Hoạt động công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

1. Khái niệm công chứng:

Công chứng là hoạt động mang tính bắt buộc được áp dụng đối với cá nhân, tổ chức thực hiện các giao dịch có tính quan trọng, phức tạp hoặc những giao dịch có giá trị lớn mà nhà nước đòi hỏi cần phải có sự định hướng và kiểm soát các giao dịch đó nhằm mục đích phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra cho các bên. Công chứng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch dân sự, thương mại, những lợi ích vật chất và phi vật chất được trong những cam kết, thỏa thuận. Công chứng phải được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền, đây là những chủ thể có nghĩa vụ xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản sao.

Từ đó, có thể hiếu công chứng là việc công chứng viên, theo yêu cầu cảu cá nhân, tổ chức, hoặc quy định pháp luật, chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, không trái đạo đức xã hội, giao dịch bằng văn bản và tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức và bản dịch của giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt nhằm đảm bảo lợi ích của nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức. 

Từ khái niệm trên, có thể thấy công chứng có các khái niệm sau:

Công chứng là hoạt động xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, văn bản

– Hoạt động xác nhận tính xác thực khẳng định tính có thật của hợp đồng, giao dịch, băn bản, khẳng định tính hiệu lực pháp lý của hợp đồng, giao dịch và văn bản

– Văn bản công chứng có giá trị để thi hành thể hiện việc hợp đồng, giao dịch, văn bản được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan.

– Kết quả công chứng luôn mang tính giá trị pháp lý, khẳng định giá trị hiệu lực pháp ly ở mọi quan hệ pháp luật có liên quan; bảo đảm tính hợp pháp ở việc thiết lập làm hình thành các quan hệ pháp luật.

2. Hoạt động công chứng bao gồm những gì?

Hoạt động công chứng là một quá trình thực hiện có mục đích nhằm hiện thức hóa các quy định của pháp luật. Hoạt động công chứng được thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Đây là hoạt động thực hiện pháp luật công chứng thể hiện dưới các hình thức: Tuân thủ pháp luật, chấp hành pháp luật, áp dụng pháp luật.

Hoạt động công chứng là quá trình thực hiện pháp luật có mục đích định hướng tới việc bảo đảm tính xác thực tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch văn bản, gồm:

+ Chứng thực tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng giao dịch dân sự khác bằng văn bản

+ Chứng nhận bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt

+ Chứng nhận chữ ký

+ Chứng nhận bản sao y bản chính giấy tờ, văn bản. 

Từ đó có thể hiểu hoạt động công chứng là việc áp dụng pháp luật công chứng, pháp luật nội dung liên quan của công chứng viên nhằm xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, văn bản đảm đảm tính hiệu lực pháp lý và ngăn chặn những rủi ro có thể phát sinh khi giao kết hợp đồng giao dịch cũng như thực hiện các văn bản pháp lý, từ đó tạo ra văn bản công chứng có giá trị thi hành và giá trị chứng cứ.

Từ đó có thể thấy hoạt động công chứng có những đặc điểm sau:

Đó chính là hoạt động công chứng tạo lập các văn bản có giá trị pháp lý. Văn bản công chứng có giá trị pháp lý là văn bản có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành. 

Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp. Hoạt động công chứng đa phần do công chứng viên là công chức, viên chức thuộc phòng công chứng nhà nước. Bộ trợ tư pháp là thuật ngữ dùng để các hoạt động hỗ trợ tư pháp. Hoạt động công chứng là quá trình tác nghiệp của công chứng viên trong việc xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch hoặc văn bản. Các giao dịch, hợp đồng có giá trị chứng cứ không phải chứng minh, phục vụ cho các cơ quan hữu quan trong quá trình tố tụng, do vậy, hoạt động công chứng có tác dụng bổ sung và hỗ trợ quan trọng cho các cơ quan chức năng khi thực hiện nhiệm vụ của mình.

Hoạt động công chứng là hoạt động đòi hỏi công chứng viên phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng. 

Hoạt động công chứng được thực hiện theo thủ tục hành chính- trình tự thủ tục do pháp luật công chứng quy định.

Hoạt động công chứng phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng như nguyên tắc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, nguyên tắc trung; nguyên tắc tuân theo đạo đức nghề công chứng, nguyên tắc chịu trách nhiệm.

3. Hoạt động công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

Về hoạt động công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại Điều 78 Luật công chứng 2014 như sau:

“1. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

2. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng phải có bằng cử nhân luật hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.

3. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện công chứng theo thủ tục quy định tại Chương V của Luật này, có quyền quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 và nghĩa vụ quy định tại các điểm a, c, d và đ khoản 2 Điều 17 của Luật này.”

Như vậy, căn cứ vào quy định tại Khoản 1 thì phạm vi công chứng, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật công chứng 2014 và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao. Hoạt động công chứng này khác với hoạt động công chứng ở Việt Nam đó chính là không có hoạt động công chứng bản dịch, công chứng văn bản thỏa thuận chia di sản,…

Có thể thấy phạm vi công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài bên cạnh việc tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam còn phải tuân theo quy định của lãnh sự, ngoại giao vì hoạt động công chứng này có đặc thù chính là thực hiện ở nước ngoài, nên có những quy định nhất định khác so với ở trong nước. Tuy nhiên có trường hợp cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự không được công chứng đó là: hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

Việc không có thẩm quyền công chứng trong trường hợp này hoàn toàn phù hợp, vì cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được chia thành cơ quan ngoại giao và cơ quan lãnh sự, các cơ quan này thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, đồng thời các hợp đồng liên quan đến bất động sản tại Việt Nam nêu trên cần tuân theo những quy định chặt chẽ của pháp luật Việt Nam, bên cạnh đó các chủ thể yêu cầu thực hiện công chứng đa số là người Việt Nam định cư ở nước ngoài- những chủ thể có sự hạn chế về việc sở hữu bất động sản ở Việt Nam, … tổng hợp những đặc thù đó nên pháp luật quy định không thực hiện công chứng các hợp đồng liên quan đến bất động sản này. 

Chủ thể thực hiện hoạt động công chứng là viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao. Tuy nhiên không phải viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao nào cũng được thực hiện hoạt động công chứng, mà các viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao đó phải có bằng cử nhân luật hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng. Đây là điều kiện bắt buộc, các chủ thể thực hiện nghiệp vụ công chứng này phải có hiểu biết về quy định pháp luật nói chung cũng như những quy định về pháp luật công chứng nói riêng. 

Về thủ tục thực hiện việc công chứng theo quy định của chương V của Luật Công chứng 2014. Tai Luật Công chứng năm 2014 quy định chi tiết về việc thực hiện công chứng đối với từng đối tượng được công chứng như thủ tục công chứng đối với hợp đồng, giao dịch, thủ tục công chứng đối di chúc đều có những sự khác biệt. 

Các cá nhân thực hiện hoạt động công chứng tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài có quyền được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật công chứng 2014 nhưng phải phù hợp với phạm vi công chứng của họ theo quy định tại Khoản 1 Điều 78 nêu trên;  có quyền đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng; và các cá nhân này được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội (điểm c, d và đ khoản 1 Điều 17 của Luật Công chứng năm 2014)

Bên cạnh việc có quyền thì các viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện hoạt động công chứng tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng có nghĩa vụ đó là  tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng; tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; thực hiện giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng; và giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác. (điểm a, c, d và đ khoản 2 Điều 17 của Luật Công chứng năm 2014)

So sánh những quy định về quyền, nghĩa vụ của viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao khi thực hiện hoạt động công chứng với quyền, nghĩa vụ của công chứng viên khi thực hiện hoạt động công chứng ở Việt Nam thì quyền, nghĩa vụ của viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao khi thực hiện hoạt động công chứng ít hơn so với công chứng viên, tuy nhiên họ cũng có những quyền, nghĩa vụ cơ bản khi thực hiện hoạt động công chứng.