Tài liệu là gì? Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan quản lý?

1. Tài liệu là gì?

Tài liệu là phương tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài người, giúp loài người ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các ký tự, chữ viết xuất hiện.

Trong xã hội nô lệ, khi nhà nước đầu tiên của giai cấp chủ nô ra đời, lúc đó giai cấp chủ nô cần chữ viết để ghi chép những số liệu đơn giản đầu tiên, như thống kê số lượng nông nô, ghi sản phẩm thừa, ghi nợ, ghi quyền sở hữu… Thực ra, sự ghi chép đó đã có từ cuối thời kỳ cộng sản nguyên thuỷ để ghi chép số thú săn bắt được và hoa quả dư thừa mà cả bộ lạc dùng không hết trong ngày và ghi chép các nhu cầu tính toán khác. Đến khi nghề chăn nuôi và nghề trồng trọt xuất hiện thì nhu cầu ghi chép ngày càng lớn, trồng trọt xuất hiện thì nhu cầu ghi chép ngày càng lớn, vì lẽ của cải trong xã hội tăng thêm đã đưa lại sự giầu có cho xã hội, và qua đó xuất hiện một nền văn minh cổ xưa là chữ viết, sau đó tài liệu được hình thành.

Việc ghi chép của xã hội loài người nối tiếp vào các thời kỳ sau, phát triển cùng với sự phân ngành sản xuất trong xã hội và cải tiến kỹ thuật văn phòng. Những ký tự ban đầu thường được thể hiện dưới dạng biểu tượng trên cát, trên vỏ, lá cây. Dần dần loài người sản xuất ra các vật mang tin mới, như thạch cao, đất nung… Hiện nay loài người còn lưu giữ được các kho tài liệu đất nung khổng lồ tại các triền sông Lưỡng Hà vùng Trung Cận Đông. Nhưng nói chung, ngoài tài liệu có vật mang tin như vậy, hiện nay hầu như các nước không còn lưu giữ được tài liệu thời kỳ nô lệ, mà phổ biến chỉ còn tài liệu thời kỳ phong kiến.

Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau được đưa ra để định nghĩa về tài liệu. Nhưng chung quy tài liệu được hiểu như một vật mang tin có chứa thông tin và các thông tin có trong tài liệu được mã hoá dưới dạng vật chất nhất định. Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đó đóng vai trò quyết định tới giá trị của tài liệu.

Theo ngành khoa học lưu trữ, giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội. Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

Giá trị thực tiễn của tài liệu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin của tài liệu cho các hoạt động hiện hành trong xã hội như: hoạt động về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, kỹ thuật. ở nhiều nước, giá trị thực tiễn của tài liệu được gọi là giá trị hiện hành, tức giá trị phục vụ thông tin cho các hoạt động đang diễn ra trong xã hội.

Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử. Để xem xét đánh giá những vấn đề của xã hội đã qua, đương nhiên các nhà nghiên cứu phải sử dụng nhiều tư liệu, như khai thác thông tin trong các sách ở thư viện, đọc sách báo, hồi ký.

Như vậy chúng ta thấy rõ rằng bản chất của tài liệu chính là kết quả của quá trình lao động sáng tạo của con người tạo ra. Nó là nhân tố quan trọng để thúc đẩy xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm từ đời này sang đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác. Và con người muốn xây dựng xã hội mới phải biết tiếp thu những tri thức đã tích luỹ trong sách báo và áp dụng một cách sáng tạo vào thực tại.

2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ:

– Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử.

– Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (trong trường hợp không có bản gốc, bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính), do vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm bảo độ tin cậy và chính xác.

– Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý: Tài liệu lưu trữ được đăng ký, nhà nước bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của nhà nước.

3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ:

– Ý nghĩa về chính trị:

+ Các giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình.

+  Các quốc gia đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia, dân tộc.

+ Đảng và Nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu xây dựng đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển đất nước; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của đất nước; đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc của các thế lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và để củng cố tình đoàn kết hữu nghị giữa nước ta với các nước trên thế giới.

+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng yêu nước, những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử.

– Ý nghĩa về  kinh tế:

+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên, nghiên cứu để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế.

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản như: nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi, đồng thời để quản lý và sửa chữa các công trình đó.

–  Ý nghĩa về khoa học:

+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên và xã hội.

+ Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học.

+ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử.

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại.

– Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc:

+ Di sản văn hoá của xã hội loài người, của mỗi quốc gia, dân tộc bao gồm các loại như: di chỉ khảo cổ, hiện vật bảo tàng, công trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lưu trữ

+ Tài liệu lưu trữ còn là di sản văn hoá đặc biệt vì tài liệu lưu trữ phản ánh một cách đầy đủ, khách quan mọi mặt đời sống của xã hội loài người, của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc qua từng thời kỳ lịch sử.

+Tài liệu lưu trữ là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi quốc gia (sự xuất hiện của chữ viết).

+Thông qua tài liệu lưu trữ chúng ta kế thừa và tiếp thu những truyền thống quý báu của dân tộc để tuyên truyền, giáo dục bản sắc văn hóa dân tộc cho thế hệ trẻ chống lại các yếu tố văn hóa ngoại lai không phù hợp với truyền thống văn hóa Việt nam.

– Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân.

4. Thế nào là tài liệu quý hiếm:

Hiểu rõ về tài liệu, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu, vậy còn Tài liệu quý hiếm thì được hiểu như thế nào?

Trong cuộc sống thường ngày, những từ như: Quý, Hiếm luôn được nhắc đến trong giao tiếp của con người. Khi muốn diễn tả, đề cập tới những thứ, những vật có giá trị, hoặc nhưng cái cần được coi trọng, cần được bảo vệ… trong cuộc sống, sinh hoạt và làm việc, con người thường dùng từ “Quý” để diễn tả. Ví dụ như: “sức khoẻ là vốn quý”, “cuốn sách quý”, “kim loại quý”, “đồ trang sức quý”,… Từ “Quý” được nhắc tới ở mọi lúc, mọi nơi, mọi chỗ. Thậm chí khi đề cập đến những người thuộc tầng lớp trên, có nhiều quyền lực, có nhiều bổng lộc trong xã hội, người ta có thể gọi “quý bà, quý ông, quý ngài, quý cô, quý cậu”… để bày tỏ sự cung kính. Trong thế giới động thực vật, con người ta cũng dùng từ “quý” để chỉ những loài động vật, thực vật có giá trị về mặt nghiên cứu khoa học cũng như trong đời sống của con người như: “Động vật quý, thực vật quý, loài cây quý, loài thú quý…”.

Từ “Hiếm” cũng luôn được nhắc đến khi nói tới cái gì đó có ít, ít gặp, ít thấy. Mặc dù hai từ này thường đi ghép với nhau, thực tế chúng ta cũng thấy có những thứ thực sự vừa quý vừa hiếm, nhưng có những thứ quý mà không hiếm, có cái hiếm mà không quý.

Tài liệu được coi là quý có nghĩa là tài liệu đó phải có giá trị thông tin cao. Tuy nhiên việc xem xét tài liệu quý, có giá trị thông tin hay không còn phụ thuộc vào từng lĩnh vực mà thông tin có trong tài liệu đề cập đến, và giá trị của tài liệu đã đáp ứng nhu cầu của người sử dụng ở mức độ nào.

Ví dụ: Đối với lĩnh vực văn học thì những tài liệu quý là những tác phẩm văn học có giá trị nhân văn, mang tính giáo dục cao, phản ánh được mặt trái của xã hội và giúp cho bạn đọc nhân thức đúng đắn hơn về cuộc sống xã hội xung quanh, luôn giúp con người ta hướng tới những cái thiện…

Trong lĩnh vực y học, những công trình nghiên cứu tìm ra cái mới trong điều trị, chẩn đoán bệnh, giúp con người tránh khỏi những bệnh hiểm nghèo, các phương thuốc giúp điều trị các bệnh vô phương cứu chữa… luôn là những tài liệu quý để thế hệ các nhà nghiên cứu tìm hiểu, học hỏi, kế thừa và  lấy đó làm cơ sở để nghiên cứu ra những cái mới hơn, hữu hiệu hơn.

Trong ngành kinh tế, các tài liệu quý là những tài liệu luôn vạch ra được những phương hướng, hoạch định những chính sách khả thi giúp đẩy mạnh phát triển nền kinh kế nước nhà và đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của các nhà kinh tế.

Như vậy tài liệu sẽ chỉ quý với nhóm người này mà có thể không được coi là quý với những nhóm người khác.

Tài liệu hiếm là những tài liệu có số lượng bản rất ít, không đủ đáp ứng nhu cầu của người đọc. Hoặc có thể nói tài liệu hiếm là những tài liệu có thời gian xuất bản quá lâu, hiện nay không xuất bản thêm nữa hoặc xuất bản số lượng ít sẽ trở thành hiếm.

Tài liệu quý hiếm phải là những tài liệu vừa quý lại phải vừa hiếm. Khi xem xét tài liệu quý hiếm chúng ta không chỉ xem xét ở mỗi góc độ quý vì nhiều tài liệu rất quý, rất có giá trị nhưng chúng không hiếm và ngược lại chỉ xem xét ở khía cạnh hiếm mà không đánh giá xem nội dung của nó có thực sự quý, có giá trị hay không thì vẫn chưa đủ. ở đây chúng ta thấy có mối quan hệ biện chứng giữa quý và hiếm. Một tài liệu được cho là quý hiếm mà được xuất bản với số lượng lớn trên thị trường thì không thể gọi là tài liệu quý hiếm, mặc dù tài liệu đó có giá trị nội dung cao, là kết tinh văn hoá, tri thức của nhân loại, là nền tảng cho sự phát triển của xã hội…, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu, học tập của một nhóm đối tượng nào đó.  Hoặc ngược lại, tài liệu đó xuất bản số lượng ít nhưng không chứa đựng những thông tin hữu ích, không đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin thì cũng chỉ là một tài liệu hiếm, chứ không thể gọi là tài liệu quý hiếm được.

Tài liệu chỉ được xem là quý hiếm khi nó có mối quan hệ biện chứng giữa cái quý và cái hiếm. Mối quan hệ này không thể tách rời vì đánh giá một tài liệu là quý hiếm phải bao hàm cả 2 yếu tố: quý về giá trị nội dung và hiếm vì số lượng bản ít, vì hình thức đặc biệt của tài liệu…

5. Giá trị của tài liệu lưu trữ:

Cùng với sự phát triển về kinh tế và xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Sở dĩ như vậy là vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ có giá trị đặc biệt. Giá trị của tài liệu lưu trữ có thể được khái quát trên những vấn đề cơ bản sau đây:

Trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ có thể được sử dụng làm bằng chứng để chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới, lãnh thổ,…Trong những năm qua, các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã khai thác và sử dụng các tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước ta trong các lĩnh vực chính trị. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội. Trong những năm qua, nhờ tổ chức tốt công tác lưu trữ, các cơ quan công an, kiểm sát đã khai thác hàng ngàn hồ sơ phục vụ công tác phòng, chống và điều tra truy tìm tội phạm.

Trong lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế dài hạn, ngắn hạn của các ngành, các cấp, phục vụ quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm như: Về số liệu dân cư, đất đai, giao thông, lượng nước, lượng mưa ở từng huyện, thị xã, thành phố,…

Trong lĩnh vực xây dựng, các tài liệu lưu trữ cũng thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế mới các công trình xây dựng cơ bản.

Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các địa phương, văn hóa của các dân tộc ít người, văn hóa vùng, miền.

Trong lĩnh vực quản lý xã hội, tài liệu lưu trữ sẽ cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các giai tầng xã hội qua các thời kỳ cũng như các chính sách dân tộc và tôn giáo của Đảng và Nhà nước. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn cung cấp các thông tin đáng tin cậy để nhà nước giải quyết các chế độ, chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội đặc biệt: Thương binh, gia đình liệt sĩ, hồ sơ cán bộ đi B,…

Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo,  tài liệu lưu trữ luôn là nguồn thông tin có nhiều giá trị. Để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục, các nhà quản lý không thể không khai thác các tài liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết quả đào tạo.

Đối với sự nghiệp y tế, nghiên cứu tài liệu lưu trữ để đề ra các biện pháp phòng ngừa, điều trị nhất là các loại bệnh mang tính “thời đại” ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp.

Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt về tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Thực tế đã chứng minh rằng: Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu đặc biệt có giá trị và độ tin cậy cao nhất. Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không chỉ giúp các nhà sử học tái hiện lại lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong việc xác minh tính chân thực, chính xác của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông tin đáng tin cậy để các cơ quan, tổ chức, địa phương tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển.

Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch; ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính,…Tài liệu lưu trữ cũng giúp các nhà quản lý rút ra nhiều kinh nghiệm để tổ chức, triển khai, thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.

Dưới góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin phục vụ cho những nhu cầu chính đáng của nhân dân, thực tế đã chứng minh rằng, hấu như tất cả mọi người ai cũng đã hơn một lần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: Xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng và kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ chứng minh quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản,…

Từ những phân tích trên đây, có thể thấy rằng, tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước mà còn có giá trị đặc biệt đối với đời sống xã hội nói chung.

6. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức:

Hiện nay trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu của thời kỳ đổi mới, những cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lòng với những gì đã đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối với công tác lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.

Tuy nhiên, muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn nhiều cơ quan các cấp đến nay vẫn còn tồn tại quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ công chức trong cơ quan, không mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngoài khai thác, vì thế nên chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần thay đổi quan niệm và nhận thức. Ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn vậy trách nhiệm của cơ quan quản lý các cấp và cơ quan lưu trữ cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp, để có thể tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy tốt những giá trị đó để phục vụ nhu cầu xã hội và góp phần vào sự nghiệp bảo vệ phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.