Có thể chứng thực giấy tờ tại Phòng công chứng không?

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi có việc gấp cần chứng thực giấy tờ, tuy nhiên Ủy ban nhân dân không làm việc vào ngày nghỉ, vậy tôi có thể chứng thực tại phòng công chứng được không?

Luật sư tư vấn:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Khái quát về chứng thực

Tới thời điểm hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng, bao quát khái niệm chứng thực mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng. Tuy nhiên, dưới khía cạnh pháp lý, chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.

Theo Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, căn cứ theo nội dung chứng thực có thể chia chứng thực thành 4 loại như sau:

1- Cấp bản sao từ sổ gốc (hay còn gọi là chứng thực bản sao từ sổ gốc) là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc.

2- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

4- Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

• Về giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

– Bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giấy tờ.

– Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản.

– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Như vậy, tùy từng văn bản chứng thực sẽ có giá trị pháp lý khác nhau.

2. Về phòng công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng. Theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014:

“Điều 19. Phòng công chứng

Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.

Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.”

Phòng Công chứng có chức năng thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (gọi là hợp đồng, giao dịch), tính xác thực, hợp pháp không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ mà theo quy định của pháp luật phải công chứng, chứng thực hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng, chứng thực.

• Phòng công chứng có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

–  Phối hợp với các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp giúp Giám đốc Sở Tư pháp xây dựng đề án, kế hoạch, thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác công chứng tại địa phương.

–  Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng như: Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng tặng cho nhà đất, hợp đồng thế chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, công chứng bản dịch, công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng….

– Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực giấy tờ theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bảo sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

– Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lập báo cáo dự toán thu, chi và báo cáo thanh quyết toán tài chính hàng năm theo quy định.

– Quản lý công tác tổ chức, lưu trữ hồ sơ công chứng, quản lý sử dụng tài sản của đơn vị theo đúng quy định.

– Tổ chức thực hiện tốt công tác tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền.

– Thực hiện các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng do Giám đốc Sở Tư pháp giao.

• Về vấn đề thành lập phòng công chứng:

Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:

– Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;

– Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.

Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định tại khoản 2 Điều này.

3. Có thể chứng thực giấy tờ tại phòng công chứng không?

• Về giấy tờ được phép chứng thực:

Văn bản chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của pháp luật.

Luật quy định các hình thức chứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính; Chứng thực chữ ký và Chứng thực hợp đồng, giao dịch.

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

• Về thẩm quyền chứng thực của phòng công chứng:

Trước đây, theo quy định tại Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thuộc:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

– Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1/1/2015, Luật Công chứng 2014 có hiệu lực thi hành. Theo quy định tại Điều 77 của Luật này thì Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.

Đến ngày 10/4/2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có hiệu lực. Tại Điều 5 Nghị định này tiếp tục quy định về trách nhiệm và thẩm quyền chứng thực:

Cụ thể hơn, khoản 9 Điều 2 quy định:

““Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.”

Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng. Các việc trên bao gồm:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Như vậy, thẩm quyền chứng thực một số giấy tờ đã được mở rộng cho công chứng viên làm việc tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Do đó, Phòng công chứng có thể thực hiện chứng thực giấy tờ nếu có yêu cầu. Trường hợp bạn không chứng thực giấy tờ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, bạn có thể thực hiện thủ tục này tại các Phòng công chứng tư nhân.