Cách định khoản, hạch toán tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho người lao động. Thông tư số 111/2013/TT-BTC quy định về phụ cấp ăn trưa, ăn giữa ca và hướng dẫn định khoản, hạch toán chi tiết.
Định khoản kế toán là nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi Nợ và Có những tài khoản kế toán liên quan với số tiền cụ thể. Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể là bao nhiêu đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải bảo đảm đúng nguyên tắc ghi kép. Có nghĩa là tổng số tiền ghi Nợ các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi Có các tài khoản đối ứng. Bài viết dưới đây, đội ngũ các luật sư, chuyên gia pháp luật thuế và kế toán Luật Dương Gia sẽ phân tích, làm rõ các quy định của pháp luật về cách định khoản, hạch toán tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho người lao động.
Mục lục bài viết
Thứ nhất, các loại định khoản kế toán và ví dụ minh họa
Các loại định khoản kế toán:
- Căn cứ vào số lượng tài khoản kế toán tổng hợp
| Định khoản kế toán giản đơn | Định khoản kế toán phức tạp (≥ 3 tài khoản kế toán) | |
| – Chỉ Có 2 tài khoản kế toán – Ghi Nợ 1 tài khoản đối ứng với ghi Có 1 tài khoản
| Định khoản kế toán phức tạp thông thường: – Ghi Nợ 1 tài khoản/ Có ≥ 2 tài khoản – Ghi Có 1 tài khoản/ Nợ ≥ 2 tài khoản | Định khoản kế toán phức tạp đặc biệt: Ghi Nợ ≥ 2 tài khoản đối ứng với ghi Có ≥ 2 tài khoản
|
- Căn cứ thời điểm ghi bút toán
| Bút toán ghi trong kỳ | Bút toán ghi cuối kỳ | |
| Bút toán điều chỉnh | Bút toán kết chuyển | |
Ví dụ:
– Rút tiền gửi ngân hàng 100 triệu đồng về quỹ tiền mặt
Ghi Nợ TK tiền mặt: 100 triệu đồng, ghi Có TK tiền gửi ngân hàng: 100 triệu đồng
=> Định khoản giản đơn.
– Tiền gửi ngân hàng tăng 100 triệu đồng do thu tiền khách hàng trả nợ 80 triệu đồng, vay ngân hàng 20 triệu đồng
Ghi Nợ tiền gửi ngân hàng: 100 triệu đồng.
Ghi Có phải thu của khách hàng: 80 triệu đồng
Ghi Có vay: 20 triệu.
=> Định khoản kế toán phức tạp thông thường.
Thứ hai, hướng dẫn cách định khoản, hạch toán tiền ăn trưa, tiền ăn giữa ca cho người lao động
Theo Điểm g Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 có nêu:
Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa, ăn trưa ca cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn.
Trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa mà chi tiền cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Trường hợp mức chi cao hơn mức hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.
Mức chi cụ thể áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước và các tổ chức, đơn vị thuộc cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, Đoàn thể, các Hội không quá mức hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Đối với các doanh nghiệp ngoài Nhà nước và các tổ chức khác, mức chi do thủ trưởng đơn vị thống nhất với chủ tịch công đoàn quyết định nhưng tối đa không vượt quá mức áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước.
Hiện nay, mức phụ cấp tiền ăn trưa, ăn giữa ca không được vượt quá 730.000đ/tháng. Cách hạch toán tiền ăn trưa, ăn giữa ca là khoản tiền ăn trưa, ăn giữa ca của nhân viên bộ phận nào thì cho vào chi phí tương ứng bộ phận đó.
Theo Thông tư số 26/2016/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện quản lý lao động, tiền lương và tiền thưởng đối với người lao động trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
Điều 22. Hiệu lực thi hành.
Công ty thực hiện mức tiền chi bữa ăn giữa ca cho người lao động tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng. Việc thực hiện chế độ ăn giữa ca theo hướng dẫn tại
Luật sư
Tùy thuộc vào hình thức doanh nghiệp chi trả tiền ăn ca, ăn trưa cho cán bộ công nhân viên mà chúng ta sẽ có cách hạch toán khác nhau. Cụ thể như sau:
Trường hợp tiền ăn ca, ăn trưa được phụ cấp vào lương.
– Căn cứ vào bảng tính lương, phụ cấp bằng tiền hàng tháng tính trên bảng lương. Khoản tiền ăn trưa, ăn giữa ca của người lao động bộ phận nào thì cho vào chi phí tương ứng bộ phận đó.
Nợ các TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
TK 627 – Chi phí sản xuất chung
TK 641 – Chi phí bán hàng
TK – 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
– Khi chi trả cho người lao động của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111 – Tiền mặt, 112 – Tiền gửi Ngân hàng,…
- Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính thì hạch toán như sau:
TK 622, 623, 627 hạch toán vào TK 154.
TK 641 hạch toán vào TK 6421
TK 642 hạch toán vào TK 6422
Trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn, có bếp ăn tập thể, mua thực phẩm về tự chế biến.
– Điều kiện về cơ sở vật chất: Có dụng cụ nấu ăn như nồi, bếp, xoong, chảo…
– Điều kiện về hóa đơn, chứng từ: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật, đối với chi phí lương thực thực phẩm mua vào không có hóa đơn thì lập Mẫu 01/TNDN – Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn Ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính. Bảng kê 01/TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC giúp doanh nghiệp kê khai những nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ trong quá trình kinh doanh phát sinh nhưng vì một lý do nào đó mà bạn không có hóa đơn. Đây là mẫu mới nhất hiện tại. Căn cứ vào số lượng thực tế các mặt hàng trên mà đơn vị mua của người bán không có hóa đơn, lập bảng kê khai theo thứ tự thời gian mua hàng, doanh nghiệp ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê, tổng hợp bảng kê hàng tháng. Hàng hóa mua vào lập theo bảng kê này được căn cứ vào chứng từ mua bán giữa người bán và người mua lập trong đó ghi rõ số lượng, giá trị các mặt hàng mua, ngày, tháng mua, địa chỉ, số CMND của người bán và ký nhận của bên bán và bên mua. Đối với doanh nghiệp có tổ chức các trạm thu mua ở nhiều nơi thì từng trạm thu mua phải lập từng bảng kê riêng. Doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung của các trạm.
– Hạch toán chi phí đầu vào như sau:
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Nợ TK 133
Có TK 111/ 112/ 331
TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
Tóm tắt câu hỏi:
Xin chào quý công ty Luật Dương Gia, tôi có thắc mắc muốn tham khảo ý kiến quý công ty, xin quý công ty trả lời dùm tôi: Hạch toán tiền ăn giữa ca cho người lao động như thế nào? Nhân đây cho tôi hỏi công ty tôi có trả tiền ăn giữa ca cho nhân viên nhưng không quy định cố định là bao nhiêu. Hàng ngày mọi người đi ăn cùng nhau sau đó lấy tổng chi chia cho đầu người. Ai không đi ăn thì được trả lại số tiền bằng số bình quân. Vậy khi tính trên bảng lương tôi phải hạch toán như thế nào vì như vậy số tiền ăn giữa các ngày và các tháng không bằng nhau. Tôi xin chân thành cám ơn quý công ty!
Luật sư tư vấn:
1. Căn cứ pháp lý:
– Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH
– Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính
– Thông tư 200/2014/TT-BTC
2. Nội dung tư vấn:
Theo quy định của Bộ Tài Chính thì chi phí tiền ăn giữa ca trả cho người lao động theo quy định của Bộ Luật lao động là khoản chi phí hợp lý được trừ để tính thu nhập chịu thuế, khoản chi phí này do chủ doanh nghiệp quyết định phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhưng mức chi hàng tháng cho mỗi người lao động không vượt quá mức do Nhà nước quy định. Nếu vượt thì phần chi vượt mức sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp trả tiền ăn giữa ca cho người lao động, khoản chi phí này phải có thể hiện trên hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể và đảm bảo theo quy định trên thì được đưa vào chi phí hợp lý để tính thu nhập chịu thuế. Nếu doanh nghiệp trả bằng tiền thì không cần bảng kê và hoá đơn chỉ cần người lao động ký vào bảng lương là được rồi.
Theo như bạn trình bày thì bạn có thể tính tiền ăn trưa đó thẳng vào lương của người lao động và sẽ thanh toán chung với tiền lương. Khoản chênh lệch tiền ăn của mỗi người lao động trong tháng sẽ không ảnh hưởng vì trên bảng lương thể hiện là tổng tiền ăn, nếu như người lao động công ty bạn muốn thanh toán tiền ăn hằng ngày thì bạn có thể tạm ứng bình thường sau đó khấu trừ lại. Bạn có thể tham khảo các hướng dẫn ở phần trên.
Để việc ăn chung không ảnh hưởng, bạn phải thống nhất cụ thể tiền ăn ca của mỗi người là bao nhiêu/ngày, từ đó chứng từ có thể là hoá đơn (nếu có), nếu không thì số tiền phải thể hiện trên bảng lương. Nếu doanh nghiệp mua cơm hộp của người cung cấp thì có hoá đơn đỏ. Nếu doanh nghiệp tổ chức nấu ăn cho người lao động thì nguyên nhiên vật liệu đầu vào có hoá đơn GTGT thì được tính là chi phí hợp lệ để xác định thu nhập chịu thuế. Nếu như doanh nghiệp trả bằng tiền mặt cho người lao động thì phần chi vượt mức 730.000/người/tháng sẽ tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Căn cứ Khoản 1 và Điểm 2.6 và 2.9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại
Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…
