Nhìn chung, đối với doanh nghiệp và nhà nước thì hóa đơn có vai trò vô cùng quan trọng, ngoài việc đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước trong lĩnh vực thuế thì hóa đơn còn có vai trò là một chứng chỉ ghi nhận doanh thu chi phí của các doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp liên quan đến vi phạm hợp đồng. Vậy có bắt buộc phải ghi tên người mua hàng trên hóa đơn hay không?
Mục lục bài viết
1. Có bắt buộc phải ghi tên người mua hàng trên hóa đơn không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua trên hóa đơn. Cụ thể như sau:
– Trong trường hợp người mua được xác định là các cơ sở kinh doanh có sử dụng mã số thuế, thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua được thể hiện trên hóa đơn bắt buộc phải đúng thông tin theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
– Trong trường hợp tên, địa chỉ của người mua quá dài, không thể phản ánh đầy đủ trên hóa đơn, thì thông tin đó cần phải được trình bày ngắn gọn với một số danh từ thông dụng như: “phường” thì có thể được viết tắt là “P”, “quận” thì có thể được viết tắt là “Q”, “thành phố” thì có thể được viết tắt là “TP”, “Việt Nam” thì có thể được viết tắt là “VN”, “cổ phần” thì có thể được viết tắt là “CP”, “trách nhiệm hữu hạn” thì có thể được viết tắt là “TNHH”, “khu công nghiệp” thì có thể được viết tắt là “KCN”, “chi nhánh” thì có thể được viết tắt là “CN” … Tuy nhiên trong quá trình trình bày tại hóa đơn, bắt buộc phải đảm bảo ghi đầy đủ số nhà, tên đường phố, tên phường, tên xã, tên quận, tên Nguyễn, tên thành phố, đồng thời cần phải xác định được chính xác tên và địa chỉ của doanh nghiệp, trong quá trình xác định cần phải đảm bảo các thông tin đó hoàn toàn chung khớp và phù hợp với thông tin trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của doanh nghiệp;
– Trong trường hợp người mua không có mã số thuế thì các thông tin thể hiện trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải ghi mã số thuế của người mua. Đặc biệt, trong một số trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân căn cứ theo quy định tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì trên hóa đơn cũng không bắt buộc phải thể hiện tên và địa chỉ của người mua;
– Trong trường hợp buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng là người nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin và địa chỉ của người mua có thể được thay thế bằng thông tin liên quan tới số hộ chiếu hoặc các loại giấy tờ tài liệu được sử dụng để xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
Tiếp tục đối chiếu với quy định tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về các trường hợp không cần thiết phải có tên người mua hàng trên hóa đơn. Bao gồm:
– Đối với hóa đơn điện tử mua hàng tại các khu trung tâm thương mại, siêu thị mà người mua được xác định là cá nhân không kinh doanh, thì trên hóa đơn điện tử đó không bắt buộc phải thể hiện tên và địa chỉ cùng với mã số thuế của người mua;
– Đối với các loại hóa đơn điện tử mua bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì thông tin trên hóa đơn điện tử đó không nhất thiết phải có tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên người mua, địa chỉ người mua, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, trước ký số của người bán, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng;
– Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử là vé, tem, thẻ thì nội dung trên hóa đơn điện tử đó không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, tên của người mua, địa chỉ của người mua, mã số thuế của người mua, tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Tóm lại, trong một số trường hợp, không bắt buộc phải ghi tên của người mua hàng trên hóa đơn.
2. Hướng xử lý hóa đơn sai tên người mua hàng như thế nào?
Cách thức xử lý hóa đơn ghi sai tên của người mua hàng tùy từng trường hợp sẽ được thực hiện như sau:
Thứ nhất, trong trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên của người mua hàng tuy nhiên chưa được gửi cho người mua. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa được gửi cho người mua có sự sai sót thông tin của người mua thì sẽ phải thực hiện như sau:
– Người bán gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập trước đó có sự sai sót với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT;
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, sau đó gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó, sau đó gửi cho người mua.
Thứ hai, trong trường hợp hóa đơn sai tên và địa chỉ của người mua tuy nhiên không sai mã số thuế và các nội dung khác cũng không sai sót thì sẽ được thực hiện như sau:
– Thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sự sai sót về tên và địa chỉ của người mua, người bán không cần phải lập lại hóa đơn mới;
– Người bán gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sự sai sót tới cơ quan thuế.
Thứ ba, trong trường hợp hóa đơn ghi sai tên của người mua và xài mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, sai tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy định, không đúng chất lượng thì có thể lựa chọn một trong các cách thức sau đây để khắc phục;
– Người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử có sự sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh độc lập để điều chỉnh các loại hóa đơn có sự sai sót bắt buộc phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”;
– Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sự sai sót. Người bán có thể lập hóa đơn mới để thay thế, tuy nhiên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sự sai sót bắt buộc phải có dòng chữ “thay thế cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
3. Các doanh nghiệp sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thông qua hình thức nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 47 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về hình thức khai thác và sử dụng thông tin trên hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử. Theo đó, bên sử dụng thông tin là các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các tổ chức và cá nhân là người mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Tổng cục thuế để có thể tiến hành hoạt động tra cứu các thông tin hóa đơn điện tử theo các nội dung được ghi nhận trong hóa đơn điện tử đó.
Theo đó thì có thể nói, doanh nghiệp sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử thông qua hình thức truy cập vào website của cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để có thể tiến hành thủ tục tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo các nội dung trong hóa đơn điện tử đó. Riêng đối với các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức tín dụng, các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thông qua hình thức ký quy chế trao đổi thông tin hoặc thông qua hình thức ký hợp đồng. Trong trường hợp này, các tổ chức nêu trên sẽ cần phải thực hiện thủ tục đăng ký và được cấp quyền truy cập, cấp quyền kết nối và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử từ cơ quan có thẩm quyền đó là Tổng cục thuế.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.
THAM KHẢO THÊM:
