Địa điểm công chứng? Trình tự công chứng ngoài trụ sở? Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch?
Hiện nay, Việc công chứng các loại giấy tờ không còn là vấn đề quá khó khăn đối với cá nhân, tổ chức. Ca nhân, tổ chứng muốn được công chứng các loại giấy tờ, hợp đồng, các giao dịch dân sự như: giấy tờ tùy thân, hợp đồng kinh doanh, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng tín dụng, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật thì được thực hiện việc công chứng. Cá nhân, tổ chức thực hiện việc công chứng tại văn phòng công chứng, ngoài ra còn được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568
Cơ sở pháp lý:
– Luật công chứng 2014
–
1. Địa điểm công chứng
Địa điểm công chứng được quy định tại Điều 44 Luật Công chứng 2014 (hiệu lực từ 1/1/2015) như sau:
“1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.”
Như vậy thì việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng, trừ các trường hợp như: người công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng
Do đó, trong trường hợp người yêu cầu công chứng là những người già yếu và không thể đi lại được hoặc người bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến văn phòng của cơ quan công chứng, thì việc công chứng được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người yêu cầu công chứng.
2. Trình tự công chứng ngoài trụ sở
Trình tự công chứng ngoài trụ sở như sau :
Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở và phải nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc hoặc hợp đồng…) và loại các giấy tờ liên quan đến giao dịch.
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản công chứng viên báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 03 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Trưởng phòng; Tuỳ thuộc tình hình công tác của Phòng, Trưởng Phòng chấp thuận hoặc phân công công chứng viên khác thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên được phân công hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng theo quy định, cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác) và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ.
Bước 2: Công chứng viên trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do công chứng viên phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng.
Bước 3: Theo phiếu hẹn, công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản; Trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc).
Bước 4: Công chứng viên ký chứng nhận văn bản công chứng.
Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.
Từ hai đến mười ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ thì công chứng viên phải thực hiện việc giải quyết hồ sơ theo quy định.
3. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch
Theo như quy định Điều 47 của luật công chứng 2014 thì người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch được quy định như sau:
Người yêu cầu công chứng phải là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự. Nếu trong trường hợp người yêu cầu công chứng là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó. Ngoài ra khi người yêu cầu đến công chứng phải xuất trình đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó.
Theo quy định tại Điều 139
“Điều 139. Đại diện
1. Đại diện là việc một người (sau đây gọi là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của người khác (sau đây gọi là người được đại dện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện.
2. Cá nhân, pháp nhân, chủ thể khác có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện. Cá nhân không được để người khác đại diện cho mình nếu pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó.
3. Quan hệ đại diện được xác lập theo pháp luật hoặc theo ủy quyền.
4. Người được đại diện có quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch dân sự do người đại diện xác lập.
5. Người đại diện phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 143 của Bộ luật Dân sự 2015.”
Như vậy, để đủ điều kiện là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức thì người đại diện phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì người đại diện phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịc
Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng. Vậy người làm chứng theo pháp luật quy định phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng. Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời trong trường hợp nếu người yêu cầu công chứng không mời được thì công chứng viên chỉ định.
Người làm chứng quy định tại Điều 77 Bộ Luật Tố tụng dân sự thì người biết các tình tiết có liên quan đến nội dung vụ việc được đương sự đề nghị, Tòa án triệu tập tham gia tố tụng với tư cách là người làm chứng. Người mất năng lực hành vi dân sự không thể là người làm chứng. Ngoài ra người làm chứng theo pháp luật quy định phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng.
Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ phải có người phiên dịch. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì người phiên dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu công chứng mời và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình trước pháp luật.
Theo quy định tài Điều 81 Bộ luật tố tụng dân sự thì người phiên dịch được hiểu là người có khả năng dịch từ một ngôn ngữ khác ra tiếng Việt và trong trường hợp có người tham gia tố tụng không sử dụng được tiếng Việt thì người phiên dịch sẽ phiên dịch theo tiếng mà người công chứng biết.
Trường hợp chỉ có người đại diện hoặc người thân thích của người khuyết tật hoặc người khuyết tật nghe và nói biết được chữ hoặc ngôn ngữ, các ký hiệu của người khuyết tật thì người đại diện hoặc người thân thích của người khuyết tật có thể được Tòa án chấp nhận làm người phiên dịch cho người khuyết tật đó. Ngoài ra người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng.
Như vậy, Theo quy định của Luật công chứng 2014 thì ngoài việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng, thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thuộc các trường hợp như: người công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng
