Trong việc tham dự đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty cổ phần, cổ đông là tổ chức chỉ có thể ủy quyền cho một cá nhân tham gia, khi đó họ cần có giấy ủy quyền và gửi cho các cổ đông khác trong công ty.
Mục lục bài viết
1. Giấy ủy quyền tham dự đại hội đồng cổ đông thường niên là gì?
Giấy ủy quyền tham dự đại hội đồng cổ đông thường niên là văn bản do tổ chức là cổ đông của công ty cổ phần ủy quyền cho một cá nhân (thường là người đại diện theo pháp luật) để tham gia cuộc họp đại hội đồng cổ đông.
Giấy ủy quyền tham dự đại hội đồng cổ đông thường niên dùng làm căn cứ để cá nhân được ủy quyền có quyền tham dự cuộc họp, là cơ sở phát sinh trách nhiệm của cá nhân hay tổ chức trước các quyết định, biểu quyết trong cuộc họp đại hội đồng cổ đông.
2. Mẫu giấy ủy quyền tham dự đại hội đồng cổ đông thường niên mới nhất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————–
GIẤY ỦY QUYỀN
(Dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm …..)
(Dùng cho cổ đông là tổ chức)
1.Tên tổ chức: …….
Mã cổ đông số: ……
Giấy phép thành lập/Giấy CNĐKKD số:………. do …………. cấp ngày ………….
Địa chỉ trụ sở chính: ………..
Sở hữu số cổ phần (mệnh giá 10.000 đ/1 CP) là: ………..
Bằng chữ: ………
Người đại diện quản lý phần vốn góp: …….
2.Ủy quyền cho: Ông (bà) …………..
Mã cổ đông số (nếu có): ……..
CMND số:………….. cấp ngày:…………….. tại:….
Thay …….(tên tổ chức) tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm ………… của Công ty Cổ phần …… và đại diện …….. biểu quyết, bầu cử với tất cả số cổ phần mà …… sở hữu vào ngày kết sổ theo quy định.
Giấy ủy quyền này chỉ có giá trị tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên nói trên.
…….., ngày…tháng…năm….
Người nhận ủy quyền
(Ký và ghi rõ họ tên)
Đại diện quản lý phần vốn góp
(Ký và ghi rõ họ tên)
Đại diện theo pháp luật của tổ chức ủy quyền
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn mẫu giấy ủy quyền tham dự đại hội đồng cổ đông thường niên:
Với mẫu giấy ủy quyền, người soạn thảo mẫu phải chú ý xác định phạm vi, thời gian ủy quyền, đây sẽ là căn cứ để phát sinh nghĩa vụ của cá nhân được ủy quyền.
Các thông tin cần có là thông tin về tổ chức ủy quyền và thông tin cá nhân được ủy quyền, số cổ phần của công ty và số cổ phần của người đại diện (nếu có).
Cuối mẫu giấy ủy quyền phải có chữ ký và ghi rõ họ tên của các cá nhân là người nhận ủy quyền, đại diện quản lý phần vốn góp, đại diện theo pháp luật của tổ chức ủy quyền.
Ghi chú:
Giấy ủy quyền phải gửi trước cho Ban tổ chức 3 ngày trước khi Đại hội khai mạc
Cổ đông khi đến dự Đại hội mang theo CMND và tài liệu dự họp
Các trường hợp chậm trễ, Công ty sẽ không giải quyết.
4. Các vấn đề pháp lý về ủy quyền tham dự đại hội đồng cổ đông:
Cổ đông là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của công ty cổ phần.
4.1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:
– Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
– Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
– Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
+ Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
+
+ Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
+ Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
+ Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
+ Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
+ Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
4.2. Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông:
– Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
+ Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
+ Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
+ Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này;
+ Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
+ Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
– Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này hoặc nhận được yêu cầu triệu tập họp quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều này. Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
– Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều này thì trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này. Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
– Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 3 Điều này thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.
– Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện các công việc sau đây:
+ Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
+ Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
+ Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
+ Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
+ Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
+ Xác định thời gian và địa điểm họp;
+ Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
+ Công việc khác phục vụ cuộc họp.
– Chi phí triệu tập và tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này sẽ được công ty hoàn lại.
4.3. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:
– Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.
– Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.
– Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin trong sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.
4.4. Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:
– Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.
– Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.
– Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
+ Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
+ Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
+ Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
+ Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
+ Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
Cơ sở pháp lý:
