Cá nhân, người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội. Nhưng trên thực tế, vì một số lý do khách quan và chủ quan người lao động làm mất sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp này, pháp luật cho phép cấp lại sổ bảo hiểm xã hội để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động tham gia BHXH.
Mục lục bài viết
- 1 1. Điều kiện xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
- 2 2. Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
- 3 3. Trình tự thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất:
- 4 4. Các lưu ý về trình tự, thủ tục cấp lại sổ BHXH đã mất:
- 5 5. Mẫu đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
- 6 6. Cấp lại sổ bảo hiểm sau khi đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần:
- 7 7. Mất sổ bảo hiểm xã hội và tờ rời thì phải làm như thế nào?
- 8 8. Trình tự thủ tục xin cấp lại sổ BHXH mới nhất:
- 9 9. Xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất ở đâu?
1. Điều kiện xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
Bất cứ người lao động nào có sổ bảo hiểm xã hội bị mất đều được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Pháp luật không cấm cũng không bắt buộc người lao động không được làm mất sổ bảo hiểm xã hội.
2. Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
Để được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất, trước tiên người lao động xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ, tài liệu được quy định tại khoản 1 Điều 27 Mục 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế như sau:
– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (áp dụng theo mẫu TK1-TS).
Theo đó, ta thấy hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khá đơn giản, tạo điều kiện cho người lao động, người sử dụng lao động được cấp sổ mới một cách nhanh chóng.
3. Trình tự thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất:
Theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH trình tự, thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội như sau:
Bước 1, chuẩn bị hồ sơ: Người xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đã bị mất chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu nêu trên;
Bước 2, nộp hồ sơ: Người xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nộp hồ sơ xin cấp lại cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện;
Bước 3, tiếp nhận và xử lý hồ sơ, trả kết quả:
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, cán bộ tiếp nhận xem xét hồ sơ nếu hồ sơ chưa đủ theo quy định của pháp luật thì trình bày, hướng dẫn và trả lại hồ sơ để người lao động hoàn thiện hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ thì tiến hành tiếp nhận hồ sơ, giao cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hành đối chiếu hồ sơ và dữ liệu do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý, nếu hồ sơ hợp lệ tiến hành cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tuy nhiên trong trường hợp cần xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Khi cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ giữ lại nguyên số sổ bảo hiểm xã hội lần đầu mà không cấp số mới.
Như vậy, thời hạn cấp sổ bảo hiểm xã hội do bị mất là không quá 45 ngày.
Trường hợp cơ quan bảo hiểm xã hội sau khi hết thời hạn cấp sổ bảo hiểm xã hội do bị mất mà không cấp, cũng không nêu rõ lý do thì người lao động có quyền khiếu nại về hành vi này.
4. Các lưu ý về trình tự, thủ tục cấp lại sổ BHXH đã mất:
– Người lao động khi đi làm thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội phải xuất trình giấy tờ tùy thân như Giấy Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có giá trị như giấy Chứng minh nhân dân theo quy định của pháp luật.
– Trường hợp sau khi người lao động đã được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nhưng sau đó tìm lại được sổ bảo hiểm xã hội cũ thì trình báo tới cơ quan bảo hiểm xã hội để tiến hành thu hồi và xử lý sổ cũ nếu đã ghi thêm thông tin đóng bảo hiểm xã hội trong quá trình làm mất, hoặc lựa chọn sử dụng một trong hai sổ nếu nội dung về bảo hiểm xã hội ở hai sổ trùng nhau.
5. Mẫu đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP LẠI SỔ BHXH
Kính gửi: BHXH tỉnh…
Tên tôi là:…Giới tính:…
Ngày, tháng, năm sinh:…
Nguyên quán:…
Nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú):…
Giấy chứng minh thư số:…
Nơi cấp:…Ngày cấp…
Số sổ BHXH:…
Nơi cấp sổ BHXH lần đầu (BHXH tỉnh hoặc huyện):…
Nơi làm việc (đối với người tham gia BHXH bắt buộc) hoặc nơi tham gia BHXH (đối với người tham gia BHXH tự nguyện):…
Lý do cấp lại sổ BHXH hoặc trang sổ tờ rời:…
Tôi xin cam đoan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai trên, đề nghị cơ quan BHXH xem xét cấp lại sổ BHXH cho tôi.
…….., ngày…….tháng…….năm…….
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)
6. Cấp lại sổ bảo hiểm sau khi đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần:
Tóm tắt câu hỏi:
Tôi đã tham gia bảo hiểm xã hội và sau khi hưởng trợ cấp một lần, tôi bị thu lại sổ. Giờ tôi muốn tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội thì cần làm thủ tục gì?
Luật sư tư vấn:
Điều 46 Quyết định 959/2015/QĐ-BHXH có quy định các trường hợp người lao động được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.
Theo đó, việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi thuộc những trường hợp sau:
– Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh.
– Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
– Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng hoặc đã giải quyết chế độ BHXH có điều chỉnh quá trình đóng BHXH.
Như vậy, sau khi hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì cơ quan bảo hiểm sẽ thu lại quyển sổ bảo hiểm và bấm lỗ sổ.
Khi người lao động muốn đi làm lại thì doanh nghiệp sẽ làm lại cho người lao động một quyển sổ mới đúng số sổ cũ.
Trường hợp người lao động đã giải quyết trợ cấp bảo hiểm xã hội 1 lần kể từ ngày 01/02/2011 trở đi, bị thu hồi sổ, sau đó tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội thì phải nộp 1 trong 3 loại giấy tờ sau:
– Đơn cam kết của người lao động xác định đã được giải quyết trợ cấp BHXH 1 lần (mẫu D01-TS)
– Phiếu xác nhận thu hồi sổ BHXH ( mẫu 01-XN/THS, 01 bản chính);
– Quyết định hưởng trợ cấp BHXH 1 lần ( 01 bản chính).
Sau khi nộp giấy tờ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm đúng với số sổ bảo hiểm xã hội mà trước đó người lao động đã đóng.
7. Mất sổ bảo hiểm xã hội và tờ rời thì phải làm như thế nào?
Chào luật sư! Tôi có một thắc mắc muốn nhờ luật sư tư vấn cho tôi: Tháng 12/2015 tôi xin nghỉ làm ở công ty A, công ty A đã chốt sổ cho tôi và trả sổ bảo hiểm kèm theo tờ rời chốt quá trình làm việc. Tháng 4/2016 tôi xin vào công ty B làm họ yêu cầu tôi mang sổ đóng bảo hiểm, nhưng gia đình tôi vừa rồi chuyển nhà nên tôi bị mất sổ bảo hiểm và tờ rời. Hiện tại tôi chỉ có sổ bảo hiểm và tờ rời công chứng từ tháng 12/2015. Vậy tôi hỏi luật sư:
1. Công ty B hiện tại tôi đang làm có thể xin cấp lại sổ bảo hiểm và tờ rời cho tôi được không ( Bảo hiểm XH tham gia đóng khác tỉnh)?
2. Trường hợp không xin lại được sổ bảo hiểm và tờ rời gốc đã mất thì khi đến tuổi làm thủ tục chế độ lương hưu tôi có thể dùng sổ bảo hiểm và tờ rời công chứng từ tháng 12/2015 được không?
Luật sư tư vấn:
Trong trường hợp bạn bị mất sổ bảo hiểm xã hội thì bạn có thể làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo Quyết định 959/QĐ-BHXH. Theo Quyết định 959/QĐ-BHXH thì hồ sơ xin cấp lại bao gồm:
– Đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc nơi cư trú;
– Đơn đề nghị cấp lại sổ theo mẫu có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú;
– Giấy xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của cơ quan BHXH liên quan;
– Tờ khai cấp sổ;
– Bản sao chứng minh nhân dân có chứng thực;
Người tham gia bảo hiểm xã hội hồ sơ kèm theo bản cam đoan chưa từng hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần tại nơi cư trú. Nơi cấp sổ bảo hiểm là Cơ quan bảo hiểm cấp tỉnh nơi đóng bảo hiểm xã hội. Do đó, công ty B không thể xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cho bạn khi bạn làm việc tại đó.
Hồ sơ hưởng lương hưu
Căn cứ khoản 1 Điều 108
– Sổ bảo hiểm xã hội;
– Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng lao động hưởng chế độ hưu trí;
– Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa đối với người nghỉ hưu theo quy định tại Điều 55 của Luật bảo hiểm xã hội 2014 hoặc giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp đối với trường hợp người lao động quy định tại Điều 54 của Luật bảo hiểm xã hội 2014.
Do đó, bạn không thể dùng bản sao có công chứng của sổ bảo hiểm để làm hồ sơ hưởng lương hưu được. Như vậy, khi bạn bị mất sổ bảo hiểm xã hội bạn phải thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.
8. Trình tự thủ tục xin cấp lại sổ BHXH mới nhất:
Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
– Đơn trình báo mất sổ BHXH có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền địa phương nơi cứ trú.
– Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (theo mấu số 06/SBH) có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.
– Giấy xác nhận quá trình đóng BHXH của cơ quan BHXH liên quan.
– Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp 1 lần tại cơ quan BHXH địa phương nơi cư trú.
– Tờ khai cấp sổ ( nếu đã bị mất thì phải liên hệ đơn vị cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ để sao y).
– Bản sao chứng minh thư nhân dân (có chứng thực).
Trình tự thực hiện xin cấp lại sổ bảo hiểm:
* Người tham gia BHXH:
– Người tham gia BHXH làm đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu số 06/SBH), nêu rõ lý do bị mất và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chưa hưởng chế độ BHXH một lần.
– Nộp đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH cho cơ quan BHXH nơi chốt sổ BHXH
– Tiếp nhận sổ BHXH (bìa sổ, tờ sổ) từ người sử dụng lao động.
– Kiểm tra các thông tin in trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại, nếu có sai sót thì thông báo cho người sử dụng lao động.
– Ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại.
– Chuyển lại bìa sổ, tờ sổ cho người sử dụng lao động lưu giữ
* Cơ quan BHXH:
– Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH.
– Kiểm tra, đối chiếu nội dung trong đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH với hồ sơ và cơ sở dữ liệu đang quản lý. Trường hợp có thời gian đóng BHXH ở tỉnh khác mà chưa rõ thì phối hợp với BHXH tỉnh đó để xác minh lại
– In, cấp lại bìa sổ, tờ sổ.
– Ký vào nơi quy định trên bìa sổ, tờ sổ.
– Lưu hồ sơ cấp lại sổ BHXH tại cơ quan BHXH; chuyển bìa sổ, tờ sổ cấp lại cho người tham gia BHXH.
a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: BHXH tỉnh.
b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Phòng Cấp sổ, thẻ.
9. Xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất ở đâu?
Tóm tắt câu hỏi:
Thưa Luật sư! Tôi nghỉ việc ở Công ty cũ đã hơn 2 năm. Tôi đã lấy sổ bảo hiểm Công ty trả. Thời gia qua do chuyển nhà nên sổ bảo hiểm xã hội gốc bị mất (hiện tại chỉ còn sổ bảo hiểm xã hội đã công chứng). Tôi chưa hưởng bảo hiểm thất nghiệp cũng như thanh toán bảo hiểm xã hội một lần. Với điều kiện như vậy tôi có thể làm chế độ hưởng bảo hiểm xã hội một lần được không? Nếu được, để làm chế độ hưởng bảo hiểm 1 lần tôi cần phải làm những thủ tục gì? Mong nhận được sự tư vấn của luật sư. Xin trân trọng cảm ơn.
Luật sư tư vấn:
Trường hợp của bạn là bị mất sổ bảo hiểm xã hội, để đảm bảo các quyền lợi của bạn về việc hưởng các chế độ liên quan đến bảo hiểm xã hội thì bạn cần thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại quy định tại khoản 1 Điều 29
Bạn muốn hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì bạn phải thuộc một trong các trường hợp được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 115/2015/NĐ-CP như sau:
– Đủ tuổi hưởng lương hưu mà chưa đủ thời gian đóng bảo hiểm xã hội và không tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện;
– Sau một năm nghỉ việc mà chưa đủ 20 năm đóng bảo hiểm xã hội và không tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội;
– Ra nước ngoài để định cư;
– Là người đang bị mắc một trong những bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo quy định của Bộ Y tế;
Nếu bạn thuộc vào một trong các trường hợp trên thì bạn sẽ được hưởng bảo hiểm xã hội một lần, hồ sơ hưởng được quy định tại Điều 109 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 như sau:
– Sổ bảo hiểm xã hội bản chính;
– Đơn yêu cầu hưởng theo mẫu số 14-HSB (bản chính).
– Các giấy tờ chứng minh về việc ra nước ngoài định cư hoặc mắc bệnh nguy hiểm:
+ Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam;
+ Bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng của một trong các giấy tờ sau đây: Hộ chiếu do nước ngoài cấp; Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh với lý do định cư ở nước ngoài; Giấy tờ xác nhận về việc đang làm thủ tục nhập quốc tịch nước ngoài; giấy tờ xác nhận hoặc thẻ thường trú, cư trú có thời hạn từ 05 năm trở lên của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp;
+ Trích sao hồ sơ bệnh án thể hiện người lao động đang bị mắc một trong những bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo quy định của Bộ Y tế.
Nơi thực hiện thủ tục hành chính: Phòng lao động thương binh xã hội cấp huyện nơi bạn đang cư trú.
Như vậy, bạn phải thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội sau đó thực hiện thủ tục để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần.
