Quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ

1. Khái niệm và đặc điểm của quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ: 

Theo cách hiểu thông thường thì tài liệu của cá nhân và dòng họ là những tài liệu có giá trị được lưu lại còn giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ và phục vụ đời sống xã hội. Đây là một dạng của việc lưu trữ tài liệu. Quan điểm về tài liệu lưu trữ ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội loài người. Theo định nghĩa chuyên ngành thì tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị lịch sử được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích nhất định. Tài liệu lưu trữ của cá nhân và dòng họ có thể là bản chính hoặc các tài liệu được in trên giấy, băng đĩa … hoặc thậm chí là các bản sao hợp pháp. Nhìn chung thì quá trình quản lý và lưu trữ tài liệu của cá nhân và dòng họ mang những đặc điểm sau:

– Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và phản ánh hoạt động cũng như thành tựu sáng tạo lao động của con người, phản ánh biến cố của lịch sử và hoạt động cũng như cũng hiến của cả dòng họ cũng như một cá nhân cụ thể;

– Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện và hiện tượng nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực;

– Tài liệu đưa chữ là bản chính hoặc bản gốc, Đối với trường hợp không có bản chính và bản gốc thì có thể sao lưu để thay thế cho bản chính;

– Lưu trữ và quản lý tài liệu của cá nhân và dòng họ thường chỉ có một đến hai bản. Điều này khác biệt so với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế cho nên quá trình quản lý và lưu trữ giấy tờ tài liệu của cá nhân và dòng họ cần phải được quản lý chặt chẽ, bởi nếu để hư hỏng mất mát thì sẽ không thể thay thế được.

2. Quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ:

Hiện nay có thể thấy, pháp luật đã quy định rõ ràng về vấn đề quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình và dòng họ. Hiện nay, nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ đã được pháp luật về lưu trữ quy định một cách cụ thể và rõ ràng, cụ thể là tại Luật Lưu trữ năm 2011 hiện hành và các văn bản hướng dẫn khác có liên quan. Phạm vi nội hàm của tài liệu lưu trữ bao gồm rất nhiều loại. Pháp luật về lưu trữ năm 2011 hiện nay cũng có quy định rõ ràng về nguyên tắc chuyển giao quyền, nội dung quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào quan hệ lưu trữ tài liệu của các chủ thể là cá nhân, gia đình và dòng họ, cụ thể như:

– Về nguyên tắc dịch chuyển quyền của các chủ thể này sẽ được thực hiện theo Điều 20 của pháp luật về cư trú năm 2011, đó là được thực hiện trên cơ sở thoả thuận của các bên;

– Hình thức chuyển giao các quyền thì có thể được thực hiện thông qua việc hiến tặng, chuyển nhượng mua bán, ký gửi hoặc đăng ký vào cơ sở Lưu trữ lịch sử, hoặc giữa các chủ thể khác với nhau về vấn đề tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình và dòng họ;

– Về quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào quan hệ pháp luật như trữ các loại tài liệu của các chủ thể là cá nhân, gia đình và dòng họ.

Để đảm bảo sự an toàn của tay liệu nhất là đối với các loại tài liệu quý hiếm cũng như tránh có sự cố bất thường thì Điều 26 của pháp luật về cư trú hiện nay có quy định rằng: tài liệu lưu trữ quý hiếm không có sự phân biệt hình thức sở hữu sẽ được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước ở cấp trung ương và cấp tỉnh cũng như đặt dưới sự quản lý của các cơ quan này, các tài liệu này sẽ được lựa chọn để đăng ký vào các chương trình và danh hiệu của khu vực cũng như trên thế giới, các tài liệu này phải được kê biên ba đảm bảo cũng như bảo quản một cách cẩn thận dựa trên chế độ đặc biệt. Về quyền và nghĩa vụ của các chủ thể là tổ chức và cá nhân sử dụng tài liệu thì cũng phải đảm bảo tránh làm phương hại đến bí mật nhà nước cũng như bí mật đời tư. Để phục vụ cho mục đích này thì Bộ Nội vụ cũng đã ban hành các danh mục hạn chế sử dụng sao cho phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội trong từng thời kỳ. Theo quy định tại Điều 10 của pháp luật về lưu trữ hiện nay, thì cũng có ghi nhận về việc hạn chế sử dụng những tài liệu chứa đựng thông tin liên quan đến bí mật đời tư, tuy nhiên pháp luật về lưu trữ cũng quy định thúc đẩy quyền tiếp cận thông tin trong đó có thông tin trong các tài liệu lưu trữ của các chủ thể là cá nhân, gia đình và dòng họ: tài liệu liên quan đến cá nhân sẽ được sử dụng rộng rãi trong khoảng thời gian là 40 năm, được tính kể từ năm cá nhân đó qua đời, trừ những trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.

Ngoài ra theo quy định tại Điều 34 của pháp luật về lưu trữ hiện nay có quy định về việc mang tài liệu của cá nhân, gia đình và dòng họ đã đăng ký ra khỏi nơi Lưu trữ lịch sử, cụ thể như sau: các chủ thể là cơ quan tổ chức và cá nhân sẽ được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi phạm vi Lưu trữ lịch sử để phục vụ cho quá trình công tác cũng như nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình sau khi đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và đồng ý, sau đó thì sẽ phải hoàn trả nguyên vẹn lại các tài liệu lưu trữ đó đồng thời tránh làm mất mát hư hỏng, nếu gây ra thiệt hại thì sẽ phải bồi thường theo đúng quy định của pháp luật. Các chủ thể là tổ chức và cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài thì sẽ phải tiến hành thông báo cho cơ quan Lưu trữ lịch sử biết và nắm bắt trước khi đưa các loại tài liệu này ra nước ngoài.

Về việc khai thác và sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của các chủ thể là cá nhân, gia đình và dòng họ, thì pháp luật hiện nay cũng tôn trọng quyền được tiếp cận dữ liệu của các chủ thể là cá nhân, cá nhân thường sẽ không phải cung cấp lý do và không phải chi trả các khoản phí. Hiện nay thì tại Điều 8 của pháp luật về lưu trữ cũng nghiêm cấm các hành vi sau: hành vi chiếm đoạt, làm hỏng, hành vi làm mất mát tài liệu lưu trữ hay hành vi làm giả, làm sửa chữa nhằm mục đích làm sai lệch nội dung trên tài liệu lưu trữ, hành vi tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu và mục đích trái pháp luật xâm phạm đến lợi ích của nhà nước hoặc quyền và lễ hợp pháp của các chủ thể khác, bao gồm cả hành vi mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép mà không có sự đồng ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Pháp luật về lưu trữ hiện nay của Việt Nam cũng công nhận và bảo vệ quyền sở hữu tài liệu lưu trữ của các chủ thể là cá nhân, gia đình và dòng họ, quy định này đã tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc cho các quan hệ về lưu trữ của các chủ thể này đồng thời góp phần ổn định các mối quan hệ xã hội. Về mặt xã hội thì các quy định đó cũng được coi là một trong những quyết định hợp lý và hữu hiệu để tác động tích cực đến ý thức trách nhiệm của các chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ trong việc giữ gìn và bảo quản.

3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 

Theo quy định của pháp luật về lưu trữ hiện nay thì có thể nhìn nhận các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:

– Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan;

– Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

– Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

– Triển lãm cũng như trưng bày tài liệu lưu trữ;

– Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu;

– Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quy định như sau:

– Cán bộ, công chức, viên chức tuyệt đối không được sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân;

– Lãnh đạo văn phòng cho phép khai thác sử dụng tài liệu và ký sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;

– Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị mình; 

– Đối với tài liệu mật, việc khai thác sử dụng, bảo quản, nộp lưu, giải mật và tiêu hủy thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Những tài liệu nào của cá nhân, gia đình dòng họ được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam?

Căn cứ theo Điều 5 của Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định những tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội, bao gồm:

– Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

– Các bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

– Phim, ảnh hoặc băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;

– Công trình, bài viết về cá nhân;

– Ấn phẩm và tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

5. Một số nguyên tắc về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ: 

Nhìn chung thì quá trình quản lí tài liệu của các chủ thể là cá nhân, gia đình, dòng họ sẽ tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây: 

Thứ nhất, nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Thứ hai, hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Luật Lưu trữ năm 2011.