Ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư thế nào cho đúng?

1. Ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư thế nào cho đúng?

Tại các Điều 13, Điều 14, Điều 15 Thông tư 05/2021/VBHN-BXD văn bản hợp nhất quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, pháp luật chỉ quy định người tham dự hội nghị nhà chung cư là đại diện chủ sở hữu căn hộ trong nhà chung cư mà không bắt buộc phải là chủ sở hữu căn hộ trong nhà chung cư.

Căn cứ tại khoản 4 Điều 16 Thông tư 05/2021/VBHN-BXD văn bản hợp nhất quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, theo đó chủ sở hữu căn hộ chung cư hoặc chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư có thể ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong nhà chung cư đó hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó tham dự họp và thay mặt mình biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư.

Theo quy định về quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư trước kia, mỗi chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư chỉ được ủy quyền cho một người đang sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư đó tham dự hội nghị nhà chung cư. Nhưng theo quy định hiện nay, pháp luật không hạn chế số lượng ủy quyền một chủ thể được phép nhận. Hơn nữa theo quy định tại khoản 3 Điều 141 Bộ Luật dân sự năm 2015, thì một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau, tuy nhiên không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Do đó, một chủ có thể nhận ủy quyền tham dự cho nhiều người, tuy nhiên cần phải đảm bảo số lượng người tham gia nhất định để hội nghị nhà chung cư diễn ra. 

Hiện nay theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, không bắt buộc thực hiện công chứng chứng thực hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền. Đồng thời tại Điều 55 Luật Công chứng năm 2015 pháp luật chỉ quy định về thủ tục công chứng hợp đồng uỷ quyền mà không bắt buộc phải công chứng. Như vậy, văn bản ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư không bắt buộc phải có công chứng chứng thực, vẫn được pháp luật công nhận. 

Như vậy, việc thực hiện ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư chỉ cần đảm bảo hai bên đã thỏa thuận và ký kết văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng, chứng thực); chủ thể nhận ủy quyền phải là người đang sống tại chung cư đó (có thể là chủ sở hữu căn chung cư khác hoặc người đang sử dụng căn chung cư khác).

2. Có bắt buộc tham gia hội nghị nhà chung cư không?

2.1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 102 Luật nhà ở năm 2014, Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự). 

Theo đó có thể hiểu Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giữa ban quản lý vận hành tòa nhà cao cấp hoặc chủ sở hữu của tòa nhà chung cư với chủ sở hữu căn hộ hoặc người sử dụng nhà chung cư. Hội nghị nhà chung cư thường được tổ chức để các cư dân và quản lý tòa nhà có cơ hội gặp gỡ, thảo luận và đưa ra quyết định về các vấn đề liên quan đến các hoạt động của chung cư như:

Việc quản lý và bảo trì tòa nhà bao gồm việc thu thập và sử dụng quỹ phí quản lý, việc tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng với nhân viên quản lý, các công việc bảo trì và sửa chữa, quy trình kiểm tra an ninh, an toàn vệ sinh của chung cư, và các quyết định đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; hay thông qua, bổ sung sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư.

2.2. Có bắt buộc tham gia hội nghị nhà chung cư không?

Theo quy định tại Điều 13, Điều 14, Điều 15 Thông tư số 05/2021/VBHN-BXD văn bản hợp nhất Thông tư quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, hội nghị nhà chung cư bao gồm: Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Hội nghị nhà chung cư bất thường và Hội nghị nhà chung cư thường niên. Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:

* Đối với hội nghị nhà chung cư lần đầu:

– Số lượng người tham dự phải đảm bảo tối thiểu 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự; nếu triệu tập hội nghị chung cư lần đầu mà không đủ 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự thì phải triệu tập hội nghị lần thứ hai khi có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Nếu triệu tập hội nghị lần thứ hai mà không có đủ số người tham dự theo quy định thì chủ đầu tư phải đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có nhà chung cư tổ chức hội nghị theo quy định pháp luật;

– Trường hợp họp hội nghị nhà chung cư lần đầu đối với cụm nhà chung cư thì phải có đủ số người đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư theo quy định tham dự; trường hợp triệu tập hội nghị lần đầu mà không đủ số người tham dự theo quy định thì triệu tập hội nghị lần thứ hai khi có tối thiểu 50% số người đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư tham dự; nếu triệu tập hội nghị lần thứ hai mà không đủ số người tham dự thì ban quản lý tòa nhà đề nghị Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị theo quy định; trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định;

– Trường hợp tòa nhà chung cư trong cụm sau khi triệu tập lần thứ hai theo quy định, không có đủ số người tham dự hội nghị thì các chủ sở hữu tòa nhà này có thể tổ chức hội nghị nhà chung cư để thành lập Ban quản trị tòa nhà riêng theo quy định pháp luật.

* Đối với hội nghị nhà chung cư bất thường:

– Trường hợp họp hội nghị cụm nhà chung cư để bầu Trưởng ban hoặc bầu mới toàn bộ Ban quản trị cụm nhà chung cư hoặc quyết định nội dung quy định pháp luật thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư tham dự;

– Trường hợp tại mỗi một tòa nhà trong cụm có một đơn vị quản lý vận hành riêng mà có tòa nhà đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành của tòa nhà thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà đó tham dự và chỉ tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà này để quyết định;

– Trường hợp bầu thay thế Phó ban quản trị hoặc các thành viên Ban quản trị là đại diện của tòa nhà trong cụm nhà chung cư thì chỉ tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu các thành viên thay thế; khi hội nghị có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà đó tham dự;

– Trường hợp tổ chức hội nghị cụm nhà chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ quyết định các vấn đề liên quan đến nhà ở theo quy định thì phải có tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp hội nghị cụm nhà chung cư bất thường tham dự.

* Đối với hội nghị nhà chung cư thường niên: 

– Được tổ chức mỗi năm một lần, đảm bảo có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự, trường hợp có số lượng ít hơn thì phải do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất.

– Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư mà kết hợp quyết định bầu, thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị, miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự.

– Đối với hội nghị cụm nhà chung cư thường niên mà kết hợp quyết định bầu Trưởng ban quản trị hoặc quyết định các vấn khác theo quy định, thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự.

Như vậy, điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư về cơ bản các hội nghị phải đảm bảo tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự, tuy nhiên tùy theo mục đích tổ chức họp hội nghị nhà chung cư mà pháp luật yêu cầu về số lượng người tham dự. Việc tham gia hội nghị nhà chung cư là không bắt buộc, tuy nhiên phải đảm số lượng trong phiên họp hội nghị theo quy định. 

3. Mẫu giấy ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY ỦY QUYỀN THAM DỰ HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ … NĂM 20…

Tên chủ sở hữu: ……

Người đại diện: …..

Số CCCD/CMND/Hộ chiếu(đối với cá nhân): ……Ngày cấp … Nơi cấp: …

Địa chỉ liên hệ: …..

Hiện đang sở hữu căn hộ/phần diện tích: ……tại chung cư ……

ỦY QUYỀN CHO

Ông/Bà: ……

Số CCCD/CMND: …… Ngày cấp: …… Nơi cấp: ……

Địa chỉ: …….

Được thay mặt cho Tôi/Chúng tôi tham dự Hội nghị nhà chung cư ……diễn ra ngày …/…/20… và biểu quyết tất cả những vấn đề có liên quan trong Hội nghị.

Tôi/Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc ủy quyền này và cam kết không đưa ra bất cứ một khiếu kiện gì liên quan đến các quyết định/biểu quyết của người được ủy quyền tại Hội nghị nhà chung cư ……

Lưu ý: Giấy ủy quyền chỉ có hiệu lực trong Hội nghị nhà chung cư thường niên năm 20… Người được ủy quyền tham gia Hội nghị không được ủy quyền cho người thứ ba.

Người ủy quyền phải là Chủ sở hữu căn hộ (ký tên trong hợp đồng mua bán Căn hộ hoặc đứng tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà).

Hà Nội, ngày …tháng…năm 20…

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Nhà ở năm 2014;

– Bộ luật dân sự năm 2015;

– Luật công chứng năm 2015;

– Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành;

– Thông tư 06/2019/TT-BXD sửa đổi Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành;

– Thông tư 05/2021/VBHN-BXD văn bản hợp nhất quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.