04 trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch, hợp đồng, thể hiện sự đồng ý và cam kết của các bên liên quan. Tuy nhiên, việc giả mạo chữ ký ngày càng phổ biến, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên. Do đó, việc chứng thực chữ ký là cần thiết để đảm bảo tính xác thực và bảo vệ quyền lợi của các bên. Chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký trong văn bản, giấy tờ là do chính người yêu cầu thực hiện. Việc chứng thực này được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Mục đích của chứng thực chữ ký:

– Xác nhận tính xác thực của chữ ký, đảm bảo người ký là chủ sở hữu hợp pháp của chữ ký đó.

– Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong giao dịch, hợp đồng.

– Hạn chế rủi ro tranh chấp, giả mạo chữ ký.

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký:

– Phòng Tư pháp cấp huyện.

– Uỷ ban nhân dân cấp xã.

– Văn phòng công chứng.

– Các tổ chức được giao nhiệm vụ chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ chứng thực chữ ký:

– Tờ khai đề nghị chứng thực chữ ký.

– Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.

– Giấy tờ chứng thực cá nhân của người yêu cầu chứng thực (CMND/CCCD/Hộ chiếu).

Lưu ý:

Chữ ký được chứng thực phải là chữ ký của người yêu cầu chứng thực thực hiện trực tiếp trước mặt người có thẩm quyền chứng thực. Nội dung văn bản, giấy tờ cần được chứng thực phải hợp pháp, không vi phạm pháp luật.

2. 04 trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong 04 trường hợp sau:

– Trường hợp 1: Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ: trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền.

– Trường hợp 2 Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp: bao gồm các khoản tiền, vật phẩm được cấp cho người nhận theo quy định của pháp luật.

– Trường họp 3: Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa: bao gồm việc ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc như dọn dẹp, bảo quản, sửa chữa nhà cửa.

– Trường hợp 4: Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội: nhằm hỗ trợ các hộ gia đình có hoàn cảnh khó khăn vay vốn để phát triển kinh tế.

3. Điều kiện để chứng thực chữ ký:

Ngoài việc thuộc một trong các trường hợp nêu trên, giấy ủy quyền được chứng thực chữ ký còn phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Không có thù lao: nghĩa là người được ủy quyền không nhận bất kỳ khoản tiền nào cho việc thực hiện ủy quyền.

– Không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền: nghĩa là người được ủy quyền không phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người ủy quyền trong trường hợp xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện ủy quyền.

– Không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản: bao gồm việc mua bán, tặng cho, đổi, thừa kế tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

4. Thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền:

 Giấy tờ cần thiết:

Đối với người yêu cầu chứng thực:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

+ Giấy ủy quyền cần được chứng thực chữ ký.

4.1. Quy trình chứng thực:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình đầy đủ giấy tờ theo quy định.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và đảm bảo:

+ Người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

+ Việc chứng thực không thuộc các trường hợp cấm theo quy định.

Bước 3: Nếu đủ điều kiện, người yêu cầu chứng thực ký vào giấy ủy quyền trước mặt người thực hiện chứng thực.

Bước 4: Người thực hiện chứng thực:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

+ Đối với giấy ủy quyền có từ 2 trang trở lên, ghi lời chứng vào trang cuối và đóng dấu giáp lai.

Trường hợp chứng thực tại bộ phận một cửa:

· Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ và đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy ủy quyền.

· Sau đó, chuyển hồ sơ cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

4.2. Mẫu lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền:

Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu dùng cho bên ủy quyền)

LỜI CHỨNG CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Hôm nay, ngày……..tháng……….năm…………. (1)

Tại…………. (2)

Tôi ………….. (3), công chứng viên Phòng công chứng số ………../Văn phòng công chứng …………., tỉnh (thành phố) …………..

CHỨNG NHẬN:

Hợp đồng ủy quyền ……… (4) được giao kết giữa: (5)

Bên ủy quyền (Bên A): ………..

Bên được ủy quyền (Bên B): ………..

– Bên ủy quyền đã tự nguyện giao kết hợp đồng ủy quyền này, cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng ủy quyền;

– Tại thời điểm công chứng, bên ủy quyền có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật;

– Mục đích, nội dung của hợp đồng ủy quyền không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

– Bên ủy quyền tự đọc toàn bộ dự thảo hợp đồng này (6), đồng ý toàn bộ nội dung dự thảo hợp đồng, đã ký (7) vào hợp đồng này trước sự có mặt của tôi.

– Hợp đồng này được lập thành ……. bản chính (mỗi bản chính gồm …. tờ,…… trang (8), có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ ……. bản chính, … bản chính được chuyển cho bên B để công chứng tiếp vào hợp đồng, ……. bản chính lưu tại Phòng công chứng số …………../Văn phòng công chứng ….., tỉnh (thành phố) ………………..

Số công chứng …………….., quyển số ……….TP/CC-SCC/HĐGD.

CÔNG CHỨNG VIÊN (Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng)

Chú thích:

(1): Ghi cả ngày, tháng, năm bằng chữ; nếu thực hiện công chứng ngoài giờ làm việc hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì ghi thêm giờ, phút;

(2): Ghi địa chỉ cụ thể nơi thực hiện công chứng;

(3): Ghi họ và tên công chứng viên thực hiện công chứng;

(4): Ghi tên hợp đồng ủy quyền;

(5): Nếu chủ thể là cá nhân thì ghi họ tên, giấy tờ tùy thân, hộ khẩu thường trú;

Nếu chủ thể là tổ chức thì ghi tên, địa chỉ trụ sở, số, ngày cấp, nơi cấp mã số doanh nghiệp (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư…) và ghi họ tên, giấy tờ tùy thân của người đại diện;

(6): Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch, thì ghi người yêu cầu công chứng đã nghe công chứng viên đọc hợp đồng (giao dịch);

(7): Trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch điểm chỉ thì ghi là điểm chỉ, vừa ký vừa điểm chỉ thì ghi là ký và điểm chỉ;

(8): Số tờ, số trang bao gồm cả phần lời chứng của công chứng viên.

5. Trường hợp không được chứng thực chữ ký:

Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên, người ủy quyền không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Khi đó, người ủy quyền và người được ủy quyền cần thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Lưu ý:

Khi thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, người ủy quyền cần mang theo các giấy tờ sau:

– Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu.

– Giấy ủy quyền.

– Giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền (nếu có).

– Lệ phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong các trường hợp cụ thể và đáp ứng các điều kiện nhất định. Người ủy quyền cần lưu ý các quy định này để thực hiện thủ tục đúng quy định.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký
• Chứng thực chữ ký là gì? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký?
• Chứng thực chữ ký khi nào? Trường hợp không được chứng thực chữ ký?