Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế, quản lý kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của tổ chức, cá nhân. Bài viết dưới đây sẽ nêu những nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn điện tử tới bạn đọc để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.
Đặc điểm:
– Có thể có hoặc không có mã xác thực của cơ quan thuế.
– Được lập bằng phương tiện điện tử.
– Ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.
– Bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Nội dung bắt buộc phải ghi đầy đủ trên hóa đơn điện tử:
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:
a) Tên hóa đơn: Phản ánh loại hóa đơn cụ thể theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ,…
b) Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
2. Tên liên hóa đơn: Áp dụng cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.
3. Số hóa đơn:
a) Số hóa đơn là số thứ tự được in trên hóa đơn khi người bán lập.
– Cách thức thể hiện:
+ Sử dụng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số.
+ Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Số hóa đơn tối đa là 99 999 999.
– Nguyên tắc lập:
+ Theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Riêng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in:
+ Số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn.
+ Người mua sử dụng đến hết sau khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ và chính xác thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng như thông tin được ghi nhận trong các giấy tờ pháp lý như: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
a) Trường hợp người mua là tổ chức kinh doanh có mã số thuế:
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải được ghi chính xác theo thông tin được ghi nhận trong các giấy tờ pháp lý tương tự như người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán có thể viết tắt một số danh từ thông dụng để đảm bảo hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết trên hóa đơn. Tuy nhiên, việc viết tắt này phải đảm bảo:
+ Giữ nguyên số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố.
+ Đảm bảo xác định chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Ví dụ như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN,…
b) Trường hợp người mua không có mã số thuế:
Mã số thuế của người mua không bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.
– Trường hợp đặc biệt:
Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP không yêu cầu hiển thị tên, địa chỉ người mua trên hóa đơn.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam, thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
a) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
– Tên hàng hóa, dịch vụ:
+ Ghi rõ bằng tiếng Việt.
+ Phân biệt chi tiết từng chủng loại nếu bán nhiều loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia).
+ Thể hiện số hiệu, ký hiệu đặc trưng nếu hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ: số khung, số máy xe cộ, địa chỉ nhà đất).
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
– Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
– Số lượng hàng hóa, dịch vụ:
+ Ghi bằng chữ số Ả-rập theo đơn vị tính đã nêu.
+ Ghi rõ kỳ cung cấp cho dịch vụ bán theo kỳ (ví dụ như hóa đơn điện, nước, viễn thông…).
+ Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
+ Bảng kê phải ghi rõ thông tin người bán, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, chữ ký người lập.
+ Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”
+ Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng… năm”.
– Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
b) Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
c) Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.
d) Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.
đ) Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
e) Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế thì các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không (phí quản trị hệ thống, phí đổi chứng từ vận tải và các khoản phí khác) và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không (như phí phục vụ hành khách, phí soi chiếu an ninh và các loại phí khác) ghi trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp hàng không được làm tròn số đến hàng nghìn đối với các khoản thu trên chứng từ vận tải theo quy định của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA).
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử:
– Người bán là doanh nghiệp, tổ chức: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
– Người bán là cá nhân: Sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Trường hợp ngoại lệ: Không cần chữ ký số của người bán và người mua theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
8. Thời điểm lập hóa đơn:
– Theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2021/NĐ-CP.
– Hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
b) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
– Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phải sử dụng ngoại tệ:
+ Đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.
+ Tỷ giá ngoại tệ theo quy định của Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn.
+ Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD, 5.000,50 EUR).
Bán hàng hóa bằng ngoại tệ và nộp thuế bằng ngoại tệ: Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn theo ngoại tệ, không quy đổi sang đồng Việt Nam.
3. Nội dung hóa đơn điện tử có thể để trống tiêu thức đơn vị tính, số lượng và đơn giá được không?
Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 Thông tư
“Điều 5. Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành
2. Sửa đổi, bổ sung Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:
…
b) Sửa đổi điểm a Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:
a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau:
– Hóa đơn điện;
– Hóa đơn nước;
– Hóa đơn dịch vụ viễn thông;
– Hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
Theo đó, nội dung hóa đơn điện tử vẫn có thể để trống tiêu thức đơn vị tính, số lượng và đơn giá trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể, nếu tổ chức kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”. Tiêu thức số lượng và đơn giá bắt buộc phải ghi.
Ví dụ:
Hóa đơn điện nước: Không cần ghi “đơn vị tính” cho nước, nhưng cần ghi số lượng mét khối nước đã sử dụng và đơn giá cho mỗi mét khối nước.
Hóa đơn cước viễn thông: Không cần ghi “đơn vị tính” cho cước phí thoại, nhưng cần ghi số lượng phút gọi, tin nhắn, dung lượng data sử dụng và đơn giá cho từng dịch vụ.
Như căn cứ ở trên, công ty chỉ được phép để trống phần “đơn vị tính”, không được để trống “số lượng” và “đơn giá”.
4. Ví dụ về mẫu hóa đơn điện tử:
Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (Mẫu tham khảo số 01)
| TÊN ĐƠN VỊ DỰ TRỮ: ……………… HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA (Chỉ sử dụng cho bán hàng dự trữ quốc gia) Ngày…….tháng …..năm …. | Ký hiệu:…….. Số……….. | |||||
| Đơn vị bán hàng: ………………………. Địa chỉ: ……………… Số tài khoản: …………………… Điện thoại: …………… MST: | ||||||
| Tên người mua hàng: ……………… Số CMND/CCCD/ Hộ chiếu: ………….. Đơn vị: ………… Địa chỉ ………………. Số tài khoản …………… tại ngân hàng: …………….. Hình thức thanh toán: …………. MST: | ||||||
| Số TT | Tên hàng hóa | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | |
| a | b | c | 1 | 2 | 3 = 1×2 | |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
| Cộng tiền bán hàng: ……………………… Số tiền viết bằng chữ:……………………… | ||||||
| NGƯỜI MUA HÀNG (Chữ ký số (nếu có)) | THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Chữ ký điện tử, chữ ký số) | |||||
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
THAM KHẢO THÊM:
