Hóa đơn điện tử khi in ra giấy có cần đóng dấu hay không?

1. Hóa đơn điện tử khi in ra giấy có cần đóng dấu hay không?

Theo quy định của pháp luật, hiện nay chưa có bất kỳ điều luật cụ thể nào và chưa có bất kỳ văn bản quy phạm pháp luật nào quy định cụ thể về việc hóa đơn điện tử khi in ra giấy bắt buộc phải đóng dấu. Vì vậy về nguyên tắc, pháp luật không quy định thì các doanh nghiệp không bắt buộc phải có nghĩa vụ thực hiện đóng dấu khi in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ và bảo quản hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử khi in ra giấy sẽ chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi chứ không có giá trị hiệu lực trong các giao dịch và thanh toán tại các cơ quan có thẩm quyền, vì vậy cho nên các hóa đơn điện tử sau khi in ra giấy cũng không cần bắt buộc phải có dấu của doanh nghiệp. 

Pháp luật hiện nay đã quy định cụ thể về vấn đề bảo quản, lưu trữ hóa đơn và chứng từ. Theo đó, doanh nghiệp sẽ được quyền lựa chọn và áp dụng một trong những hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp mình. Căn cứ theo quy định tại Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về vấn đề bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Theo đó:

– Hóa đơn và chứng từ được bảo quản, lưu trữ cần phải bảo đảm như sau:

+ Cần phải bảo đảm tính an toàn, tính bảo mật, tính đầy đủ, toàn vẹn của hóa đơn và chứng từ, không bị thay đổi, sai lệch các nội dung trong suốt quá trình bảo quản và lưu trữ;

+ Được lưu trữ đúng quy định, đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

– Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. Các cơ quan tổ chức và cá nhân được quyền lựa chọn hình thức bảo quản và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ đối với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động riêng biệt và khả năng ứng dụng khoa học công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử bắt buộc phải in được ra giấy hoặc có thể tra cứu được khi có yêu cầu trong trường hợp cần thiết.

Theo đó thì có thể nói, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy, hóa đơn điện tử chị phải in ra giấy khi có yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế tài chính hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, cơ quan thanh tra kiểm tra, phục vụ cho hoạt động điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra kiểm tra trong lĩnh vực hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thanh hóa đơn giấy bắt buộc phải có sự trùng khớp giữa nội dung của hóa đơn điện tử vào hóa đơn sau khi chuyển đổi. Tức là, nội dung của hóa đơn sau khi chuyển đổi bắt buộc phải bạn ánh đầy đủ các nội dung trong hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn in ra giấy cũng cần phải có đầy đủ các tiêu thức giống như hóa đơn điện tử gốc.

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đọc in, chứng từ đặt in, cơ quan tự in cần phải bảo quản và được lưu trữ theo đúng yêu cầu như sau:

– Hóa đơn và chứng từ chưa lập cần phải được lưu trữ và bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản đối với các loại chứng từ có giá;

– Hóa đơn và chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán cần phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về bảo quản chứng từ kế toán;

– Hóa đơn và chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải là đơn vị kế toán cần phải được lưu trữ và bảo quản giống như tài sản riêng của các tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đó.

Tiếp tục đối chiếu với quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về các nội dung cần phải có trong hóa đơn điện tử, trong đó bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin của người bán, thông tin của người mua, thời điểm lập hóa đơn, chiết khấu thương mại, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, thời điểm ký số trên hóa đơn …

Tóm lại, bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử (tức là hóa đơn điện tử sau khi in ra giấy) không cần phải đóng dấu của doanh nghiệp.

2. Quy trình in hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?

Mặc dù theo quy định của pháp luật hiện nay, không có quy định bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy, hoặc trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cũng không cần phải bắt buộc đóng dấu, tuy nhiên việc lưu trữ hóa đơn ở hình thức điện tử có khá nhiều rủi ro, trong khi đó việc lưu trữ hóa đơn ở văn bản giấy thì lại mang đến rất nhiều tiện lợi trong quá trình hạch toán vào phục vụ trong quá trình thanh tra kiểm tra về thuế. Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khá đơn giản và nhanh chóng, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng. Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, các bước thực hiện cũng có sự khác nhau, tuy nhiên về cơ bản thì quy trình in hóa đơn điện tử ra giấy sẽ được thực hiện như sau:

– Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử;

– Tiến hành hoạt động tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi;

– Lựa chọn chức năng in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy;

– Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ trực tiếp kết nối với máy in và thực hiện thao tác chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Trên hóa đơn điện tử cần phải bao gồm các nội dung nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế), có quy định cụ thể về nội dung cần phải phản ánh trên hóa đơn điện tử. Trên hóa đơn điện tử cần phải bao gồm các nội dung như sau:

– Tên hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý ghi tên hóa đơn phù hợp với quy định tại Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế);

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý, trong đó bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử;

– Số hóa đơn, tuy nhiên quá trình ghi số hóa đơn cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, số thứ tự trên hóa đơn cần phải bắt đầu từ 01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm;

– Cần phải ghi rõ thông tin cơ bản của người bán, trong đó bao gồm tên của người bán, địa chỉ của người bán, mã số thuế của người bán;

– Cần phải ghi rõ thông tin của người mua, trong đó bao gồm tên của người mua, địa chỉ của người mua và mã số thuế của người mua;

– Thông tin về hàng hóa và dịch vụ, trong đó bao gồm tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất giá trị gia tăng và tổng tiền thuế giá trị gia tăng;

– Chữ ký hoặc điểm chỉ của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn, tức là ngày tháng năm lập hóa đơn;

– Thời điểm ký số, tức là ngày tháng năm ký số trên hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp hóa đơn có sử dụng mã của cơ quan thuế, phí, lệ phí, khuyến mại và chiết khấu;

– Chữ viết, chữ số, đồng tiền được sử dụng trên hóa đơn, trong đó bao gồm chữ viết bằng tiếng Việt và số Ả-rập, và đồng thời đồng tiền thể hiện bằng đồng Việt Nam có thể viết tắt bằng “đ” hoặc ngoại tệ theo quy định của pháp luật.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78
• Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới