Hoá đơn điện tử xác thực (hay còn được gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực) là loại hóa đơn điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp, trong đó có chứa mã xác thực và số hóa đơn xác thực được khởi tạo bởi hệ thống xác thực của Cơ quan thuế. Vậy hóa đơn điện tử xác thực là gì? Và đối tượng áp dụng được quy định như thế nào
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Trên phương diện pháp lý, hiện nay chưa có bất kỳ điều luật nào đưa ra khái niệm về hóa đơn điện tử xác thực. Tuy nhiên, có thể hiểu hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn điện tử có chứa mã xác thực được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với loại hóa đơn điện tử xác thực, người bán bắt buộc phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử đó trong quá trình cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Các công ty không cần phải thực hiện thủ tục lập báo cáo tình hình sử dụng đối với loại hóa đơn điện tử này. Cụ thể, mã xác thực và số xác thực của hóa đơn điện tử là chuỗi ký tự đã được mã hóa, chuỗi ký tự đó được cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế dựa trên các thông tin hóa đơn mà doanh nghiệp đã cung cấp. Đồng thời, số hóa đơn xác thực là tổng hợp các dãy số có cấu trúc logic theo quy định của Tổng cục thuế.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử sát thực bao gồm nhiều nội dung khác nhau như thông tin của doanh nghiệp, mã xác thực, số xác thực, số hóa đơn, mã QR … vì vậy hóa đơn điện tử xác thực có vai trò vô cùng quan trọng và tiện lợi trong đời sống. Hóa đơn điện tử xác thực có thể giúp cho công dân đọc và kiểm tra nhanh chóng các thông tin trên hóa đơn, tránh hiện tượng làm giả hóa đơn hoặc làm sai hóa đơn. Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các thiết bị điện tử có cài đặt phần mềm đọc mã vạch để có thể tra cứu, kiểm tra và đọc các thông tin trên hóa đơn điện tử có mã xác thực.
Đối với loại hóa đơn điện tử có mã xác thực, tính bảo mật của loại hóa đơn này rất cao. Vì vậy, khi muốn kiểm tra thông tin trên hóa đơn điện tử này thì bắt buộc công dân phải có tài khoản riêng được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cụ thể trong trường hợp này là cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã xác thực được đưa vào sử dụng trên thực tế hướng tới mục tiêu giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính rườm ra cho người dân, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đối chiếu dữ liệu, từ đó rút ngắn thời gian thanh toán nhanh chóng cũng như tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp và tổ chức. Như vậy, thay vì các doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình, thì hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Tổng cục thuế sẽ thay các doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu, cơ quan thuế và các khách hàng cũng hoàn toàn có thể kiểm tra được các thông tin trong hóa đơn trên Hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục thuế khi có nhu cầu.
Nhìn chung, hóa đơn điện tử có mã xác thực là mộttrong những loại hóa đơn được ưa chuộng khi thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay. Hóa đơn điện tử có mã xác thực có lợi cho tất cả các bên, trong đó có bên phát hành hóa đơn, bên tiếp nhận hóa đơn và cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hóa đơn điện tử có mã xác thực được xem là một trong những bước tiến vô cùng vượt bậc, phản ánh khả năng hội nhập thế giới của Việt Nam trong thời đại hiện nay.
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử xác thực?
Hóa đơn điện tử xác thực sẽ được áp dụng đối với các chủ thể sau đây:
– Doanh nghiệp tiến hành hoạt động buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền lựa chọn tạo hóa đơn điện tử có mã xác thực và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực;
– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng loại hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cung cấp;
– Cơ quan quản lý thuế các cấp, các tổ chức và cá nhân có liên quan đến quá trình tạo hóa đơn điện tử, phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, để có thể sử dụng hóa đơn điện tử xác thực cần phải đáp ứng được các điều kiện sử dụng. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử xác thực cho các doanh nghiệp tương đối đơn giản. Nhìn chung thì các doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng các điều kiện sau đây thì có thể sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử xác thực. Bao gồm:
– Doanh nghiệp được hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp được cấp mã số thuế;
– Có chứng thư số theo quy định của pháp luật, chứng thư số của doanh nghiệp bắt buộc phải có thông tin liên quan tới mã số thuế của doanh nghiệp, chứng thư đó vẫn đang còn hiệu lực;
– Doanh nghiệp hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng internet ổn định.
3. Vai trò và lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực:
Hóa đơn điện tử có mã xác thực đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hóa đơn điện tử được xem là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong thời đại hội nhập ngày càng sâu rộng như hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển, mã xác thực vì thế cũng được ưa chuộng, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực đem lại những lợi ích như sau:
Thứ nhất, tiết kiệm chi phí. Cũng giống như các loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực, hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ giúp cho các doanh nghiệp và người kinh doanh buôn bán tiết kiệm chi phí in ấn và chi phí chuyển phát. Đồng thời, hóa đơn điện tử có mã xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sự phức tạp và rườm ra của thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho bộ phận kế toán tiến hành hoạt động hạch toán theo quy định của pháp luật, dễ dàng hơn cho quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán của khách hàng cũng như tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp.
Thứ hai, độ chính xác của hóa đơn điện tử có mã xác thực ở mức cao. Hóa đơn điện tử có mã xác thực có độ chính xác cao và an toàn hơn so với các loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực, vì vậy việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực có khả năng tránh việc làm giả hóa đơn và làm sai lệch hóa đơn. Ngoài ra, hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể giúp cho người tiêu dùng tra cứu thông tin một cách nhanh chóng trên hóa đơn đó.
Thứ ba, hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp tiết kiệm thời gian và tiết kiệm nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp. Quá trình sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các quy trình phát hành, giải theo các tranh chấp liên quan từ hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán, rút ngắn thời gian quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí cho mỗi hóa đơn. Khi sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã xác thực, các doanh nghiệp không cần phải chờ đợi để có thể nhận hóa đơn qua đường bưu điện giống như các phương pháp truyền thống, chỉ cần có internet thì người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn điện tử dù họ đang ở bất cứ đâu.
Thứ tư, sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực thì các doanh nghiệp không cần phải thực hiện chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn này đến cơ quan thuế. Từ đó quá trình quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với các loại hóa đơn điện tử cũng được giảm thiểu tối đa.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.
THAM KHẢO THÊM:
