Khi thực hiện sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong một số trường hợp muốn kiểm tra có sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thì cần lập thành biên bản để ghi chép, vậy mẫu biên kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được làm như thế nào? Dưới đây là thông tin chi tiết.
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là gì?
Mẫu biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là mẫu giấy tờ ghi lại việc kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, ghi chép các hạng mục tài liệu lưu trữ đã kiểm tra
Mẫu biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép về việc kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
2. Mẫu biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN
KIỂM TRA CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Thời gian: ngày……………tháng…………năm………
2. Người kiểm tra: ………
3. Địa chỉ tra tìm thiết bị lưu trữ: ………
4. Nội dung kiểm tra:
| TT | Nội dung | Kết quả | Ghi chú | |
| Bình thường | Lỗi | |||
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| … | ||||
5. Đề xuất phương án khắc phục lỗi………
NGƯỜI KIỂM TRA
(Ký và ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn làm biên bản:
– Ghi các nội dung trong biên bản chính xác:
+ Thời gian: ngày………tháng………năm………
+ Địa điểm:…………..
+ Người sao lưu:………….
+ Mã phương tiện lưu trữ cũ:………
+ Mã phương tiện lưu trữ mới:………
+ Phương thức sao lưu:………..
+ Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu:
+ Tên cơ sở dữ liệu:……..
+ Nội dung dữ liệu sao lưu:…….
+ Dung lượng sao lưu:………
+ Lỗi xảy ra trong quá trình sao lưu dữ liệu:……
+ Giải pháp khắc phục:……
+ Kết quả:………
– Ghi và kí rõ họ tên người sao lưu
4. Các thông tin pháp lý liên quan:
Về sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ pháp luật có quy định cụ thể và chi tiết tại thông tư Số: 02/2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu báo quản tài liệu lưu trữ điện tử như sau:
Tại điều 9 Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định về việc kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau:
1. Thời gian kiểm tra: Định kỳ hàng năm.
2. Quy trình kiểm tra quy định tại Phụ lục III Thông tư này.
3. Biên bản kiểm tra quy định tại Phụ lục IV Thông tư này.
Về Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào:
– Bảo đảm thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức.
– Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 và tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
– Bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.
Yêu cầu biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ
– Biên mục nội dung dữ liệu đặc tả phải bảo đảm cô đọng, rõ nghĩa đối với nội dung tài liệu cần mô tả.
– Trong trường hợp thuộc tính nội dung có nhiều giá trị khác nhau, thì phân biệt các thuộc tính nội dung bằng dấu chấm phẩy (;).
– Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cập nhật, bổ sung khi nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ có sự thay đổi.
Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
– Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
+ Ảnh màu;
+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
+ Tỷ lệ số hóa: 100%;
+ Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
– Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
– Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
– Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
– Tài liệu ảnh
+ Định dạng: JPEG;
+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
– Tài liệu phim ảnh
+ Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
+ Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
– Tài liệu âm thanh
+ Định dạng: MP3, .wma;
+ Bit rate tối thiểu: 128 kbps.
– Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
– Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục I Thông tư này.
Nguyên tắc bao quản tài liệu lưu trữ là:
– Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ.
– Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Yêu cầu về bảo quản tài liệu lưu trữ như sau;
– Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.
– Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
– Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
– Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
– Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.
Sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
– Thời gian và phương thức sao lưu
+ Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu hàng ngày theo phương thức sao lưu gia tăng, ngày đầu tiên hàng tháng phải sao lưu theo phương thức sao lưu đầy đủ.
+ Chuyển đổi phương tiện lưu trữ
+ Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm phải chuyển đổi phương tiện lưu trữ 03 năm/01 lần theo phương thức sao lưu đầy đủ; Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sao lưu và lưu trữ bằng định dạng file XML (eXtensible Markup Language).
– Quy trình sao lưu quy định tại Phụ lục V Thông tư này.
– Nhật ký sao lưu quy định tại Phụ lục VI Thông tư này.
– Biên bản sao lưu quy định tại Phụ lục VII Thông tư này.
Về Phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau:
– Quy trình và nội dung phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục VIII Thông tư này.
– Biên bản phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục IX Thông tư này.
Căn cứ vào những điều đã phân tích trên thì việc kiểm tra dữ liệu và lập biên bản phải đòi hỏi sự chính xác về tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật. Trên đây chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết về biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và cá thông tin liên quan về việc kiểm tra dữ liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
