thực.

Việc chứng thực chữ ký được tiến hành như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên người thực hiện chứng thực, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai;

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

– Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

• Cách thức thực hiện:

Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký.

Xem thêm: Có thể chứng thực giấy tờ tại Phòng công chứng không?

• Các hồ sơ (giấy tờ) cần mang theo khi chứng thực chữ ký

– Mang theo bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân (CMND) hoặc thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

– Nộp giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào (số lượng theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực).

* Trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở.

• Thời hạn giải quyết:Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
• Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.
• Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:Tổ chức hành nghề Công chứng.
• Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:Giấy tờ, văn bản được chứng thực theo mẫu quy định hoặc văn bản trả lời về việc từ chối chứng thực, có nêu rõ lý do từ chối.

7. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký:

Căn cứ vào Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp không được chứng thực chữ ký

“1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.

4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Xem thêm: Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có giá trị thời hạn bao lâu?

Khoản 3 Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. quy định về Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực không dược chứng thực chữ ký

“3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.”

Theo Điều 26 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Quy định chứng thực chữ ký Áp dụng trong trường hợp đặc biệt.

Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định này cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.