Sổ bảo hiểm xã hội là một trong những giấy tờ quan trọng đối với những người tham gia chế độ bảo hiểm xã hội, mỗi người tham gia chế độ bảo hiểm xã hội chỉ được cấp một quyển sổ duy nhất, ghi lại toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Vậy pháp luật hiện nay quy định như thế nào về thời gian trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động?
Mục lục bài viết
1. Thời hạn trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:
Trước hết, pháp luật hiện nay đã quy định cụ thể về trách nhiệm của người sử dụng lao động, theo đó trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là một trong những trách nhiệm mà người sử dụng lao động cần phải tuân thủ. Căn cứ theo quy định tại Điều 21 của Văn bản hợp nhất Luật bảo hiểm xã hội năm 2019 có quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động. Cụ thể bao gồm các trách nhiệm sau:
– Lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, được đóng bảo hiểm xã hội và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội;
– Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động căn cứ theo quy định tại Điều 86 của Văn bản hợp nhất Luật bảo hiểm xã hội năm 2019, hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động căn cứ theo quy định tại Điều 85 của Văn bản hợp nhất Luật bảo hiểm xã hội năm 2019 để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội cho người lao động;
– Giới thiệu người lao động thuộc một trong những đối tượng được quy định cụ thể tại Điều 45 và Điều 55 Văn bản hợp nhất Luật bảo hiểm xã hội năm 2019 để đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa;
– Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để chi trả trợ cấp chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động;
– Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác định thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt
– Cung cấp chính xác và kịp thời các thông tin, giấy tờ tài liệu liên quan đến quá trình đóng bảo hiểm xã hội, hưởng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và cơ quan bảo hiểm xã hội;
– Định kỳ 06 tháng một lần, cần phải niêm yết công khai các thông tin liên quan đến quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, cung cấp đầy đủ thông tin về quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người lao động hoặc các tổ chức công đoàn có yêu cầu;
– Hằng năm, người sử dụng lao động cần phải niêm yết công khai thông tin đóng bảo hiểm xã hội của người lao động do cơ quan bảo hiểm xã hội cùng cấp.
Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Điều 29 của Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có quy định cụ thể về thời gian xác nhận sổ bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động. Theo đó, thời gian xác nhận sổ bảo hiểm xã hội sẽ được kéo dài không quá 05 ngày, được tính kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Vì vậy, người lao động hoàn toàn có quyền đề nghị công ty và doanh nghiệp thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả sổ bảo hiểm xã hội cho mình.
Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại Điều 48 của
– Trong khoảng thời gian 14 ngày làm việc được tính kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động và người sử dụng lao động cần phải có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, ngoại trừ những trường hợp sau đây thì thời gian có thể kéo dài, tuy nhiên không được vượt quá 30 ngày:
+ Người sử dụng lao động không phải là cá nhân đã chấm dứt hoạt động trên thực tế;
+ Người sử dụng lao động thực hiện thủ tục thay đổi cơ cấu công nghệ hoặc xuất phát vì lý do kinh tế;
+ Thực hiện hoạt động chia tách, hợp nhất, sáp nhập, mua bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, thực hiện thủ tục chuyển nhượng quyền sở hữu, chuyển nhượng quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp hoặc hợp tác xã;
+ Xuất phát từ lý do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm.
– Chế độ tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi hợp pháp khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, được ghi nhận trong hợp đồng lao động sẽ được quyền ưu tiên thanh toán trong trường hợp các doanh nghiệp hoặc hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể hoặc bị phá sản theo quy định của pháp luật;
– Người sử dụng lao động cần phải tuân thủ đầy đủ các trách nhiệm sau đây:
+ Cần phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, đóng bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, trả lại các loại giấy tờ bản chính nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
+ Cung cấp đầy đủ bản sao các loại tài liệu giấy tờ có liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu.
Theo đó thì có thể nói, qua điều luật phân tích nêu trên, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, trong khoảng thời gian 14 ngày làm việc thì người sử dụng lao động cần phải có nghĩa vụ hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, trả lại các loại giấy tờ bản chính nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt thì có thể kéo dài thời gian tuy nhiên vẫn không được vượt quá 30 ngày. Đồng thời, người sử dụng lao động cần phải có nghĩa vụ phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Như vậy, trong khoảng thời gian 14 ngày được tính kể từ ngày nghỉ việc, người lao động sẽ có quyền nhận lại sổ bảo hiểm xã hội của mình, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt thì thời gian có thể kéo dài tuy nhiên không được vượt quá 30 ngày.
2. Công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì bị xử phạt như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 41 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH, NLĐ Việt Nam ở nước ngoài theo hợp đồng, có quy định cụ thể về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp. Theo đó, phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi người sử dụng lao động có hành vi vi phạm với mỗi người lao động, tuy nhiên tối đa không được vượt quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi vi phạm quy định sau đây:
– Người sử dụng lao động không lập hồ sơ tham gia chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trong khoảng thời gian 30 ngày được tính kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, giao kết hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng người lao động, không lập hồ sơ tham gia chế độ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong khoảng thời gian 30 ngày được tính kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc được ký kết giữa các bên phát sinh hiệu lực;
– Người sử dụng lao động không lập danh sách người lao động hoặc người sử dụng lao động không lập hồ sơ, không nộp hồ sơ đúng thời hạn căn cứ theo quy định tại Điều 102, Điều 103, Điều 110, Điều 112 của Văn bản hợp nhất Luật bảo hiểm xã hội năm 2019, Điều 60 của Luật an toàn vệ sinh lao động năm 2015;
– Không giới thiệu người lao động thuộc một trong những đối tượng được quy định cụ thể tại Điều 47 của Luật an toàn vệ sinh lao động năm 2015 và Điều 55 Luật bảo hiểm xã hội năm 2019 đi giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa;
– Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động căn cứ theo quy định tại Điều 21 của Văn bản hợp nhất Luật bảo hiểm xã hội năm 2019.
Theo đó thì có thể nói, hành vi không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi người lao động, tuy nhiên tối đa sẽ không vượt quá 75.000.000 đồng.
3. Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu bao gồm những giấy tờ gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 97 của Văn bản hợp nhất Luật bảo hiểm xã hội năm 2019 có quy định về hồ sơ đăng ký tham gia chế độ bảo hiểm xã hội. Cụ thể như sau:
– Thành phần hồ sơ đăng ký tham gia chế độ bảo hiểm xã hội lần đầu sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu cơ bản sau đây:
+ Tờ khai tham gia chế độ bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách của những người lao động tham gia chế độ bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp;
+ Tờ khai tham gia chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động.
– Thành phần hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp số bảo hiểm bị mất hoặc bị hỏng sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu sau:
+ Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;
+ Sổ bảo hiểm xã hội của người lao động trong trường hợp quyển sổ bị hỏng.
Theo đó, thành phần hồ sơ đăng ký tham gia chế độ bảo hiểm xã hội lần đầu của người lao động sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu nêu trên.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
–
– Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;
– Quyết định 948/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 và Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
– Nghị định 12/2022/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH, NLĐ Việt Nam ở nước ngoài theo hợp đồng.
THAM KHẢO THÊM:
