Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng là gì?

Khái niệm về công chứng được nhắc đến ở khoản 1 điều 2 luật công chứng năm 2014, trong đó công chứng được hiểu là việc mà các công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận các vấn đề sau:

– Là tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản hay còn được gọi là hợp đồng và giao dịch.

– Là tính xác thực, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.

Có thể hiểu khái niệm về văn phòng công chứng như sau: Văn phòng công chứng là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.

Ngoài ra văn phòng công chứng còn được xem như một tổ chức dịch vụ công, và được thành lập cũng như vận hành theo các chế định và nguyên tắc có trong luật công chứng, cùng những quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.

1.1. Đặc điểm của văn phòng công chứng:

+ Văn phòng công chứng có con dấu riêng

+ Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng

+ Tự chủ về tài chính, lấy từ nguồn phí, thù lao khi công chứng và một số nguồn thu khác hợp pháp.

+ Văn phòng công chứng thì không có thành viên tham gia góp vốn

1.2. Vai trò của văn phòng công chứng:

Vai trò của văn phòng công chứng được chia ra thành vai trò của các bên như sau:

+ Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch:

Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.

+ Vai trò đối với nhà nước:

Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.

+ Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chức:

Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.

1.3. Chức năng cơ bản của các văn phòng công chứng:

Để hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng bạn cần biết chức năng và vai trò của chúng. Theo đó chức năng của văn phòng công chứng bao gồm:

+ Văn phòng công chứng có chức năng là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, v.v …

+ Bên cạnh đó, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.

Qua đây, sẽ giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; đồng thời các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân cũng được hỗ trợ bảo vệ; góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.

1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng:

– Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.

– Trưởng văn phòng công chứng sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng đó.

Điều kiện để trở thành Trưởng văn phòng công chứng là bạn phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có từ hai năm kinh nghiệm, hành nghề trong lĩnh vực công chứng trở lên.

2. Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng:

1. Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu quy định

2. Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có chứng thực;

3. Đề án thành lập văn phòng công chứng.

Đề án thành lập văn phòng công chứng cần phải đầy đủ các vấn đề, nội dung sau:

 Sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng: chứng minh được sự cần thiết của văn phòng công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng, bên cạnh đó cần chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng công chứng.

 Về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng:

Cần phải làm rõ loại hình của Văn phòng công chứng; Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên; Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, thừa phát lại, trọng tài viên, đấu giá viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng; Các thành viên góp vốn, phần vốn góp và tiến độ góp vốn nếu có; Tên gọi và tên giao dịch dự kiến khi thành lập văn phòng công chứng; Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng: số lượng, trình độ và kinh nghiệm…; Khả năng quản trị Văn phòng

Về cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng, cần nêu rõ: về trụ sở về vị trí dự kiến đặt Văn phòng công chứng, tổng diện tích sử dụng của Văn phòng công chứng, diện tích Văn phòng dành cho lưu trữ, diện tích Văn phòng dành cho tiếp dân; Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng; Đề án phải nêu rõ điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông; Phương hướng áp dụng công nghệ thông tin.

 Kế hoạch triển khai hoạt động Văn phòng công chứng: Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng; Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng; Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng; Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện việc lưu trữ, quy trình lưu trữ hồ sơ; Các vấn đề khác liên quan khác.

3. Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng:

Việc sử dụng dịch vụ công chứng đang ngày càng trở nên quen thuộc và phổ biến trong người dân. Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng của người dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cho phép các cơ quan chuyên môn trực thuộc xây dựng đề án thành lập, thiết lập Phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2014.

Theo đó, tại Điều 20, Khoản 1, Luật Công chứng 2014, căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Trong đề án, phải nêu rõ sự cần thiết trong việc thành lập Phòng công chứng, bao gồm:

a) Tên gọi (tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập theo quy định tại Điều 19, Khoản 3, Luật Công chứng 2014);

b) Địa điểm đặt trụ sở;

c) Cơ cấu tổ chức;

d) Đội ngũ nhân sự;

e) Các điều kiện vật chất;

g) Kế hoạch triển khai thực hiện đề án.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xem xét, quyết định thành lập Phòng công chứng (Điều 19, Khoản 1, Luật Công chứng 2014). Các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như Sở Tư pháp, Sở kế hoạch và đầu tư, Sở Nội vụ, Sở Tài chính thực hiện việc xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng với sự chủ trì của Sở Tư pháp (Điều 20, Khoản 1, Luật Công chứng 2014). Chính vì những quy định trên Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng (theo Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).

Sau khi Phòng công chứng được thành lập, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Phòng công chứng (là một công chứng viên và là người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng) (Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).

Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu (Điều 19, Khoản 4, Luật Công chứng 2014).

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:

a) Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;

b) Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.

(theo quy định tại Điều 20, Khoản 3, Luật Công chứng 2014).

Với những trình tự, thủ tục thành lập Phòng công chứng nói trên có thể góp phần vào sự nâng cao hiệu quả quản lý hệ thống các Phòng công chứng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong địa giới hành chính mà học quản lý, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng để phục vụ nhân dân.

4. Thẩm quyền của văn phòng công chứng:

Văn phòng công chứng có các thẩm quyền sau đây:

Thứ nhất, văn phòng công chứng có quyền công chứng các hợp đồng, công chứng giao dịch theo quy định của pháp luật về công chứng với các nội dung như:

+ Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất,

+ Công chứng tặng cho nhà đất

+ Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản

+ Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền

+ Công chứng di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản

+ Công chứng bản dịch

+ Công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng….

Thứ hai, Văn phòng công chứng có quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận theo quy định cụ thể tại nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực quy định.

Cũng theo đó mà chúng ta có thể thấy, văn bản công chứng, văn bản chứng thực do công chứng viên của Văn phòng công chứng chứng nhận và văn bản công chứng, chứng thực do công chứng viên của Phòng công chứng chứng nhận đều có giá trị pháp lý như  nhau

Cơ sở pháp lý:

– Luật công chứng năm 2014.