Đề nghị mời thầu là gì? Các nguyên tắc khi mời thầu chi tiết nhất

1. Đề nghị mời thầu là gì? 

Đề nghị mời thầu là một tài liệu kinh doanh có chức năng thông báo và cung cấp chi tiết về một dự án nhằm mua được thiết bị hay dịch vụ phục vụ dự án đó. Nói cách khác, các nhà thầu nhận được đề nghị mời thầu này là những nhà bán hàng/nhà cung cấp tiềm năng sẽ đưa ra giá của thiết bị và dịch vụ.

RFP được sử dụng khi yêu cầu đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật, khả năng chuyên môn hoặc nơi sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu chưa tồn tại và đề xuất có thể yêu cầu nghiên cứu và phát triển để tạo bất kỳ điều gì đang được yêu cầu.

RFP trình bày các yêu cầu sơ bộ đối với hàng hóa hoặc dịch vụ và có thể quy định các mức độ khác nhau về cấu trúc và định dạng chính xác của phản hồi của nhà cung cấp. Các RFP hiệu quả thường phản ánh chiến lược và các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn / dài hạn, cung cấp cái nhìn chi tiết mà các nhà cung cấp sẽ có thể đưa ra một quan điểm phù hợp.^[2]

Các yêu cầu tương tự bao gồm yêu cầu báo giá (RFQ), theo đó khách hàng có thể chỉ cần tìm báo giá và yêu cầu thông tin (RFI), nơi khách hàng cần thêm thông tin từ nhà cung cấp trước khi gửi RFP. Một RFI thường được theo sau bởi một RFP hoặc RFQ.^[3]

Về nguyên tắc, một RFP:

Thông báo cho các nhà cung cấp rằng một tổ chức đang tìm kiếm để mua và khuyến khích họ nỗ lực hết mình.

Yêu cầu công ty xác định những gì cần đề xuất để mua. Nếu phân tích yêu cầu đã được chuẩn bị đúng cách, nó có thể được kết hợp khá dễ dàng vào tài liệu Yêu cầu.

Cảnh báo các nhà cung cấp rằng quá trình lựa chọn là cạnh tranh.

Cho phép phân phối và phản hồi rộng rãi.

Đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng thực tế các yêu cầu đã xác định.

Một RFP thường liên quan đến nhiều hơn một yêu cầu về giá cả. Các thông tin được yêu cầu khác có thể bao gồm thông tin cơ bản về công ty và lịch sử, thông tin tài chính (công ty có thể cung cấp mà không có nguy cơ phá sản), khả năng kỹ thuật (được sử dụng cho các dịch vụ chính, nơi sản phẩm chưa được thực hiện trước đó hoặc nơi yêu cầu có thể đáp ứng được) các phương tiện kỹ thuật khác nhau), thông tin sản phẩm như khả năng sẵn có và thời gian hoàn thành ước tính và tham khảo khách hàng có thể được kiểm tra để xác định sự phù hợp của công ty (bao gồm cả nền tảng giáo dục và quân sự cho nhân viên của dự án) độ có thể thêm “giá trị” từ nhà thầu).

Đề nghị mời thầu “Request for proposal RFP”.

2. Các nguyên tắc khi mời thầu chi tiết nhất:

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT thì: Hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu phải tuân thủ theo Mẫu hợp đồng quy định trong Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu. Chủ đầu tư căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu có thể bổ sung các điều, khoản liên quan trong hợp đồng theo quy định của pháp luật chuyên ngành nhưng phải đảm bảo tính logic, thống nhất và chặt chẽ của toàn bộ hợp đồng, tránh làm hạn chế quyền của chủ đầu tư và giảm nghĩa vụ của nhà thầu tư vấn.

Như vậy, khi mời thầu thì việc ký kết giữa nhà thầu và chủ đầu tư phải thực hiện theo các Mẫu hợp đồng được pháp luật quy định cụ thể. Đối với từng lĩnh vực mời thầu thì pháp luật có quy định chi tiết riêng cho từng mẫu. Khi lập hồ sơ mời thầu, bạn phải lập hồ sơ trên căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu và điều kiện của thị trường mà đưa ra các yêu cầu trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế; không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng. Khi lập hồ sơ mời thầu bạn tham khảo một số mẫu hồ sơ sau:

Đối với việc mời thầu trong lĩnh vực mời thầu quan tâm dịch vụ tư vấn bạn có thể tham khảo Mẫu hồ sơ số 02 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT.

Đối với hồ sơ mời thầu xây lắp bạn có thể tham khảo Mẫu 01, Mẫu số 02, Mẫu số 03 Ban hành kèm theo Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT cho từng hạng mục cụ thể.

Đối với hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa thì bạn có thể tham khảo các mẫu số 01, Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT.

Việc lập hồ sơ mời thầu do bên mời thầu tự lập, chỉ cần đảm bảo đủ điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu theo quy định tại Điều 7 – Luật đấu thầu 2013 như sau:

3. Điều kiện hồ sơ yêu cầu của gói thầu:

Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.

Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu; yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác.

Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này.

Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu.

Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung.

Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.

4. Điều kiện hồ sơ yêu cầu của dự án mời thầu:

Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà đầu tư khi có đủ các điều kiện sau đây:

Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất.

Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt.

Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt.

Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này.

Như vậy chúng ta thấy rằng loại hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.

Theo Luật Đấu thầu, đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu (BMT) trên cơ sở bảo đảm đạt được mục tiêu là cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.  Khi áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế để lựa chọn nhà thầu các yêu cầu cho một gói thầu được gọi là hồ sơ mời thầu. Đây là tài liệu để nhà thầu căn cứ vào đó chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm chọn ra nhà thầu trúng thầu.

Theo đo chúng ta không thể xây dựng hồ sơ mời thầu mà không dựa vào các định hướng có tính pháp lý trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt. Một trong những nội dung quan trọng khi thẩm định hồ sơ mời thầu (để có thêm căn cứ cho chủ đầu tư xem xét, phê duyệt hồ sơ mời thầu) là phải nói rõ hồ sơ mời thầu đã phù hợp với quyết định đầu tư cùng các tài liệu liên quan hay chưa và đã phù hợp với kế hoạch lựa chọn nhà thầu hay chưa. Tất nhiên, ngoài ra, khi lập hồ sơ mời thầu còn phải tìm hiểu các quy định của pháp luật về đấu thầu, điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế (nếu liên quan), các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, lệ phí và đặc biệt phải hiểu thấu đáo nội dung ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu cũng như các quy định khác liên quan.

Trên đây là các thông tin pháp lý chúng tôi cung cấp về nội dung ” Đề nghị mời thầu là gì? Các nguyên tắc khi mời thầu chi tiết nhất” nếu bạn đọc muốn mời thầu được đúng theo quy định thì hãy tham khảo bài viết trên để tiến hành mời thầu một cách nhanh chóng nhất nhé.