Chứng thực chữ ký là gì? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký?

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

2. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký:

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi vừa mới ra trường, giờ đang làm hồ sơ xin việc, nhưng chỗ tôi xin làm có yêu cầu phải chứng thực chữ ký. Nên mình muốn hỏi về vấn đề chứng thực chữ ký cần phải mang những giấy tờ gì và đến cơ quan nào ạ?

Luật sư tư vấn:

Để chứng thực chữ ký bạn cần có mang giấy tờ đến cơ quan có thẩm quyền và thực hiện theo trình tự  căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 16/2/2015, Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Thủ tục chứng thực chữ kí như sau:

Thứ nhất, Về cơ quan có thẩm quyền xử lí

Căn cứ theo Điều 5  Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trong trường hợp của bạn có thể đến Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã (tức ủy bạn nhân dân xã, phường, thị trấn) bất kì thuận tiện cho bạn nhất, mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của bạn.

 Thứ hai, về giấy tờ cần mang theo khi yêu cầu chứng thực chữ kí bao gồm:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Xem thêm: Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có giá trị thời hạn bao lâu?

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài:1900.6568

 Ngoài ra, một số điểm khác khi chứng thực chữ ký:

+ Thời gian: Trong buổi (Trong trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 3 ngày làm việc).

+ Lệ phí: 10.000 đồng/ trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản) theo Thông tư liên tịch 158/2015/TTLT-BTC-BTP quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch 

 Trình tự, thủ tục cụ thể được quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Khi đến cơ quan có thẩm quyền bạn mang đủ giấy tờ, cán bộ nhân viên có nghĩa vụ sẽ hướng dẫn bạn thực hiện.

3. Văn bản nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư!

Xem thêm: Photo công chứng giấy tờ tuỳ thân ở đâu? Lệ phí chứng thực giấy tờ?

Tôi muốn chứng thực chữ ký trong di chúc của mẹ tôi. Tôi muốn hỏi pháp luật có quy định những loại văn bản nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký không?

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:

6. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Cũng theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

2. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

Xem thêm: Sao y bản chính là gì? Thẩm quyền, thủ tục chứng thực và sao y bản chính?

Như vậy, việc chứng thực chữ ký là do nhu cầu của gia đình bạn để nhằm mục đích xác minh tính minh bạch của di chúc. Hiện pháp luật hiện hành không quy định cụ thể các loại giấy tờ nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký.

4. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký:

Theo quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được quy định cụ thể như sau:

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

Xem thêm: Chứng thực là gì? Phân biệt giữa chứng thực và công chứng?

b)  Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

4. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

5. Ai là người có thẩm quyền chứng thực chữ ký?

Tóm tắt câu hỏi:

Xem thêm: Chỉ số chu kỳ kinh tế là gì? Đặc điểm và các loại chỉ số chu kỳ?

Tôi xin hỏi: Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ: UBND cấp xã, phường được chứng thực các loại giấy tờ, chứng thực chữ ký của người khai lý lịch có phải thuộc lĩnh vực Văn phòng – Thống kê chịu trách nhiệm và thực hiện không?

Luật sư tư vấn:

Tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định như sau:

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

Xem thêm: Cha mẹ cho đất có cần chữ ký của tất cả các con không?

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Căn cứ theo quy định trên thì Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn  có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ, chữ ký.. và Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã. Do vậy, việc chứng thực các giấy tờ, chữ ký…không phải lĩnh vực mà Văn phòng – Thống kê phải chịu trách nhiệm và thực hiện mà do Chủ tịch và Phó chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện.

Ngoài ra, khi thực hiện chứng thực, người thực hiện có quyền và nghĩa vụ như sau:

+ Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.

+ Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

+ Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định của pháp luật.

+ Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.

+ Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

+ Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

6. Thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch:

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi là giáo viên dạy tiếng Anh. Tôi tự dịch bằng Đại học và bảng điểm từ tiếng Anh sang tiếng Việt. Việc này tôi có thể chứng thực chữ ký người dịch hay không? Chứng thực ở đâu? Xin cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

”Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.”

Khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

‘‘1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

Luật sư tư vấn pháp luật hành chính qua tổng đài:1900.6568

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.”

Như vậy theo quy định trên, đối với việc bạn chứng thực chữ ký của người phiên dịch bằng đại học sẽ thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện.