Chốt sổ bảo hiểm xã hội được hiểu là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động ở tại Cơ quan bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội. Vậy theo quy định của pháp luật thì thủ tục chốt sổ BHXH khi công ty cũ ngừng hoạt động thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi công ty cũ ngừng hoạt động:
Chốt sổ bảo hiểm xã hội được hiểu là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động ở tại Cơ quan bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội. Việc này được thực hiện khi người lao động nghỉ việc ở tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện. Khoản 3 Điều 48 của Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây khi chấm dứt
- Hoàn thành thủ tục xác nhận về thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;
- Phải trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
- Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Liên quan đến các chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Thêm nữa, tại khoản 5 Điều 21 Văn bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH 2019 hợp nhất về Luật Bảo hiểm xã hội quy định một trong các trách nhiệm của người sử dụng lao động đó chính là phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi mà những người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Theo các quy định vừa nêu thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động (kể cả trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật).
Tuy nhiên, trên thực tế có không ít các trường hợp khi người lao động nghỉ việc vì một số các lý do nào đó mà người lao động không lấy hoặc người sử dụng lao động không trả cho người lao động sổ bảo hiểm xã hội và giấy xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội. Ở trường hợp này, nếu như một thời gian sau người lao động muốn quay trở về để lấy sổ bảo hiểm xã hội cùng với giấy xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội thì sẽ có hai trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: đơn vị vẫn còn hoạt động
Đối với trường hợp này, người lao động phải yêu cầu đơn vị hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng với giấy xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho mình. Khi đó, người sử dụng lao động thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội
Để tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người người lao động, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ (phiếu được thực hiện theo mẫu pháp luật quy định), kê khai các giấy tờ đi kèm.
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách những người lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của những người lao động.
- 01 Bản sao
quyết định chấm dứt hợp đồng lao động ,quyết định nghỉ việc hoặc là các giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý). - Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (áp dụng trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của những người lao động còn thời hạn sử dụng.
Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc là có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu như không đính kèm thẻ BHYT còn hạn) cho Cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.
- Trường hợp 2: đơn vị đã không còn hoạt động (do phá sản, giải thể, ngừng hoạt động) nhưng không hoàn tất các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội
Ở trường hợp này người lao động phải liên hệ trực tiếp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đã từng tham gia bảo hiểm xã hội cho mình đề nghị giải quyết.
2. Có buộc phải chốt sổ bảo hiểm xã hội khi công ty cũ ngừng hoạt động:
Sổ bảo hiểm xã hội là một loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng những chế độ bảo hiểm xã hội của người tham gia. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho mỗi người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và là cơ sở để giải quyết về các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội. Những thông tin trong sổ bao gồm có thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng bảo hiểm xã hội. Mỗi một người lao động chỉ được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Sổ bảo hiểm xã hội chính là một cuốn sổ giấy có nền màu xanh nhạt và trắng, gồm 4 trang bìa và các tờ rời, cụ thể:
- Trang thứ nhất có ghi quốc hiệu, tiêu ngữ của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, lô gô biểu tượng của Bảo hiểm xã hội có màu xanh và ô màu trắng để ghi họ tên, số sổ, số lần cấp.
- Trang thứ hai có ghi số mã số định danh cá nhân, họ và tên đầy đủ của người lao động, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số căn cước công dân của người tham gia.
- Trang thứ ba có ghi chế độ người tham gia đã được hưởng như chế độ thai sản, tai nạn lao động, số Quyết định, ngày tháng năm hưởng bảo hiểm.
- Trang thứ tư có ghi những lưu ý khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội. Những tờ rời có ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người tham gia.
Mỗi trang trong sổ bảo hiểm xã hội đều đóng góp một vai trò nhất định, việc sổ bảo hiểm xã hội không toàn vẹn (vì thiếu tờ) có thể ảnh hưởng đến quá trình xét hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người tham gia.
Tại phần 2.13 Điều 2 Văn bản hợp nhất 2089/VBHN-BHXH 2020 Quy trình thu các loại bảo hiểm có giải thích rõ mã số bảo hiểm xã hội chính là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp để ghi ngay ở trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Chính vì thế, có thể hiểu rằng mã số bảo hiểm xã hội là số định danh cá nhân duy nhất mà cơ quan bảo hiểm xã hội đã cấp cho người tham gia, không trùng lặp với bất cứ ai. Mã số này sẽ ghi trên sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế.
Chính vì mỗi cá nhân chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo hiểm xã hội thế nên người lao động buộc phải nhận được giấy xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của mỗi đơn vị mà mình đã từng tham ga bảo hiểm xã hội, nếu không người lao động sẽ bị ảnh hưởng đến quá trình xét hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.
Như vậy, qua các phân tích nêu trên thì có thể khẳng định được rằng người lao động buộc phải chốt sổ bảo hiểm xã hội khi công ty cũ ngừng hoạt động.
3. Cách tra cứu để biết quá trình tham gia bảo hiểm xã hội có hoặc không được chốt:
Người lao động có thể sử dụng cách tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội ở trên ứng dụng VssID để kiểm tra sổ bảo hiểm xã hội của mình đã được chốt hay chưa. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng tài khoản bảo hiểm xã hội, tài khoản chính là mã số bảo hiểm xã hội và mật khẩu của mình.
Bước 2: Chọn “Quá trình tham gia” sau đó nhấn chọn “C14-TS” để xem quá trình.
Lưu ý rằng, nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng cuối cùng thời điểm người lao động chốt sổ bảo hiểm xã hội thì có nghĩa là người lao động đã được chốt sổ bảo hiểm xã hội. Khi đó người lao động có thể liên hệ trực tiếp với công ty để được nhận lại sổ và tờ rời bảo hiểm xã hội.
THAM KHẢO THÊM:
