Thủ tục sửa chữa sai sót trong hợp đồng, giao dịch thế nào?

1. Cá nhân, tổ chức có được sửa chữa nếu phát hiện sai sót trong hợp đồng, giao dịch không?

Cá nhân khi giao kết hợp đồng, các giao dịch dân sự sẽ không tránh khỏi những sai sót hoặc lỗi kỹ thuật nhất định. Nếu phát hiện ra tình trạng này thì một trong các bên có thể yêu cầu tiến hành thủ tục sửa đổi, đính chính lại thông tin, thậm chí là hủy bỏ hợp đồng giao dịch. Hiện nay việc chứng thực sửa lỗi sai sót trong hợp đồng giao dịch đã được quy định tại Điều 39 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó hoạt động này sẽ được thực hiện như sau: 

– Việc sửa lỗi sai sót trong quá trình ghi chép đánh máy hoặc in hợp đồng giao dịch mà đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng và giao dịch. Quá trình sửa lỗi sai sót sẽ không được làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của các bên và phải được tiến hành tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng giao dịch trước đó; 

– Trách nhiệm của người thực hiện việc chứng thực sẽ phải tìm ra lỗi sai sót cần sửa, sau đó gạch chân, thực hiện đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực. Nội dung này phải ghi chú vào bên lề của hợp đồng giao dịch, họ tên chữ ký của người sửa, ngày tháng năm tiến hành sửa.

Với quy định nêu trên thì cá nhân tổ chức nếu có phát hiện những sai sót trong hợp đồng, giao dịch hoàn toàn có thể thực hiện việc sửa chữa nội dung tại cơ quan có thẩm quyền. Thủ tục thực hiện sửa chữa sai sót sẽ được trình bày tại Mục 2 của bài viết.

2.  Thủ tục sửa chữa sai sót trong hợp đồng, giao dịch thế nào?

 Pháp luật cho phép cá nhân có thể sửa chữa sai sót trong hợp đồng, giao dịch thế nhưng về thủ tục cũng phải tuân thủ theo quy định. Căn cứ theo Điều 23 của Thông tư 01/2020/TT-BTP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch thì tác giả hướng dẫn thực hiện một số bước dưới đây để hoàn tất thủ tục này: 

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu sửa đổi

– Một trong các bên tiến hành chứng thực hợp đồng giao dịch trước đây có thể yêu cầu sửa đổi bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng giao dịch theo quy định tại Điều 38 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì cá nhân là người yêu cầu chứng thực phải xuất trình được giấy tờ tùy thân mà giấy tờ này phải có giá trị sử dụng trên thực tế để người thực hiện chứng thực kiểm tra tính pháp lý 

– Chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

+ Cần chuẩn bị hợp đồng giao dịch đã được chứng thực hợp pháp trước đây;

+ Nộp thêm bản dự thảo hợp đồng giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch đã được chứng thực

– Đối với trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch mà có liên quan đến tài sản mà những tài sản này phải tiến hành đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì người yêu cầu công chứng bắt buộc phải nộp bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế đã được pháp luật quy định, mang cả bản chính để tiến hành đối chiếu nếu được người yêu cầu chứng thực yêu cầu xuất trình, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng; 

Bước 2. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xem xét hồ sơ:

Liên quan đến thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được thực hiện theo quy định tại khoản 2, 3, 4 và khoản 5 của Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các khoản 1, 2 của Điều này. Cụ thể, các bước được thực hiện như sau:

+ Người thực hiện chứng thực sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hợp đồng giao dịch sẽ tiến hành kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nếu nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng và giao dịch này được diễn ra trên tự nguyện, minh mẫn và làm chủ được hành vi của mình thì sẽ tiến hành chứng thực sửa đổi nội dung sai sót theo đúng yêu cầu; 

+ Các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch phải có trách nhiệm ký trước mặt người thực hiện chứng thực.  Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức, tín dụng doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì hoàn toàn có thể ký trước và hợp đồng; người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, trong trường hợp nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước bản thân mình;

 + Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải tiến hành điểm chỉ để xác nhận nội dung thông tin yêu cầu chứng thực; nếu người đó không đọc được, không nghe được hoặc không ký, không điểm chỉ được thì phải có hai người làm chứng. Người làm chứng cũng phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản như có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng giao dịch đang được chứng thực;

+ Trách nhiệm trong việc ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng giao dịch cũng là một trong những hoạt động phải được thực hiện bởi người thực hiện chứng thực. Hiện nay, việc ghi nhận lời chứng sẽ được thực hiện theo mẫu quy định và bên dưới nội dung lời chứng sẽ phải ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực, cùng với đó lưu vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng giao dịch có từ 2 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; Hiện nay số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng và giao giao dịch còn trong trường hợp hợp đồng giao dịch có từ 2 tài trở lên thì phải đóng dấu giáp lai mới đảm bảo tính hợp pháp; 

+ Trong một số trường hợp hợp đồng giao dịch phải tiến hành phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ và chính xác những nội dung của hợp đồng giao dịch mà các bên đã ký kết; nội dung lời chứng của người yêu cầu chứng thực cũng phải đảm bảo yêu cầu này và sau đó ký từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

Bước 3. Sửa đổi nội dung hợp đồng, giao dịch và trả kết quả:

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được đảm bảo ngay trong ngày. Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Liên quan đến việc trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ sẽ phải ghi phiếu hẹn ghi rõ thời gian giờ, ngày trả kết quả cho người yêu cầu.

Sau khi nhận được phiếu hẹn thì người yêu cầu công chứng sẽ theo phiếu hẹn này để tiến hành nhận kết quả.

Lưu ý: Về mức phí và lệ phí và cá nhân tổ chức phải chi trả đối với hoạt động này theo quy định thì là 25.000 đồng/ hợp đồng, giao dịch. Hiện nay đây là mức giá do Nhà nước đã quy định tại Phòng Tư pháp của nhà nước Ủy ban nhân dân cấp xã và mức giá thực hiện việc chứng thực có thể sẽ có sự thay đổi nhất định đối với những văn phòng công chứng tư nhân.

3. Trong trường hợp nào cá nhân có thể được từ chối việc sửa chữa thông tin trong hợp đồng, giao dịch?

Cá nhân khi thực hiện việc chứng thực hợp đồng phải tuân thủ quy định liên quan đến trách nhiệm đối với hoạt động của mình. Theo quy định tại Điều 35 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch cũng như liên quan đến tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ đã được quy định tại điểm c khoản 1 Điều 36 của Nghị định này;

Người thực hiện chứng thực sẽ phải tự chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm tiến hành việc chứng thực ký kết hợp đồng hoặc tiến hành việc sửa đổi các nội dung liên quan trong hợp đồng giao dịch; Cá nhân này có năng lực hành vi dân sự, thực hiện hoạt động dựa trên sự tự nguyện, tiến hành ký hoặc điểm chỉ vào hợp đồng giao dịch; Cũng theo quy định này thì người thực hiện chứng thực hoàn toàn có quyền từ chối chứng thực những hợp đồng giao dịch có nội dung trái pháp luật đạo đức xã hội; tương tự nếu nhận được yêu cầu sửa đổi nội dung của hợp đồng, giao dịch nhưng nếu người thực hiện sửa đổi có chứa những nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội hoàn toàn có quyền từ chối mà không bị coi là vi phạm pháp luật.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp: Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.