Trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, khoa học, phát triển qua các thời kỳ, những giá trị tinh hoa nhất luôn muốn được tồn tại mãi với thời gian. Vì vậy mà các quốc gia luôn lưu trữ những tài liệu có giá trị như vậy và cho ra đời các quy định pháp luật để tạo cơ sở pháp lý cho quá trình lưu trữ đó.
Mục lục bài viết
1. Tài liệu lưu trữ quốc gia là gì?
Xét xét khái niệm “tài liệu lưu trữ quốc gia” cần nhìn nhận dưới góc độ là nghĩa của các từ “tài liệu”, “lưu trữ”, “quốc gia” ghép lại với nhau:
– Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
– Lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
– Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Khái niệm tài liệu lưu trữ quốc gia được quy định lần đầu tại Pháp lệnh số 34/2001 của Ủy ban thường vụ quốc hội về lưu trữ quốc gia, theo đó tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Luật Lưu trữ năm 2011 không sử dụng thuật ngữ tài liệu lưu trữ quốc gia, mà sử dụng thuật ngữ “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị – xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin, bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam:
+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị – xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị – xã hội.
+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ cahức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Tài liệu lưu trữ quốc gia trong Tiếng anh là “National archives”.
2. Quy định về sở hữu tài liệu lưu trữ ở Việt Nam:
Theo chính sách của nhà nước về lưu trữ quy định: “Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ”. Như vậy việc Luật Lưu trữ “thừa nhận” quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ và đảm bảo được rằng họ có quyền của một chủ sở hữu: quyền chiếm hữu, sử dụng, định đoạt. Tuy nhiên, quyền này lại không được quy định cụ thể, rõ ràng trong Luật lưu trữ năm 2011, vì vậy, về cơ bản Bộ luật dân sự sẽ được áp dụng khi giải quyết các vấn đề pháp lý đối với quyền sở hữu tài sản.
2.1. Những hạn chế, bất cập trong quy định về quyền sở hữu tài liệu lưu trữ:
– Pháp luật chỉ thừa nhận quyền sở hữu tại Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011, trong khi đó tất cả các quy định trong Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn không đề cấp đến vấn đề “sở hữu”, tức là tất cả các vấn đề về sở hữu tài liệu lưu trữ như hình thức sở hữu, trách nhiệm và quyền lợi của chủ sở hữu, chế tài đối những trường hợp vi phạm quyền sở hữu,…đều không được đề cập đến, điều đó dẫn đến tình trạng chưa đảm bảo được cơ sở pháp lý đầy đủ để thực thi vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ quốc gia hiện nay.
– Các quy định về việc thực hiện quyền của chủ sở hữu, các phương thức bảo vệ quyền sở hữu, giải quyết tranh chấp trong vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ đang còn thiếu. Nếu như đối tượng tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu nhà nước, nhà nước với tư cách là chủ sở hữu, có toàn quyền đối với tài liệu, đối với tài liệu thuộc sở hữu cá nhân, về nguyên tắc, chủ sở hữu cũng có toàn quyền như đối với một loại tài sản, thì đối tượng tài liệu thuộc sở hữu tập thể như tài liệu thuộc tổ chức tư nhân, các doanh nghiệp, các tổ chức phi Chính phủ ,.. việc phân quyền đối với chủ sở hữu, cũng như vai trò của nhà nước trong việc quản lý loại tài sản này lại chưa được quy định.
– Một khó khăn nữa là chưa có quy định về nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài sản đặc biệt, sự đặc biệt được tạo nên bởi những giá trị thông tin mà nó chứa đựng. Đối với tài liệu có giá trị như vậy, chủ sở hữu không thể được thực hiện các hành vi tuy tiện, làm ảnh hưởng đến lợi ích chung, vì vậy việc quy định nghĩa vụ của chủ sở hữu sẽ có ý nghĩa trong việc bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu và khai thác, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
– Luật lưu trữ năm 2011 chưa quy định về chế tài xử lí vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ, mặc dù có quy định các hành vi vi phạm nhưng lại chưa có sự tương ứng giữa hành vi vi phạm và chế tài.
– Mối quan hệ giữa chủ sở hữu tài liệu lưu trữ với nhà nước, quyền quản lý của nhà nước đối với tài liệu lưu trữ không thuộc sở hữu nhà nước chưa được xác định. Về cơ bản, chủ sở hữu có toàn quyền đối với tài sản thuộc sở hữu của mình, tuy nhiên tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, có tầm ảnh hưởng sâu rộng, vì vậy mà câu hỏi được đặt ra là nhà nước can thiệp như thế nào vào quyền sở hữu của chủ sở hữu, giữa nhà nước và chủ sở hữu giải quyết mối quan hệ ra sao,…
– Nhà nước khuyến khích các cá nhân, tổ chức hiến tặng nhưng lại chưa có cơ chế để chủ thể trong xã hội tích cực hiến tặng các tài liệu có giá trị lưu trữ, chỉ mới quy định “được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật”, điều đó chưa đủ thúc đấy việc họ hiến tặng “một tài sản có giá trị” như tài liệu lưu trữ.
2.2. Kiến nghị hoàn thiện quy định về quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ:
Trước hết, cần tích cực thay đổi, bổ sung các quy định của Luật lưu trữ năm 2011, tương ứng với các hạn chế đã nêu ra ở trên:
Một là, xác định các hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ: có thể căn cứ vào nguồn gốc hình thành tài liệu lưu trữ để chia tài liệu lưu trữ thành tài liệu lưu trữ công và tài liệu lưu trữ tư.
Hai là, bổ sung các căn cứ xác lập, chấm dứt quyền sở hữu: căn cứ xác lập- đó có thể là do lao động, do hoạt động kinh doanh hợp pháp, được chuyển quyền sở hữu theo thảo thuận, chiếm hữu đối với tài sản vô chủ,.; căn cứ chấm dứt- chủ sở hữu chuyển quyền sở hữu cho người người khác thông qua hợp đồng mua bán, trao đổi, tặng cho, chủ sở hữu từ bỏ quyền sở hữu bằng cách tuyên bố công khai, thực hiện các hành vi thực tế, tài liệu lưu trữ đã bị tiêu hủy, trưng mua, tịch thu,..
Ba là, xây dựng cơ chế, biện pháp để bảo vệ quyền sở hữu: chủ sở hữu hoàn toàn có quyền tự bảo vệ, ngăn chặn bất kỳ hành vi của người nào xâm phạm đến quyền của mình bằng những biện pháp không trái với quy định của pháp luật., có thể là quyền yêu cầu tòa án, cơ quan nhà nước có quyền thẩm quyền khác buộc người có hành vi xâm phạm phải trả lại tài liệu lưu trữ, chấm dứt hành vi cản trở trái pháp luật, yêu cầu bồi thường thiệt hại.
Bốn là, quy định chế tài xử lý đối với hành vi xâm hại đến quyền sở hữu tài liệu lưu trữ: có thể là xử lý vi phạm hành chính đối với các hành vi xâm phạm “nhẹ”, và xử lý vi phạm hình sự đối với các hành vi xâm phạm quan hệ sở hữu nghiêm trọng.
Năm là, quy định về trách nhiệm của chủ thể sở hữu, đó là việc cần thực hiện ngay, xây dựng những quy định, quy chế quản lý riêng đối với tài liệu lưu trữ không thuộc sỡ hữu nhà nước, các chính sách khuyến khích chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư chuyển giao tài liệu có giá trị cho các cơ quan lưu trữ của nhà nước với các hình thức thu thập tài liệu; xây dựng quy định về việc chuyển nhượng các tài liệu có giá trị lịch sử, di sản văn hóa dân tộc.
Sáu là, công tác quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ không thuộc sở hữu nhà nước cũng là một nội dung cần được quy định cụ thể hơn, ngoài việc pháp luật bảo đảm quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư nhân, cần quy định cơ chế pháp lý cho các cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra, giám sát đối với các tài liệu lưu trữ có giá trị.
Như vậy, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cũng như phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ mà không làm ảnh hưởng đến lợi ích cá nhân, tổ chức, quốc gia, dân tộc thì việc sửa đổi, hoàn thiện các quy định về quyền sở hữu là hoàn toàn cần thiết.
Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:
– Luật Lưu trữ năm 2011.
