Trình tự thủ tục, hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo quy định mới nhất

Đối với mỗi doanh nghiệp thì nội quy lao động là không thể thiếu, điều chỉnh các quy định có liên quan tới người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, về hồ sơ và thủ tục đăng ký nội quy lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được. Bài viết dưới đây sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt được các thông tin liên quan đến thủ tục pháp lý này.

Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là những quy định về kỷ luật lao động mà người lao động phải thực hiện khi làm việc tại doanh nghiệp; quy định việc xử lý đối với người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động; quy định trách nhiệm vật chất đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động làm thiệt hại tài sản của công ty. Nội quy lao động được ban hành do ý chí của người sử dụng lao động.

Nội quy lao động thường được in thành văn bản và niêm yết/ dán tại nơi dễ nhìn thấy trong phạm vi làm việc của công nhân, người lao động. Thông thường, những nội dung trong bản nội quy lao động là sự cụ thể hóa những quy định chưa được thỏa thuận hoặc có nhưng thể hiện chưa rõ ràng trong Luật lao động, Hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Nội quy lao động là văn bản quy định do người sử dụng lao động ban hành. Gồm những quy tắc xử sự chung và xử sự riêng biệt cho từng loại lao động hoặc khu vực sản xuất. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các biện pháp xử lý. Đối với những người có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. 05 nội dung cơ bản cần phải có:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.

– Trật tự tại nơi làm việc.

– An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc.

– Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ.

Xem thêm: Mẫu nội quy công ty, nội quy lao động công ty mới nhất năm 2022

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.

2. Nội quy lao động trong tiếng Anh là gì?

Nội quy lao động – danh từ, trong tiếng Anh tạm dịch là Internal Working Regulations.

Định nghĩa nội quy lao động trong tiếng Anh như sau:

” Labor regulations are written regulations promulgated by employers, including general and specific rules of conduct for each type of labor or production area; violations of labor discipline and handling measures for those who commit violations of labor discipline. (According to iLaw)”

Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

3. Hồ sơ và thủ tục đăng ký nội quy lao động

Tại Điều 120 Bộ luật lao động 2019 có quy định về hồ sơ đăng ký nội quy lao động như sau:

” Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

Xem thêm: Mẫu sổ cổ đông và cách lập sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần

2. Nội quy lao động;

3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).”

Thủ tục đăng ký nội quy lao động gồm các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ như trên và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.

* Số lượng: 01 bộ hồ sơ;

* Nơi nộp hồ sơ đăng ký và cách gửi:

Thực hiện theo một trong các hình thức sau:

Xem thêm: Các trường hợp phải đăng ký biến động đất đai

– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền);

– Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền);

– Nộp hồ sơ thông qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền);

Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều này.

* Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên.

* Thời hạn: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trường hợp nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo cho người sử dụng lao động biết và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

Xem thêm: Đăng ký nội quy lao động và hiệu lực của nội quy lao động

Nếu không đăng ký nội quy lao động thì theo Khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP ban hành ngày 01/03/2020, có hiệu lực từ ngày 15/04/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động thì:

“Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;

c) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.”

Như vậy, doanh nghiệp nên lưu ý để đăng ký nội quy lao động theo đúng quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và người lao động, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính đáng tiếc.

4. Nội dung của nội quy lao động

Nội quy lao động bao gồm 5 nội dung chủ yếu. Các nội dung này, cũng như những yêu cầu chung về nội dung nội quy lao động, về cơ bản không thay đổi so với quy định trước đây và được hướng dẫn cụ thể trong văn bản dưới luật. Quy định như vậy sẽ giúp đơn vị sử dụng lao động có cơ sở ban hành nội quy lao động theo các nội dung thống nhất, đồng thời phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị. Ví dụ, nội dung về “Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi”, người sử dụng lao động có thể quy định các vấn đề như: thời giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, trong 1 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm; nghỉ về việc riêng; nghỉ không hưởng lương…

Tại Khoản 2 Điều 118 Bộ luật lao động 2019 có quy định về nội dung của nội quy lao động như sau:

Xem thêm: Nội quy là gì? Các loại nội quy thường gặp và các nội dung của nội quy?

“ 2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

b) Trật tự tại nơi làm việc;

c) An toàn, vệ sinh lao động;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

Xem thêm: Quy định về thỏa ước lao động tập thể? Phân biệt với nội quy lao động?

h) Trách nhiệm vật chất;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.”

Ngoài những nội dung chủ yếu mà BLLĐ quy định, người sử dụng lao động có thể quy định thêm trong nội quy lao động những nội dung khác như chế độ khen thưởng do chấp hành đúng nội quy, những trường hợp miễn trừ kỷ luật, miễn giảm trách nhiệm vật chất… Hoặc có thể tách một nội dung nào đó thành bản quy tắc riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị. Hoặc người sử dụng lao động có thể xây dựng những bản nội quy lao động riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị. Tuy nhiên, dù nội quy lao động chỉ bao gồm các điều khoản chủ yếu hay bổ sung thêm các điều khoản khác, thì người sử dụng lao động phải bảo đảm rằng các nội dung của nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật về lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Kết luận: Mọi tổ chức muốn hoạt động nhất quán, có hiệu quả cần ban hành nội quy chuẩn, điều khoản rõ ràng và minh bạch. Cùng với Hợp đồng lao động, Bản mô tả công việc chi tiết, với bản Nội quy lao động chuẩn, cả người sử dụng lao động và người lao động đều dễ dàng thực hiện công việc theo đúng nhiệm vụ và chức trách, đồng thời minh bạch và công bằng trong xử lý kỷ luật và bồi thường thiệt hại nếu có, tránh xảy ra những tranh chấp lao động ngoài ý muốn gây hậu quả nghiêm trọng.