Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Vậy quy trình hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn điện tử:
1.1. Hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà có sai sót:
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng bên bán chưa gửi đến cho bên mua thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Quy trình để hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót sẽ được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: thông báo hóa đơn sai sót đến với cơ quan thuế
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế (mẫu thông báo được thực hiện theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ) về vấn đề hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 2: Thực hiện lập hóa đơn điện tử mới
Ở bước này, kế toán của công ty thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, thực hiện ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo có sai sót
Sau khi đã thực hiện những bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận về việc hủy bỏ hóa đơn
Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra thì doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 5: Thực hiện tra cứu
Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, doanh nghiệp nên kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế hay là chưa, đồng thời truy cập trang truy cứu hóa đơn để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
1.2. Hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử:
Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mà còn có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn để thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày đã thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế mà đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (chỉ trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, những tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải thực hiện việc tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày mà đã tìm lại được hóa đơn đã mất. Theo đó, căn cứ vào quy định này thì trình tự hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: chuẩn bị hồ sơ để hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử
Hồ sơ để hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử bao gồm những giấy tờ sau:
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (chỉ trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng của hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản về việc tiêu hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ tiến hành hủy, phương pháp tiêu hủy (thực hiện theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Lưu ý rằng, hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mà sử dụng hóa đơn. Riêng với thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Bước 2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (chỉ trừ Hộ, cá nhân kinh doanh)
Hội đồng hủy hóa đơn sẽ phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Bước 3: Lập bảng kiểm kê hóa đơn mà cần tiêu hủy.
Bước 4: Lập biên bản về việc hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 5: Làm thông báo kết quả về việc hủy hóa đơn
– Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp
– Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất là không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn mà đã được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ
– Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày đã thông báo với cơ quan thuế.
– Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (chỉ trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp sẽ phải tiến hành hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế đã có thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
2. Cách xử lý khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót:
Căn cứ khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì cách xử lý khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót được thực hiện như sau:
– Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không có sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán sẽ phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót (thông báo thực hiện theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), chỉ trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu ở trên mà chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
– Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, số tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì sẽ có thể được lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua mà đã có thỏa thuận về việc lập
+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, sẽ chỉ trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi mà tiến hành lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó thì người bán sẽ phải lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử mà đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Khi đó người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó thì người bán sẽ phải gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi đến cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi đến cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
THAM KHẢO THÊM:
