Quy định về thời gian và địa điểm phát hành hồ sơ mời thầu

Trong thời đại Việt Nam tham gia vào hội nhập kinh tế hiện nay, đấu thầu là một lĩnh vực góp công sức to lớn thúc đẩy hoạt động thương mại. Bản chất của đấu thầu là một loại hình hoạt động thương mại, chủ thể trong đấu thầu gồm chủ đầu tư và nhà thầu, về nguyên tắc hoạt động được diễn ra dựa trên cơ chế bên chủ đầu tư (còn gọi là bên mời thầu) lựa chọn ra nhà thầu phù hợp, đáp ứng được các chỉ tiêu, yêu cầu đã đề ra dựa trên cơ sở quy định của pháp luật để thực hiện việc giao kết và thực hiện hợp đồng.

Quá trình đấu thầu giữa các bên mang tính chất cạnh tranh cao, bên mua đặt ra yêu cầu là chọn ra bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và có mức chi phí thấp nhất. Mục đích của nhà thầu là cạnh tranh với những nhà thầu khác để giành được quyền cung ứng hàng hóa dịch vụ đó với mức giá phù hợp, đủ để bù đắp các chi phí thầu và thu lại được lợi nhuận cao nhất có thể. Trong phạm vi bài viết này, Luật Dương Gia xin phân tích những quy định về thời gian, địa điểm phát hành hồ sơ mời thầu.

1. Căn cứ pháp luật về phát hành hồ sơ mời thầu

Để phục vụ cho quá trình tham gia đấu thầu, cần phải hiểu rõ quy định của pháp luật về đấu thầu. Một gói thầu có thể có giá trị nhỏ, nhưng có những gói thầu lại có giá trị và quy mô rất lớn, để có thể hợp tác thành công một gói đấu thầu, các bên phải nắm bắt kịp thời quy định về thời gian, địa điểm phát hành hồ sơ mời thầu. Các bên có thể tham khảo quy định của pháp luật được quy định chi tiết, cụ thể tại Luật Đấu thầu 2013.

2. Quy định về thời gian phát hành hồ sơ mời thầu

Đối với hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành sau khi Bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Việc phát hành hồ sơ mời thầu có hai hình thức, đối với đấu thầu qua mạng, hồ sơ mời thầu đươc phát hành trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia khi đăng tải Thông báo mời thầu. Đối với đấu thầu trực tiếp không qua mạng, hồ sơ mời thầu được phát hành bằng hình thức bán hồ sơ tại trụ sở của Bên mời thầu. 

Tại Khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 quy định như sau:

a, Trong vòng tối đa là 05 ngày (chỉ tính 05 ngày làm việc) tính từ ngày nhận được báo cáo thẩm định, phải tiến hành phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

b, Sau 03 ngày làm việc, tính từ ngày tính từ ngày đầu tiên thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo chào hàng được tăng tải và gửi thư mời thầu đến trước khi đóng thầu, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành;

c, Các nhà thầu có thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm đối với đấu thầu phạm vi trong nước tối thiểu là 10 ngày, đối với đấu thầu quốc tế thì tối thiểu là 20 ngày, thời điểm bắt đầu và kết thúc được tính từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời quan tâm đến ngày có thời điểm đóng thầu. Trong thời gian này, nhà thầu phải nộp hồ sơ quan tâm trước thời điểm đóng thầu thì mới được coi là hợp lệ;

d, Nhà thầu phải tiến hành nộp hồ sơ dự sơ tuyển trước khi đóng thầu, theo quy định của pháp luật, nhà thầu có thời gian tối thiểu là 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và tối thiểu là 20 ngày nếu là đấu thầu quốc tế để chuẩn bị hồ sơ dự tuyển. Thời gian này được ghi nhận bắt đầu và kết thúc từ ngày hồ sơ mời sơ tuyển được phát hành lần đầu tiên đến ngày có thời điểm đóng thầu;

đ, Nhà thầu có thời gian ít nhất là 05 ngày (chỉ tính 05 ngày làm việc) để chuẩn bị hồ sơ đề xuất và phải nộp hồ sơ đề xuất trước khi đóng thầu, khoảng thời gian 05 ngày này được tính từ ngày đầu tiên hồ sơ yêu cầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu;

e, Đối với công đoạn chuẩn bị hồ sơ dự thầu, các nhà thầu có ít nhất là 20 ngày để chuẩn bị nếu đấu thầu trong nước và ít nhất là 40 ngày nếu là đấu thầu quốc tế, và điều đương nhiên, trước khi đóng thầu, các nhà thầu phải đảm bảo kịp thời nộp hồ sơ dự thầu;

g, Kể từ khi đóng thầu đến thời điểm kết quả lựa chọn nhà thầu được bên mời thầu gửi cho chủ đầu tư phê duyệt, pháp luật quy định thời gian để đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển lâu nhất là 20 ngày, 30 ngày đối với hồ sơ đề xuất và lâu nhất là 45 ngày đối với đấu thầu phạm vi trong nước. Còn đối với đấu thầu quốc tế, vì tính chất và quy mô nên luôn được gia hạn lâu hơn, theo đó, đối với thời gian tiến hành đánh giá hồ sơ quan tâm hồ sơ dự sơ tuyển lâu nhất là 30 ngày, 40 ngày đối với hồ sơ đề xuất và 60 ngày đối với hồ sơ dự thầu. Thời gian này được tính từ ngày đóng thầu cho tới thời điểm chủ đầu tư thực hiện việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu do bên mời thầu trình lên. Tuy nhiên, nếu trong các trường hợp cần thiết phải kéo dài, gia hạn thêm thời gian, pháp luật vẫn cho phép được kéo dài thêm thời gian để tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, với điều kiện là thời hạn kéo dài không vượt quá 20 ngày, việc gia hạn thêm này phải tuân thủ việc đảm bảo được tiến độ thực hiện dự án;

i, Trong thời hạn tối đa là 10 ngày, hồ sơ mời quan tâm, mời sơ tuyển và hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu phải được tiến hành phê duyệt. Thời gian này được ghi nhận bắt đầu kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị về việc phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, mời thầu, hồ sơ yêu cầu của bên mời thầu hay báo cáo thẩm định (nếu có);

k, Trong vòng 10 ngày, tính từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc báo cáo thẩm định (nếu có), phải tiến hành phê duyệt hoặc đưa ra phương án xử lý đối với kết quả lựa chọn nhà thầu;

l, Tính từ ngày có thời điểm đóng thầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất được công nhận hiệu lực tối đa là 180 ngày đối với những gói thầu thông thường, nếu gói thầu mà có quy mô lớn, tính chất phức tạp thì tối đa là 210 ngày. Pháp luật vẫn cho phép kéo dài, gia hạn thêm thời gian công nhận hiệu lực của hai loại hồ sơ này nếu các bên có yêu cầu nhưng phải đáp ứng điều kiện này đảm bảo được tiến độ của dự án, không gây ảnh hưởng xấu, chậm trễ đến tiến độ;

m, Đối với các gói thầu phạm vi trong nước, hồ sơ mời thầu đã được gửi cho các nhà thầu và họ đã nhận được thì có thể gửi văn bản sửa đổi nội dung không thời gian không quá 10 ngày, và với những gói thầu phạm vi quốc tế thì không quá 15 ngày, hạn cuối của thời gian này được tính trước ngày có thời điểm đóng thầu; Ngoài ra, hồ sơ quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ yêu cầu cũng có thể sửa đổi ít nhất là 03 ngày (chỉ tính ngày làm việc), trước thời điểm đóng thầu;

n, Để đảm bảo tiến độ dự án, tính từ ngày kết quả lựa chọn ra nhà thầu được phê duyệt, chủ đầu tư phải gửi thông báo bằng văn bản cụ thể về kết quả lựa chọn đến các nhà thầu từng thực hiện tham gia dự thầu trong thời hạn tối đa là 05 ngày làm việc, cách thức gửi thông báo có thể qua fax hoặc qua bưu điện;

3. Quy định về địa điểm phát hành hồ sơ mời thầu

Pháp luật Việt Nam nghiêm cấm việc sử dụng địa chỉ của bên mời thầu được thuê, nếu cố tình vi phạm quy định của pháp luật, không tuân thủ những điều kiện ràng buộc pháp luật trong quá trình đấu thầu vì bất cứ lý do gì mang tính chất nhằm hạn chế cạnh tranh, phân biệt các nhà thầu và làm giảm đi, hạn chế khả năng tiếp cận của các nhà thầu đối với việc mua hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và sẽ bị xử lý nghiêm ngặt, tránh trường hợp các chủ đầu tư, bên mời thầu khác thực hiện theo. Việc áp dụng biện pháp xử lý được quy định theo quy định của pháp luật về đấu thầu và luật khác có liên quan.

Trên đây là quy định của pháp luật về thời gian, địa điểm phát hành hồ sơ mời thầu, rất mong có thể hỗ trợ cho bạn đọc những thông tin cần thiết để có thể tiến hành đấu thầu đạt hiệu quả tối đa.

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

Tóm tắt câu hỏi:

Anh chị cho em hỏi: Theo Điểm b) Khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 có quy định: Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu là sau 03 ngày làm việc kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời thầu. Em có đăng tải thông báo mời thầu gói thầu xây lắp, tuy nhiên ngày phát hành (bán) hồ sơ mời thầu dự định sau 15 ngày kể từ ngày đăng báo (không phải sau 3 ngày theo quy định), như vậy có phù hợp với Điểm b) Khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 không? Mong sớm nhận được phúc đáp của anh chị.

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Điểm b) Khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 quy định như sau:

“Điều 12. Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư

1. Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu:

a) Thời gian phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu tối đa là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định;

b) Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu;

Luật sư tư vấn pháp luật đấu thầu trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

c) Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm tối thiểu là 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời quan tâm được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ quan tâm trước thời điểm đóng thầu;

d) Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển tối thiểu là 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời sơ tuyển được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ dự sơ tuyển trước thời điểm đóng thầu;

đ) Thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất tối thiểu là 05 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ yêu cầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ đề xuất trước thời điểm đóng thầu;

…”.

Như vậy, trong trường hợp này, bạn đăng tải thông báo mời thầu gói thầu xây lắp, tuy nhiên ngày phát hành hồ sơ mời thầu dự định sau 15 ngày kể từ ngày đăng báo là không đúng quy định pháp luật, sẽ ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu, không đảm bảo được cạnh tranh trong đấu thầu.