Điều kiện và thủ tục đăng ký công nhận phòng thí nghiệm điện

1. Thế nào là thí nghiệm điện?

Thí nghiệm điện được hiểu là công tác kiểm tra, đánh giá và đưa ra kết luận về chất lượng của các công trình liên quan đến hệ thống điện năng. Thí nghiệm điện được tiến hành không chỉ đánh giá, kiểm tra một công trình điện mà việc kiểm tra, đánh giá này sẽ bao gồm một chuỗi các quy trình kiểm tra để đánh giá tình trạng hoạt động của các thiết bị điện trong tổng thể công trình.

Việc thí nghiệm điện còn giúp những người công nhân điện lực đánh giá, kiểm tra xem các thiết bị điện đó có đang hoạt động tốt hay có bất kỳ hư hỏng nào đang thực sự xảy ra không để kịp thời bảo dưỡng và sửa chữa.

2. Điều kiện để công nhận phòng thí nghiệm điện:

Phòng thí nghiệm điện được xác định là một trong các loại phòng thí nghiệm nói chung. Như vậy, điều kiện để công nhận là phòng thí nghiệm điện thì phòng đó phải bảo đảm cả điều kiện của phòng thí nghiệm nói chung và điều kiện của phòng thí nghiệm điện nói riêng. Cụ thể các điều kiện này được quy định như sau:

2.1. Điều kiện chung của phòng thí nghiệm:

Căn cứ theo quy định tại Mục 3 của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17025:2017 quy định về yêu cầu chung về năng lực của phòng thí nghiệm và hiệu chuẩn thì phòng thí nghiệm cần phải bảo đảm các điều kiện sau:

– Phòng thí nghiệm phải là một pháp nhân hoặc được xác định là một bộ phận của pháp nhân và phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với các hoạt động của mình (cụ thể ở đây là hoạt động thí nghiệm);

– Phòng thí nghiệm phải có người phụ trách lãnh đạo và có người chịu trách nhiệm đối với hoạt động của phòng thí nghiệm;

– Hoạt động của phòng thí nghiệm phải được thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn quy định của pháp luật, của phòng thí nghiệm, của cơ quan quản lý và của các tổ chức thực hiện theo việc thừa nhận;

– Phòng thí nghiệm phải xác định rõ các phạm vi hoạt động thí nghiệm và lập thành văn bản các hoạt động đó đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia. Phòng thí nghiệm chỉ được công bố sự phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia với phạm vi hoạt động thí nghiệm, không bao gồm các hoạt động thí nghiệm bên ngoài một cách thường xuyên;

– Phòng thí nghiệm phải có cơ cấu tổ chức và quản lý phòng thí nghiệm rõ ràng. Phòng thí nghiệm phải quy định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của các nhân sự làm việc trong phòng thí nghiệm;

– Phòng thí nghiệm cũng phải có cả các nhân sự không kể các trách nhiệm khác, quyền hạn và nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ: thực hiện và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý. Các nhân sự này có trách nhiệm nhận biết những sai lệch so với hệ thống quản lý hoặc các thủ tục để thực hiện các hoạt động thí nghiệm; thực hiện khởi xướng các hoạt động để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu những sai lệch trong thí nghiệm. Bên cạnh đó, các nhân sự này có trách nhiệm phải báo cáo cho lãnh đạo phòng thí nghiệm về kết quả thực hiện hệ thống quản lý và mọi nhu cầu cải tiến nhằm đảm bảo hiệu lực của các hoạt động thí nghiệm;

– Phòng thí nghiệm phải đảm bảo duy trì toàn vẹn của hệ thống quản lý khi những thay đổi đối với hệ thống quản lý được hoạch định và thực hiện.

2.2. Điều kiện của phòng thí nghiệm điện:

Ngoài đáp ứng được những điều kiện chung của phòng thí nghiệm thì phòng thí nghiệm điện cần pháp ứng được những điều kiện riêng, đáp ứng hoạt động của lĩnh vực điện. Căn cứ theo quy định tại

 thì điều kiện của các tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn và thử nghiệm (ở đây là dịch vụ kiểm định, thử nghiệm điện) cụ thể như sau:

– Được thành lập theo quy định của pháp luật hiện hành;

– Có đủ cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng các điều kiện hoạt động dịch vụ kiểm tra, thử nghiệm, hiệu chuẩn điện như: mặt bằng làm việc; các công cụ đo lường, kiểm tra; giấy chứng nhận kiểm định, hiệu chuẩn có giá trị sử dụng…;

– Có đủ quy trình kiểm định, hiệu chuẩn thử nghiệm do tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm định hiệu chuẩn, thử nghiệm công bố áp dụng theo đúng quy định của pháp luật;

– Phòng thí nghiệm điện phải bảo đảm có ít nhất 02 nhân viên kỹ thuật điện. Các nhân viên phải tốt nghiệp trung cấp hoặc tương đương trở lên về đào tạo nghề điện. Nhân viên phải có giấy chứng nhận hoàn thành khóa học đào tạo về kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm tương ứng với lĩnh vực kiểm định điện;

– Phòng thí nghiệm phải ban hành và thực hiện đúng quy định về chứng chỉ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm;

– Phòng thí nghiệm phải đáp ứng các yêu cầu về tính độc lập, khách quan như: Công khai minh bạch quy trình kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm điện đã công bố áp dụng trong hoạt động phòng thí điện; Tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm chịu trách nhiệm về kết quả kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm đã được thực hiện và không chịu tác động làm thay đổi kết quả đã thực hiện;

– Phòng thí nghiệm đã thiết lập và duy trì hệ thống quản lý phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia đối với hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường;

– Phải đăng ký hoạt động và được công nhận là pháp nhân theo quy định của pháp luật.

3. Thủ tục để được công nhận phòng thí nghiệm điện:

Để được công nhận là phòng thí nghiệm điện thì trước hết phải đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các điều kiện được phân tích tại mục 2. Sau khi đảm bảo được các điều kiện trên thì người đại diện phòng phải thực hiện theo trình tự, thủ tục sau để được công nhận là phòng thí nghiệm điện. Cụ thể như sau:

3.1. Chuẩn bị hồ sơ:

Người đại diện phòng thí nghiệm điện có yêu cầu công nhận là phòng thí nghiệm điện thì cần chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ, tài liệu sau:

– Văn bản đăng ký cung cấp dịch vụ kiểm tra, thử nghiệm, hiệu chuẩn điện;

– Bản sao có công chứng, chứng thực của  Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư do cơ quan có thẩm quyền cấp;

– Báo cáo về cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực tại phòng thí nghiệm;

– Văn bản cam kết đảm bảo điều kiện hoạt động của phòng thí nghiệm của người đứng đầu tổ chức đăng ký công nhận phòng thí nghiệm điện;

– Văn bản quy định về nội dung, hình thức, việc chế tạo, quản lý và sử dụng chứng chỉ kiểm định, hiệu chuẩn thử nghiệm điện;

– Danh mục hồ sơ của hệ thống quản lý đã thiết lập và duy trì đối với hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm điện đăng ký thực hiện.

3.2. Nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký gồm đầy đủ các giấy tờ, tài liệu nêu trên tại mục 3.1 thì người đại diện của phòng sẽ gửi hồ sơ đăng ký đến trụ sở Tổng cục điện lực.

Theo đó, người nộp hồ sơ có thể nộp thông qua một trong 02 hình thức sau:

– Hình thức thứ nhất: Nộp trực tiếp hồ sơ tại Tổng cục điện lực;

– Hình thức thứ hai: Nộp thông qua đường bưu điện đến Tổng cục điện lực.

3.3. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ yêu cầu:

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu xét thấy hồ sơ chưa đầy đủ, không đảm bảo tính hợp lệ thì Tổng cục có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho tổ chức đăng ký những nội dung cần sửa đổi và bổ sung và yêu cầu hoàn thiện hồ sơ để có thể giải quyết yêu cầu. Theo đó trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày Tổng cục gửi thông báo mà tổ chức đăng ký không bổ sung hồ sơ đầy đủ theo quy định thì tổng cục có quyền hủy bỏ việc xử lý với hồ sơ.

Đối với trường hợp hồ sơ yêu cầu đã đầy đủ và hợp lệ thì trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ thì Tổng cục có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường về điện hay còn gọi là chứng nhận là phòng thí nghiệm điện theo chuẩn quy định.

Trường hợp phải đánh giá cơ sở trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ hợp lệ thì tổng cục sẽ ra quyết định thành lập đoàn đánh giá tại cơ sở. Nếu không thể chứng nhận phòng thí nghiệm điện cho tổ chức yêu cầu thì Tổng cục phải có câu trả lời bằng văn bản gửi đến tổ chức đăng ký và nêu rõ lý do không giải quyết.

3.4. Tổ chức đăng ký chứng nhận nhận Giấy chứng nhận:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ kết quả đánh giá tại cơ sở nếu kết quả đạt yêu cầu quy định thì Tổng cục sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký theo quy định cho tổ chức đăng ký.

Giấy chứng nhận đăng ký  được cấp cho tổ chức yêu cầu sẽ được đánh số thứ tự liên tiếp từ lần cấp đầu tiên đến các lần cấp giấy chứng nhận điều chỉnh nội dung đăng ký tiếp theo.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định số 105/2016/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 01/7/2016 quy định về điều kiện hoạt động của tổ chức kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường;

– Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17025:2017 quy định về yêu cầu chung về năng lực của phòng thí nghiệm và hiệu chuẩn.