Khai nhận di sản thừa kế: Ở đâu? Hồ sơ, thời hạn và thủ tục?

1. Khai nhận di sản thừa kế ở đâu?

Để xác định được nơi khai nhận di sản thừa kế cần xuất phát từ quy định về thời điểm, địa điểm mở thừa kế được quy định tại Điều 611 – Thời điểm, địa điểm mở thừa kế theo Bộ Luật Dân sự 2015. Thời điểm mở thừa kế được xác định là thời điểm người có di sản để lại chết. Địa điểm mở thừa kế sẽ là nơi cư trú cuối cùng của người có di sản, nơi cư trú cuối cùng có thể là nơi người đó có hộ khẩu thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú có thời hạn của người mất. Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì nơi mở thừa kế sẽ xác định là nơi có toàn bộ hoặc nơi có nhiều di sản thừa kế nhất. 

Sau khi người có tài sản chết, những người có quyền lợi liên quan cần phải làm thủ tục khai tử tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú của người chết và tiến hành mở thừa kế.

Địa điểm mở thừa kế là nơi làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ của người thừa kế, là nơi Tòa án có thẩm quyền sẽ quyết định việc thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật, nơi cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết các quyền và lợi ích của những người liên quan đến di sản thừa kế. Địa điểm mở thừa kế được quy định tại Khoản 2 Điều 611 Bộ luật dân sự năm 2015.

2. Hồ sơ khai nhận di sản thừa kế:

Chủ thể tiến hành khai nhận di sản thừa kế là tất cả những người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của người để lại di sản. Cơ quan tiến hành khai nhận di sản thừa kế có thể bất kỳ tổ chức công chứng nào trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi có bất động sản hoặc ủy ban nhân dân xã, phường. Hồ sơ khai nhận di sản thừa kế gồm:

– Thứ nhất là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nếu di sản để lại là bất động sản như nhà cửa, đất đai, công trình xây dựng khác…

– Thứ hai là Giấy chứng tử.

– Thứ ba là Giấy tờ tùy thân của những người nhận thừa kế.

– Thứ tư là những giấy tờ khác nếu có (như: Giấy khai sinh của anh/chị/em; giấy chứng tử của bố mẹ người mất; giấy đăng ký kết hôn của người để lại di sản;…).

Người khai nhận di sản thừa kế phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật như trên thì khi làm thủ tục khai nhận di sản mới hợp pháp và sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật.

3. Thời hạn và trình tự thủ tục khai nhận di sản thừa kế:

Thủ tục sang tên trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (theo Điều 79 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Đất đai) được thực hiện như sau:

Cơ quan tiến hành: Văn phòng đăng ký đất đai.

Hồ sơ gồm những giấy tờ, tài liệu sau:

+ Một là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong trường hợp di sản thừa kế là bất động sản. 

+ Hai là Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế;

+ Ba là Giấy tờ tùy thân của những người thừa kế;

+ Bốn là những giấy tờ khác chứng minh quan hệ giữa người thừa kế và người để lại di sản thừa kế trong trường hợp thừa kế theo pháp luật như là: Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn,..

Sau khi xác nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, hồ sơ khai nhận di sản thừa kế sẽ được Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi thực hiện mở thừa kế niêm yết công khai tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông tin được niêm yết công khai, nếu không nhận được tố cáo hay khiếu nại gì thì cơ quan công chứng sẽ tiến hành công chứng văn bản chia di sản thừa kế theo quy định tại Điều 57 Luật Công chứng 2014. 

4. Thời hiệu yêu cầu chia thừa kế:

Thời hiệu yêu cầu chia di sản thừa kế được quy định tài Điều 623 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

+ Đối với tài sản là động sản: thời hiệu yêu cầu mở thừa kế là 10 năm.

+ Đối với tài sản là bất động sản: thời hiệu yêu cầu mở thừa kế là 30 năm.

Thời hiệu này được xác định là khoảng thời gian để những người có quyền thừa kế yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện phân chia di sản, nếu quá thời hạn quy định này, người đang quản lý tài sản là di sản thừa kế này sẽ có quyền sở hữu tài sản đó. Về cụ thể theo quy định của pháp luật sẽ được chia thành các trường hợp sau:

– Trường hợp người đang quản lý di sản cũng đồng thời là người thừa kế thì di sản thuộc quyền sở hữu của họ.

– Trường hợp người đang quản lý di sản không phải là người thừa kế thì tài sản sẽ được xử lý như sau:

+ Nếu người đang quản lý di sản là người chiếm hữu, người được lợi về tài sản không có căn cứ pháp luật nhưng ngay tình, liên tục, công khai và phù hợp với quy định của pháp luật thì người này có quyền sở hữu tài sản.

+ Nếu di sản để lại không có người chiếm hữu hay người được lợi về tài sản thì tài sản thuộc về quyền quản lý của Nhà nước.

Như vây, sau khi mở thừa kế, những người thừa kế có thể thỏa thuận chia di sản thừa kế hoặc thỏa thuận thực hiện các nghĩa vụ tài sản của người để lại thừa kế. Trường hợp có tranh chấp về di sản, người thừa kế có quyền khởi kiện yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp đó. Tuy nhiên, thời hạn yêu cầu Tòa án chia di sản do pháp luật quy định. Trong thời hạn đó, nếu những người thừa kế không thỏa thuận được việc chia di sản thì có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết. Hết thời hạn do pháp luật quy định mà những người thừa kế không yêu cầu chia di sản thì di sản sẽ xử lý theo quy định của pháp luật.

Bộ luật Dân sự đã quy định rõ ràng thời hiệu đối với việc yêu cầu chia di sản là 30 năm đối với bất động sản và 10 năm đối với động sản kể từ thời điểm mở thừa kế. Trong thời hạn đó, những người thừa kế có quyền thỏa thuận chia di sản hoặc khởi kiện yêu cầu Tòa án chia di sản. Trường hợp hết thời hạn theo quy định mà những người thừa kế không yêu cầu chia di sản, thì di sản sẽ thuộc quyền sở hữu của người thừa kế đang quản lý di sản đó theo Điều 616 Bộ luật dân sự.

5. Các bước nên tiến hành để khai nhận di sản thừa kế:

• Đầu tiên, họp mặt những người thừa kế

Để tăng cường sự đoàn kết, nhất trí giữa những người thừa kế trong việc quản lý di sản khi chưa chia cũng như trong việc chia di sản, trước khi phân chia di sản những người thừa kế cần họp mặt để cùng nhau bàn bạc và thống nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến việc quản lý di sản cũng như việc phân chia di sản. Với mục đích đó, họp mặt những người thừa kế bao giờ cũng mang nội dung là thỏa thuận với nhau về việc hưởng di sản và thỏa thuận này được quyết định theo đa số. Việc họp mặt những người thừa kế được Bộ luật dân sự năm 2015.

Theo quy định trên thì những người thừa kế có phải họp mặt để bàn bạc về các vấn đề liên quan đến thừa kế hay không, hoàn toàn do những người thừa kế quyết định mà không phải là thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, chúng ta biết rằng, nếu việc thừa kế có tranh chấp về mặt tố tụng, trước khi đưa vụ án ra xét xử, Tòa án buộc phải tiến hành việc hòa giải giữa các bên, thậm chí, dù vụ thừa kế đó không có tranh chấp nhưng để có thể phân chia được di sản thì những người thừa kế phải gặp gỡ nhau để bàn bạc và thống nhất. Vì vậy, dù luật không bắt buộc nhưng thực tế, việc họp mặt những người thừa kế là một giai đoạn không thể thiếu trong quá trình phân chia di sản.

Những kết quả được thỏa thuận, thống nhất trong cuộc họp mặt của những người thừa kế phải được ghi lại cụ thể thể thành một văn bản gọi là: Biên bản họp mặt những người thừa kế. Đây là bằng cứ pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận thống nhất giữa những người thừa kế về các vấn đề liên quan việc thừa kế đó, vì thế trong văn bản đó phải có đầy đủ chữ ký của tất cả những người thừa kế. Đối với người thừa kế chưa sinh ra hoặc chưa đầy đủ năng lực hành vi dân sự vào thời điểm họp mặt những người thừa kế thì phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp của họ.

• Tiếp theo, người phân chia di sản

Bộ luật dân sự năm 2015 đã quy định về người phân chia di sản. Như vậy, người phân chia di sản là người đứng ra thực hiện việc chia di sản cho những người thừa kế, bao gồm:

– Người được người để lại di sản chỉ định trong di chúc.

– Người do những người thừa kế thỏa thuận cử ra (trong trường hợp người để lại di sản không chỉ định người phân chia di sản hoặc đã chỉ định nhưng người được chỉ định từ chối sự chỉ định đó).

Thông thường, người để lại di sản sẽ chỉ định một trong những người thừa kế làm người phân chia di sản nhưng cũng có thể chỉ định một người khác (ngoài những người thừa kế) đồng thừa những người thừa kế cũng có thể thỏa thuận để cử bất kỳ ai làm người thừa kế cũng có thể thỏa thuận để cử bất kỳ ai làm người phân chia di sản. Vì vậy, trong thực tế, người phân chia di sản có thể là một trong những người thừa kế, có thể là một người khác.

Người phân chia di sản nếu đồng thời là một trong những người được hưởng di sản thừa kế thì thù lao của người này trong việc phân chia di sản không được đặt ra. Người được người lập di chúc chỉ định trong di chúc sẽ được hưởng thù lao và mức thù lao cho người này căn cứ vào sự xác định của người để lại di sản trong di chúc. Nếu người lập di chúc cho phép người phân chia di sản hưởng thù lao nhưng chưa xác định mức thù lao thì mức thù lao mà người phân chia di sản được hưởng sẽ do những người thừa kế cùng thống nhất thỏa thuận.

• Tiếp sau, thanh toán di sản

Thanh toán di sản thừa kế thực chất là việc một người khác (người còn sống) thay cho người đã chết và bằng tài sản của người đó để lại để thực hiện nghĩa vụ về tài sản của người chết đối với các chủ nợ (họ là chủ thể của hành vi trả nợ mà không phải là con nợ), đồng thời trích một phần tài sản của người chết để lại để bù vào cho các chi phí phát sinh từ việc phục vụ cho chính người chết (chi phí mai táng) cũng như chi phí trong việc quản lý di sản và phân chia di sản. Việc thanh toán di sản thừa kế đối với các nghĩa vụ tài sản dựa trên cơ sở chủ thể có nghĩa vụ thì buộc phải thực hiện nghĩa vụ. Quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể mang quyền được bảo đảm bằng việc thực hiện nghĩa vụ của chủ thể mang nghĩa vụ trong giao lưu dân sự theo quy định của luật dân sự.

Như vậy, chỉ được coi là thanh toán di sản khi những nghĩa vụ về tài sản lẽ ra phải do chính bản thân người chết thực hiện nhưng người này chưa thực hiện hoặc đang thực hiện thì chết, cùng với chi phí mai táng cho người này và chi phí khác liên quan đến thừa kế. Vậy ai là người phải thực hiện hành vi trả nợ thay cho người có nghĩa vụ tài sản đã chết ?

Theo quy định này thì tại thời điểm mở thừa kế, mọi quyền tài sản cũng như mọi nghĩa vụ tài sản mà người chết để lại sẽ thuộc về những người thừa kế. Và như vậy, người đầu tiên có nghĩa vụ thanh toán di sản là những người thừa kế. Tiếp đến, Bộ luật dân sự năm 2015 lại khẳng định những người hưởng thừa kế có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ tài sản trong phạm vi di sản do người chết để lại, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Nghĩa vụ theo quy định này là nghĩa vụ bắt buộc mà bất cứ người hưởng thừa kế nào là cá nhân, pháp nhận, hay Nhà nước đều phải thực hiện.

• Cuối cùng, công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản 

Vấn đề công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản được quy định tại Luật công chứng năm 2014, cụ thể người duy nhất hưởng di sản theo di chúc hoặc những người đồng thừa kế thỏa thuận để nguyên khối di sản làm tài sản chung không chia đến văn phòng công chứng tư nhân hoặc phòng công chứng của nhà nước thành lập hoặc ủy ban nhân dân xã, phường để làm thủ tục này. Di sản thừa kế được công chứng là phần di sản còn lại sau khi đã thanh toán nghĩa vụ của người chết để lại và các chi phí liên quan đến di sản. Di sản này sau khi tách phần di sản dùng vào việc thờ cúng và di tặng nếu người để lại di sản có xác định sẽ chia theo di chúc hoặc theo quy định của pháp luật cho những người thừa kế.

Công chứng viên sẽ luôn tôn trọng ý chí của người để lại di sản nên nếu họ có thể lại di chúc hợp pháp và trong đó đã xác định cách phân chia di sản, phần di sản mà mỗi người thừa kế theo di chúc được hưởng thì di sản phải được phân chia theo đúng ý định mà người để lại di sản đã xác định trong di chúc.

6. Thủ tục khai nhận di sản thừa kế là quyền sử dụng đất:

Tóm tắt câu hỏi:

Cha tôi sinh năm 1920 bệnh già chết năm 2006 (có giấy chứng tử); mẹ sinh năm 1925 bệnh chết năm 1987 cha mẹ tôi ở 02 hộ khẩu riêng (mẹ tôi không có giấy chứng tử). Cha tôi có đứng tên 01 chủ quyền đất ruộng 5.750m2 và đất vườn 3.000m2 (cùng chung 01 sổ đỏ). Vào 11/01/2003 cha tôi có mời 02 ông sui của ba tôi đến nhà để làm nhân chứng cho ba tôi lập bản di chúc cho đất cho tôi và anh tôi. Xin cho hỏi: 1-Hiện chủ quyền đất ruộng + vườn nói trên vẫn còn tên ba tôi, vậy tôi và anh tôi phải ra Phòng công chứng xin khai nhận di sản thừa kế đúng không? Hồ sơ gồm Giấy chứng tử của ba tôi + Bản di chúc + Chủ quyền đất và hồ sơ cá nhân của 02 anh em tôi (khai sinh, CMND, hộ khẩu) đúng không? Vì trong hộ khẩu đó có tên 02 anh em tôi và tên ba tôi (nhưng ba thì bị xoá do chết), do má tôi chết trước ba tôi và có hộ khẩu ở riêng với ba và chúng tôi nên đâu cần giấy tờ gì của mẹ tôi đúng không? Và do trong di chúc ba tôi nêu rõ cho chia đều cho 02 anh em tôi như vậy nhưng người anh mà không ở chung với ba và chúng tôi (hộ khẩu ở chung với mẹ) thi đâu cần phải ký gì ở Phòng công chứng khi khai nhận di sản thừa kế đúng không? Và hai anh em tôi có kèm khai sinh nên đâu cần làm bản Tông chi đúng không? 2-Khi có giấy chứng nhận di sản thừa kế thì đến phòng 01 cửa của huyện (nơi chúng tôi ở) để làm thủ tục chuyển quyền đúng không?

Luật sư tư vấn:

Thứ nhất, thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế:

Theo bạn trình bày, bố bạn mất năm 2006 (có giấy chứng tử); mẹ bạn mất năm 1987. Bố bạn có đứng tên 01 chủ quyền đất ruộng 5.750m2 và đất vườn 3.000m2 (cùng chung 01 sổ đỏ). Vào 11/01/2003 bố bạn có mời 02 ông sui đến nhà để làm nhân chứng để lập bản di chúc cho đất cho bạn và anh bạn. Bạn không trình bày rõ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp vào thời điểm nào nên nếu được cấp trước khi mẹ bạn mất thì đó được coi là tài sản chung của bố mẹ bạn, nếu được cấp sau khi mẹ bạn mất thì đó là tài sản riêng của bố bạn. Để được công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, bạn cần nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tới Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng. Theo quy định tại Điều 40 Luật công chứng 2014 hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế gồm những giấy tờ sau:

– Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

– Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế (nếu có)

– Bản sao chứng minh nhân dân, bản sao sổ hộ khẩu của bạn và anh bạn

– Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

– Bản sao giấy chứng tử của bố bạn, bản sao giấy chứng tử của mẹ bạn (nếu đất là tài sản chung của bố mẹ bạn)

– Bản di chúc mà bố bạn để lại

Sau khi bạn nộp hồ sơ, nếu thấy đầy đủ giấy tờ, tổ chức công chứng sẽ niêm yết văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế trong thời hạn 15 ngày tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của bố bạn trước khi mất. Sau thời hạn này mà không có tranh chấp gì thì công chứng viên tiến hành công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.

Thứ hai, thủ tục sang tên đất đai

Tại khoản 4 Điều 57 Luật công chứng 2014 quy định:

4. Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

Như vậy, sau khi được công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, bạn có quyền thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền để chuyển quyền sử dụng đất. Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ xin chuyển quyền sử dụng đất trong trường hợp này gồm:

– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế đã được công chứng

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bố bạn

– Bản sao chứng minh nhân dân, bản sao hộ khẩu của bạn

Hồ sơ này bạn nộp tới Phòng tài nguyên môi trường thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có đất để được giải quyết.