Thủ tục chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất

1. Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất có phải chứng thực? 

Theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013 quy định những loại hợp đồng như hợp đồng chuyển nhượng, thế chấp, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực. 

Như vậy, hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất bắt buộc phải được chứng thực theo đúng quy định. 

Chứng thực ở đây được hiểu là cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia trong hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất đó. 

2. Thủ tục chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: 

– Người có yêu cầu chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất nộp 01 bộ hồ sơ bao gồm: 

+ Dự thảo hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất. 

+ Giấy tờ tùy thân gồm chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân (bản sao). 

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền trên đất (bản sao). 

Lưu ý: khi đi nộp hồ sơ người dân phải mang bản chính giấy tờ tùy thân và bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền trên đất để cơ quan Nhà nước đối chiếu. 

Bước 2: Nộp hồ sơ: 

Người có yêu cầu nộp hồ sơ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết: 

– Sau khi nhận đủ hồ sơ của người có yêu cầu, người thực hiện chứng thực tiến hành kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. 

Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và tại thời điểm chứng thực các bên tham gia trong hợp đồng minh mẫn, sáng suốt và trên tinh thần hoàn toàn tự nguyện, làm chủ được hành vi của mình thì sẽ thực hiện chứng thực hợp đồng. 

– Các bên trong hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất sẽ ký trong hợp đồng trước mặt người thực hiện chứng thực. 

Nếu như người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải thực hiện điểm chỉ. Trường hợp người yêu cầu không đọc được, không nghe được, không ký và không điểm chỉ được thì yêu cầu có 02 người làm chứng. Điều kiện đối với người làm chứng phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không có quyền cũng như lợi ích hay nghĩa vụ gì liên quan đến hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất. 

– Tiếp theo, người chứng thực ghi lời chứng trong hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất. 

Sau đó thực hiện ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực, rồi sau đó ghi vào sổ chứng thực. 

Lưu ý: đối với hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất có từ 02 trang trở lên, mỗi trang sẽ phải đánh số thứ tự và có chữ ký của người yêu cầu chứng thực cũng như người thực hiện chứng thực. 

Số lượng trang cũng như lời chứng của người chứng thực sẽ được ghi tại trang cuối của hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất. 

Phải đóng dấu giáp lai đối với hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất có từ 02 trang trở lên. 

3. Thẩm quyền chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất: 

Căn cứ Mục 1 Công văn 1352/HTQTCT-CT năm 2015 quy định về thẩm quyền chứng thực đối với hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất bao gồm: 

– Đối với hợp đồng liên quan đến động sản: thẩm quyền thuộc về Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã. Hai cơ quan này có thẩm quyền như nhau trong việc chứng thực hợp đồng. 

– Đối với hợp đồng về nhà ở: thẩm quyền thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã. 

Đối với hợp đồng về nhà ở tại đô thị sẽ thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện. 

Như vậy, đối với hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất việc chứng thực sẽ thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã. 

4. Mức thu phí chứng thực hiện nay: 

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định về biểu thu phí chứng thực như sau: 

Stt	Nội dung thu	Mức thu
1	Phí chứng thực bản sao từ bản chính	2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
2	Phí chứng thực chữ ký	10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
3	Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch:
a	Chứng thực hợp đồng, giao dịch	50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
b	Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch	30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
c	Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực	25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

Do đó, đối với yêu cầu chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất sẽ là 50.000 đồng/01 hợp đồng. 

5. Quy trình thực hiện đăng ký thế chấp tài sản gắn liền với đất hiện nay: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 317 Bộ luật dân sự 2015, thế chấp được hiểu là một bên dùng tài sản thuộc quyền sở hữu của mình để bảo đảm cho nghĩa vụ của mình và sẽ không giao tài sản cho bên kia. 

Do vậy, thế chấp tài sản gắn liền với đất được hiểu là một bên có tài sản được ghi nhận trên Giấy chứng nhận mang ra để đảm bảo cho nghĩa vụ của mình và sẽ không giao tài sản trên đất đó cho người khác. 

Quy trình đăng ký thế chấp Sổ đỏ như sau: 

Giai đoạn 1: Đăng ký vay vốn ngân hàng: 

– Giấy đề nghị vay vốn (theo mẫu từng ngân hàng). 

– Giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền trên đất.

– Giấy tờ tùy thân của hai bên bao gồm chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân, hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. 

– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Giấy chứng nhận đăng kí kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng độc thân,… 

– Giấy tờ chứng minh thu nhập (hợp đồng lao động, bảng lương, hợp đồng cho thuê nhà…). 

Bước 2: Thực hiện chứng thực hợp đồng vay thế chấp tài sản gắn liền với đất (quy trình tại mục 2). 

Giai đoạn 2: Đăng ký biến động trên Giấy chứng nhận: 

Bước 1: Nộp hồ sơ: 

Hồ sơ đăng ký thế chấp Sổ đỏ bao gồm: 

– Phiếu yêu cầu đăng ký theo mẫu. 

– Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất đã chứng thực. 

– Giấy chứng nhận (bản gốc). 

Sau đó cá nhân nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai qua hình thức nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện hoặc nộp qua hệ thống đăng ký trực tuyến. 

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết: 

– Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Văn phòng đăng ký đất đai ghi, cập nhật nội dung đăng ký theo đúng thứ tự tiếp nhận hồ sơ vào sổ đăng ký và Giấy chứng nhận nếu như hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, đáp ứng đủ điều kiện để đăng ký thế chấp. 

– Sau khi ghi vào sổ đăng ký và Giấy chứng nhận thì chứng nhận nội dung đăng ký và thời điểm đăng ký (giờ, phút, ngày, tháng, năm) vào Phiếu yêu cầu đăng ký.

– Ghi nhận việc thế chấp trên Giấy chứng nhận. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

Luật đất đai năm 2013. 

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Nghị định số 99/2022/NĐ-CP về đăng ký biện pháp bảo đảm. 

Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.