Phiếu chi là chứng từ kế toán tiền mặt được kế toán lập khi doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ chi bằng tiền mặt. Mẫu phiếu chi pháp luật quy định nội dung và hình thức như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu phiếu chi mới nhất:
Tải về phiếu chi tiền mặt
Mẫu 1: Phiếu chi ban hành kèm theo
Đơn vị:………… Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ:………. (Ban hành theo
PHIẾU CHI
Ngày….tháng….năm…..
Quyển số: ….. Số: …. Nợ:….. Có:……….
Họ và tên người nhận tiền:….
Địa chỉ:…..
Lý do chi:……
Số tiền:…….. (Viết bằng chữ):….
Kèm theo: ……… Chứng từ gốc:
Ngày….tháng….năm….
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):……
+ Tỷ giá ngoại tệ:…
+ Số tiền quy đổi:…..
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Mẫu 2: Phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Đơn vị:…… Mẫu số 02-TT
Địa chỉ:……. (Ban hành theo
PHIẾU CHI
Ngày….tháng…..năm……
Quyển số: ….. Số:……….
Nợ:….
Có:….
Họ, tên người nhận tiền: ……
Địa chỉ: …..
Lý do chi: ……
Số tiền: ….. (Viết bằng chữ): …..
Kèm theo: ….. chứng từ gốc.
Ngày ……tháng ……năm …
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):…..
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):……
+ Số tiền quy đổi:….
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
2. Mẫu phiếu chi viết sẵn:
Tải về phiếu chi viết sẵn
Đây là mẫu phiếu chi đã được viết sẵn. Các thông tin trên phiếu chi chỉ mang tính tượng trưng, ví dụ.
Đơn vị: Công ty Luật TNHH Dương Gia Mẫu số 02-TT
Địa chỉ: ……………. (Ban hành theo
PHIẾU CHI
Ngày …. tháng ….. năm 20….
Quyển số: ….. Số:…. Nợ: Không Có: Không
Họ và tên người nhận tiền: NGUYỄN VĂN DƯƠNG
Địa chỉ: 477 Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, TP Hà Nội
Lý do chi: Trả lương tháng 01 năm 2019
Số tiền: 20.000.000 VNĐ (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng Việt Nam
Kèm theo: Bảng lương có xác nhận tháng 01 năm 2019 Chứng từ gốc: Không
Ngày …. tháng …. năm 20…
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai muơi triệu đồng Việt Nam
+ Tỷ giá ngoại tệ:….
+ Số tiền quy đổi:…
3. Tải về mẫu phiếu chi Excel:
– Tải về mẫu phiếu chi file Excel theo thông tư 133: Tại đây!
– Tải về mẫu phiếu chi file Excel theo thông tư 200: Tại đây!
4. Lưu ý khi lập phiếu chi tiền mặt :
Khi lập phiếu chi phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu.
Dòng “Họ tên người nhận tiền”: Ghi rõ họ tên người nhận tiền.
Dòng “Địa chỉ”: Ghi rõ địa chỉ người nhận tiền, bộ phận nhận tiền.
Dòng “Lý do nộp”: Ghi rõ nội dung chi tiền: Chi tiền mua hàng hóa, sản phẩm; chi tiền nộp thuế…
Dòng “Số tiền”: Ghi đúng số tiền chi.
Dòng “Bằng chữ”: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền chi.
Dòng “Kèm theo”: Ghi số chứng từ gốc kèm theo (ghi rõ kèm theo hoá đơn số để dễ dàng quản lý và theo dõi).
Phiếu chi được lập thành 3 liên và phải có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ mới được xuất quỹ.
Người nhận tiền ghi số tiền đã nhận bằng chữ.
Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ góc để vào sổ kế toán.
Liên 3 giao cho người nhận tiền.
Chú ý:
– Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
– Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.
– Khi lập phiếu chi theo mẫu này phải lập thành 02 bản, 01 bản doanh nghiệp giữ, 01 bản người được chi giữ.
– Có thể sử dụng các mẫu phiếu chi 02 liên, 03 liên có bán sẵn tại các cửa hàng văn phòng phẩm.
5. Ngày chi khác ngày lập phiếu chi có được không?
Tóm tắt câu hỏi:
Ra phiếu chi ngày 17/3/2016 nhưng đến ngày 28/4/2016 mới chi thực tế cho Người lao động (chi quỹ lương), hồ sơ giấy tờ cho người lao động ký nhận là ngày 17/3/2016, làm như vậy đúng hay sai và nếu sai bị xử lý như thế nào ? Kế toán trưởng và Giám đốc đã làm như vậy rất nhiều lần từ quỹ lương của Người lao động.?
Luật sư tư vấn:
Phiếu chi được lập nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ…thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi có liên quan. Về nguyên tắc kế toán tiền, tại khoản 1 và khoản 3 Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
“Điều 11. Nguyên tắc kế toán tiền
1. Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
…
3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.”
Như vậy, phiếu chi được lập khi có hoạt động chi thực tế xảy ra và lập tại thời điểm chi. Do đó, việc công ty bạn lập phiếu chi có chữ ký người nhận tiền một ngày nhưng thực tế lại nhận tiền vào một ngày khác là không đúng với quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, tại Điều 24 Nghị định 05/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động có quy định:
“Điều 24. Nguyên tắc trả lương
1. Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn.
2. Trường hợp đặc biệt do thiên tai, hỏa hoạn hoặc lý do bất khả kháng khác mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng thời hạn theo thỏa thuận trong
a) Nếu thời gian trả lương chậm dưới 15 ngày thì không phải trả thêm;
b) Nếu thời gian trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì phải trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng số tiền trả chậm nhân với lãi suất trần huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương. Khi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không quy định trần lãi suất thì được tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng của ngân hàng thương mại, nơi doanh nghiệp, cơ quan mở tài khoản giao dịch thông báo tại thời điểm trả lương.”
Vậy, theo như điều luật trên, người sử dụng lao động phải trả lương đúng thời hạn cho người lao động. Do đó nếu ngày người lao động ký nhận tiền trong phiếu chi là ngày trả lương nhưng hơn một tháng sau người lao động mới được trả lương thì công ty đã vi phạm quy định về nguyên tắc trả lương cho người lao động.
6. Số tiền trong phiếu chi nhiều hơn số tiền thực chi có vi phạm không?
Tóm tắt câu hỏi:
Xin luật sư tư vấn luật tài chính: năm 2016 làm lại một số phiếu chi của năm 2015 đã quyết toán trong đó có phiếu chi không có chứng từ giờ thu hồi lại vậy kế toán có lỗi gì; có một số phiếu chi mà kế toán lại nói không có chứng từ vẫn lập phiếu chi vậy mắc lỗi gì; có chứng từ thu năm 2015 chỉ là 30 triệu lại viết phiếu thu 32 triệu khi yêu cầu lại đối trừ sang nội dung khác như vậy có đúng không. Xin cám ơn luật sư!
Luật sư tư vấn:
Theo thông tin mà bạn cung cấp thi chúng tôi hiểu rằng đã có một số vấn đề trong việc lập phiếu thu, phiếu chi của đơn vị kế toán như sau:
– Có nghiệp vụ chi tiền phát sinh nhưng không lập phiếu chi;
– Không có nghiệp vụ chi tiền phát sinh nhưng vẫn lập phiếu chi;
– Viết phiếu thu không chính xác với nghiệp vụ kinh tế (về mặt giá trị).
Các hành vi này đã vi phạm các quy định của pháp luật về chứng từ kế toán. Cụ thể các quy định về chứng từ kế toán trong Luật kế toán 2003 và Thông tư 200/2014/TT-BTC
Luật kế toán 2003 quy định:
Điều 19. Lập chứng từ kế toán
1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này.
3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.
5. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18 của Luật này và khoản 1, khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.
Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định;
Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
2. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Như vậy, các quy định mà đơn vị kế toán này đã vi phạm là:
– Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán (tính đầy đủ);
– Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (tính hiện hữu);
– Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (tính chính xác).
