Mẫu công văn đòi nợ, yêu cầu thanh toán nợ quá hạn

1. Mẫu công văn đòi nợ, yêu cầu thanh toán nợ quá hạn:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày …… tháng …… năm ……

CÔNG VĂN YÊU CẦU THANH TOÁN CÔNG NỢ QUÁ HẠN

Kính gửi: [TÊN DOANH NGHIỆP/CÁ NHÂN CÓ NGHĨA VỤ THANH TOÁN]

• Mã số doanh nghiệp/CCCD: …
• Địa chỉ trụ sở/Địa chỉ liên hệ: …
• Người đại diện: … Chức vụ: ….

Căn cứ:

• Hợp đồng số … ký ngày …/…/… giữa [Tên doanh nghiệp yêu cầu thanh toán] và [Tên doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán];
• Biên bản nghiệm thu/Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ ngày …/…/…;
• Biên bản đối chiếu/xác nhận công nợ số … ngày …/…/…;
• Các thỏa thuận, tài liệu giao dịch khác giữa hai bên và quy định pháp luật có liên quan.

[TÊN DOANH NGHIỆP YÊU CẦU THANH TOÁN] (sau đây gọi tắt là “Chúng tôi”) trân trọng thông báo và yêu cầu [TÊN DOANH NGHIỆP CÓ NGHĨA VỤ THANH TOÁN] (sau đây gọi tắt là “Quý Công ty”) thực hiện nghĩa vụ thanh toán công nợ quá hạn với nội dung cụ thể như sau:

I/ Căn cứ phát sinh nghĩa vụ thanh toán:

Ngày … tháng … năm …, Chúng tôi và Quý Công ty đã ký kết Hợp đồng số … về việc …

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, Chúng tôi đã hoàn thành các nghĩa vụ theo thỏa thuận, bao gồm: … (nếu rõ các điều khoản). 

Ngày … tháng … năm …, hai bên đã ký Biên bản nghiệm thu/Biên bản bàn giao/Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành, xác nhận Chúng tôi đã hoàn thành việc cung cấp hàng hóa/dịch vụ/công việc theo Hợp đồng.

Đồng thời, tại Biên bản đối chiếu/xác nhận công nợ số … ngày …, hai bên đã xác nhận số tiền Quý Công ty còn có nghĩa vụ thanh toán cho Chúng tôi là:

Tổng số tiền công nợ: … đồng (Bằng chữ: … đồng). Trong đó:

• Công nợ gốc: … đồng;
• Thuế/phí hoặc khoản phải thanh toán khác (nếu có): … đồng;
• Khoản khác (nếu có): …. đồng.

II/ Tình trạng công nợ quá hạn:

Theo Điều …Hợp đồng số …, Quý Công ty có nghĩa vụ thanh toán số tiền nêu trên trong thời hạn … ngày kể từ ngày …, tương ứng với thời hạn thanh toán cuối cùng là ngày …

Tuy nhiên, tính đến ngày …, thời hạn thanh toán đã hết nhưng Chúng tôi chưa nhận được đầy đủ khoản tiền phải thanh toán theo Hợp đồng.

[Sau khi khấu trừ các khoản Quý Công ty đã thanh toán – nếu có], số tiền công nợ còn phải thanh toán tính đến ngày ban hành Công văn này là:

SỐ TIỀN CÒN PHẢI THANH TOÁN: …ĐỒNG (Bằng chữ: … đồng).

Việc Quý Công ty không thực hiện/thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ thanh toán đúng thời hạn đã thỏa thuận là hành vi chậm thực hiện nghĩa vụ thanh toán và vi phạm nghĩa vụ theo Hợp đồng.

Đối với quan hệ thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu bên vi phạm thực hiện đúng nghĩa vụ đã cam kết; đồng thời, trường hợp chậm thanh toán tiền hàng, thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu thanh toán tiền lãi phát sinh do chậm thanh toán, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

III/ Yêu cầu thanh toán:

Bằng Công văn này, Chúng tôi chính thức yêu cầu Quý Công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán đối với các khoản sau:

1. Công nợ gốc: … đồng;
2. Tiền lãi chậm thanh toán: … đồng(tạm tính đến ngày … và tiếp tục được tính cho đến ngày Quý Công ty hoàn tất nghĩa vụ thanh toán);
3. Tiền phạt vi phạm/bồi thường thiệt hại và các khoản khác theo Hợp đồng (nếu có): … đồng.

TỔNG SỐ TIỀN TẠM TÍNH PHẢI THANH TOÁN: … ĐỒNG (Bằng chữ: …đồng).

Đề nghị Quý Công ty thanh toán toàn bộ số tiền nêu trên chậm nhất vào ngày …, hoặc trong vòng … ngày kể từ ngày nhận được Công văn này.

Thông tin thanh toán:

• Tên tài khoản: …
• Số tài khoản: …
• Ngân hàng: ….
• Nội dung chuyển khoản: Thanh toán công nợ Hợp đồng số …

Sau khi thực hiện thanh toán, đề nghị Quý Công ty gửi chứng từ thanh toán cho Chúng tôi theo địa chỉ/email: … để hai bên tiến hành xác nhận và đối chiếu công nợ.

Chúng tôi luôn thiện chí và mong muốn các bên giải quyết nghĩa vụ công nợ trên tinh thần hợp tác, tôn trọng các cam kết đã thống nhất trong Hợp đồng.

Tuy nhiên, nếu hết thời hạn nêu tại Mục 3 Công văn này mà Quý Công ty không thực hiện hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán, Chúng tôi sẽ xem xét áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình theo Hợp đồng và quy định pháp luật, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Yêu cầu thanh toán toàn bộ khoản nợ gốc;
• Yêu cầu thanh toán tiền lãi phát sinh do chậm thanh toán;
• Yêu cầu phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và các khoản chi phí hợp lý khác nếu có căn cứ;
• Thực hiện thủ tục giải quyết tranh chấp tại Tòa án/Trọng tài có thẩm quyền theo thỏa thuận trong Hợp đồng và quy định pháp luật.

Trong trường hợp phải tiến hành thủ tục pháp lý, Chúng tôi bảo lưu toàn bộ quyền yêu cầu đối với các khoản tiền, quyền lợi và biện pháp xử lý mà Chúng tôi được hưởng theo Hợp đồng và quy định pháp luật.

Công văn này được xem là thông báo và yêu cầu chính thức về việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán công nợ quá hạn của Chúng tôi đối với Quý Công ty.

Rất mong Quý Công ty nghiêm túc phối hợp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán trong thời hạn nêu trên để tránh phát sinh tranh chấp và các chi phí không cần thiết cho các bên.

Trân trọng!

[TÊN DOANH NGHIỆP YÊU CẦU THANH TOÁN]

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

• Gọi 037.6999996 để được sử dụng dịch vụ Luật sư thu hồi nợ khó đòi!
• Kết nối Zalo (037.6999996) để được tư vấn về thủ tục khởi kiện đòi nợ!

2. Những nội dung cần phải có trong mẫu công văn đòi nợ:

Pháp luật hiện hành không quy định một mẫu Công văn đòi nợ, yêu cầu thanh toán nợ quá hạn bắt buộc áp dụng chung cho mọi trường hợp. Tùy thuộc vào chủ thể, căn cứ phát sinh khoản nợ và thỏa thuận giữa các bên mà nội dung Công văn có thể được điều chỉnh cho phù hợp.

Tuy nhiên, để bảo đảm tính rõ ràng, chặt chẽ và có giá trị làm căn cứ trong quá trình giải quyết công nợ, công văn nên có những nội dung cơ bản sau:

• Thứ nhất, thông tin của bên yêu cầu thanh toán và bên có nghĩa vụ thanh toán. Công văn cần ghi đầy đủ tên cá nhân, doanh nghiệp yêu cầu thanh toán; địa chỉ; mã số doanh nghiệp hoặc thông tin giấy tờ pháp lý; người đại diện và chức vụ của người đại diện nếu là tổ chức… Đồng thời, cần xác định chính xác thông tin của cá nhân, doanh nghiệp đang có nghĩa vụ thanh toán để bảo đảm công văn được gửi đúng chủ thể có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ.
• Thứ hai, căn cứ phát sinh khoản công nợ. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công văn đòi nợ. Bên yêu cầu thanh toán cần nêu rõ khoản nợ phát sinh từ hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, biên bản đối chiếu công nợ, giấy xác nhận nợ hoặc các tài liệu, giao dịch khác giữa các bên… Trường hợp công nợ phát sinh từ hợp đồng, nên ghi cụ thể số hợp đồng, ngày ký, nội dung giao dịch và các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ thanh toán. Việc xác định rõ căn cứ phát sinh khoản nợ giúp chứng minh nghĩa vụ thanh toán của bên còn nợ và hạn chế tranh chấp về sau.
• Thứ ba, số tiền công nợ và thời hạn thanh toán. Cần xác định chính xác tổng số tiền phải thanh toán, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ và thời hạn mà bên có nghĩa vụ phải hoàn tất việc thanh toán. Trường hợp khoản nợ được thanh toán theo nhiều đợt thì nên thể hiện rõ số tiền của từng đợt, thời điểm đến hạn và khoản nào đang bị quá hạn. Số tiền còn phải thanh toán nên được ghi bằng cả số và chữ nhằm tránh nhầm lẫn.
• Thứ tư, số tiền lãi chậm trả, phạt vi phạm hoặc các khoản phát sinh khác nếu có. Ngoài khoản nợ gốc, tùy theo nội dung hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng, bên có quyền có thể yêu cầu thanh toán tiền lãi do chậm trả, tiền phạt vi phạm, tiền bồi thường thiệt hại hoặc các khoản chi phí hợp lý khác. Nếu yêu cầu thanh toán những khoản này, công văn cần nêu rõ căn cứ tính, mức tính, thời gian tính và số tiền tạm tính đến thời điểm gửi công văn. Việc tính toán cần bảo đảm phù hợp với thỏa thuận giữa các bên và quy định của pháp luật.
• Thứ năm, yêu cầu và thời hạn cuối cùng để thanh toán công nợ. Công văn cần thể hiện rõ yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán toàn bộ hoặc một phần khoản công nợ trong một thời hạn cụ thể, chẳng hạn trong vòng 05 ngày, 07 ngày hoặc trước một ngày nhất định kể từ khi nhận được công văn. Không nên chỉ sử dụng các nội dung chung chung như “đề nghị sớm thanh toán” mà không xác định thời hạn. Việc ấn định một thời hạn cụ thể giúp bên nhận công văn biết rõ thời điểm cuối cùng phải thực hiện nghĩa vụ và tạo căn cứ cho các bước xử lý tiếp theo nếu nghĩa vụ vẫn không được thực hiện.

Như vậy: Một Mẫu công văn đòi nợ, yêu cầu thanh toán nợ quá hạn được xây dựng chặt chẽ không chỉ cần xác định rõ khoản tiền phải thanh toán mà còn phải thể hiện đầy đủ căn cứ phát sinh công nợ, thời hạn thanh toán, tình trạng vi phạm, yêu cầu cụ thể và phương án xử lý nếu bên có nghĩa vụ tiếp tục không thực hiện. Đây cũng là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi của bên chủ nợ trong trường hợp phải tiến hành các thủ tục pháp lý tiếp theo.

3. Vai trò của Công văn yêu cầu thanh toán nợ quá hạn:

• Thứ nhất, chính thức xác lập yêu cầu thanh toán đối với bên có nghĩa vụ:

Công văn đòi nợ, yêu cầu thanh toán nợ quá hạn là phương thức để bên chủ nợ chính thức thông báo về tình trạng công nợ và yêu cầu bên có nghĩa vụ thực hiện việc thanh toán. Trong công văn, bên chủ nợ có thể xác định rõ căn cứ phát sinh khoản nợ, số tiền còn phải thanh toán, thời điểm đến hạn, thời gian đã quá hạn và thời hạn cuối cùng yêu cầu thanh toán. So với việc nhắc nợ qua điện thoại, tin nhắn hoặc trao đổi miệng, công văn thể hiện yêu cầu thanh toán một cách rõ ràng, có hệ thống và nghiêm túc hơn, qua đó tạo áp lực hợp lý để bên còn nợ chủ động thực hiện nghĩa vụ.

• Thứ hai, tạo cơ hội để các bên giải quyết công nợ bằng thương lượng trước khi phát sinh tranh chấp:

Việc gửi công văn đòi nợ không đồng nghĩa với việc các bên ngay lập tức phải đưa vụ việc ra Tòa án hoặc Trọng tài. Trên thực tế, đây thường là bước quan trọng để bên có nghĩa vụ nhận thức rõ mức độ nghiêm trọng của khoản nợ và chủ động đề xuất phương án thanh toán, gia hạn, trả dần hoặc đối chiếu lại công nợ nếu có vướng mắc. Nếu hai bên có thể giải quyết được khoản nợ thông qua thương lượng thì sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và hạn chế ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác kinh doanh. Vì vậy, công văn đòi nợ còn có vai trò như một bước trung gian cần thiết trước khi áp dụng các biện pháp pháp lý mạnh hơn.

• Thứ ba, ghi nhận quá trình đôn đốc và tạo tài liệu phục vụ việc giải quyết tranh chấp:

Công văn đòi nợ cùng với tài liệu chứng minh việc gửi, giao nhận và phản hồi của bên có nghĩa vụ có thể giúp ghi nhận rõ quá trình bên chủ nợ đã nhiều lần yêu cầu thanh toán nhưng khoản nợ vẫn chưa được giải quyết. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, những tài liệu này có thể được sử dụng cùng với hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận, biên bản đối chiếu công nợ và các chứng cứ khác để làm rõ diễn biến vụ việc, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và quá trình thực hiện nghĩa vụ của các bên. Vì vậy, việc lập và gửi công văn đúng cách có ý nghĩa thực tế quan trọng trong việc chuẩn bị hồ sơ cho các bước pháp lý tiếp theo.

• Thứ tư, bảo vệ quyền lợi của bên chủ nợ và làm cơ sở để áp dụng các biện pháp xử lý tiếp theo:

Thông qua công văn, bên chủ nợ có thể thông báo rõ yêu cầu thanh toán nợ gốc, lãi chậm trả, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hoặc các khoản nghĩa vụ khác nếu có căn cứ theo hợp đồng và quy định pháp luật. Đồng thời, công văn cũng có thể xác định thời hạn cuối cùng để bên có nghĩa vụ thanh toán và thông báo về khả năng áp dụng các biện pháp tiếp theo như khởi kiện tại Tòa án, yêu cầu giải quyết tại Trọng tài hoặc áp dụng các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp khác. Điều này giúp bên chủ nợ chủ động hơn trong quá trình thu hồi công nợ và hạn chế việc khoản nợ bị kéo dài mà không có phương án xử lý cụ thể.